25 dana godišnjeg odmora u Danskoj za švedske poslodavce

Švedske tvrtke koje upućuju radnike u Dansku ili ondje pokreću poslovanje brzo uviđaju da se radno pravo razlikuje u ključnim pitanjima. Jedno od najsloženijih područja jest zakonodavstvo o godišnjem odmoru, pri čemu razlike između dviju država često dovode do neočekivanih administrativnih pogrešaka. Obračun plaća, upravljanje godišnjim odmorima i usklađenost s propisima za zaposlenike s druge strane Öresunda zahtijevaju više od pukog preuzimanja švedskih postupaka.

Danski zakon o godišnjem odmoru, Ferieloven, detaljno uređuje stjecanje prava na odmor i isplatu pripadajuće naknade. Za švedske poslodavce koji su navikli na švedski zakon o godišnjem odmoru to znači velike promjene u konfiguraciji sustava za obračun plaća i kontinuiranom planiranju radne snage tijekom godine. Zanemarivanje tih razlika može dovesti do sporova sa sindikatima i sankcija, pa je usklađenost s propisima ključna za poslovanje.

Temeljna je razlika u tome kako i kada zaposlenici mogu koristiti plaćeni godišnji odmor. U Švedskoj se zakon o godišnjem odmoru Semesterlagen tradicionalno temelji na sustavu u kojem se dani odmora stječu tijekom jedne godine, od 1. travnja do 31. ožujka, a koriste se sljedeće godine. Novozaposleni radnici u Švedskoj tijekom prve godine često imaju pravo samo na neplaćeni godišnji odmor, osim ako su stranke ugovorile plaćeni odmor unaprijed ili model u kojem se pravo na njega stječe i koristi u istom razdoblju.

Danska od rujna 2020. primjenjuje posve drukčiji sustav istodobnog stjecanja prava na godišnji odmor, na danskom nazvan samtidighedsferie. U tom se sustavu dani odmora stječu i koriste u istom razdoblju, čime se uklanja dugo čekanje na plaćeni godišnji odmor. Radnici u Danskoj za svaki puni mjesec zaposlenja stječu 2,08 dana godišnjeg odmora, što odgovara zakonom propisanim 25 dana godišnje, odnosno pet tjedana odmora. Ako zaposlenje traje kraće od mjesec dana, radnik stječe 0,07 dana godišnjeg odmora po danu.

U praksi sustav samtidighedsferie omogućuje novozaposlenim radnicima u Danskoj da koriste plaćeni godišnji odmor već u mjesecu nakon stjecanja prava na te dane. Zaposlenik koji počne raditi u rujnu tako može iskoristiti plaćene dane odmora u listopadu. Švedski rukovoditelji zato moraju posve drukčije planirati radnu snagu jer novozaposleni ne moraju odgađati korištenje odmora kao u švedskom sustavu, nego raspoložive dane mogu trošiti postupno.

U Danskoj godina stjecanja prava na godišnji odmor (optjeningsår) traje od 1. rujna do 31. kolovoza sljedeće godine. To je sasvim drukčije od standardnog švedskog razdoblja i zahtijeva da švedske tvrtke sa zaposlenicima u obje države vode dva potpuno različita kalendara, što postavlja visoke zahtjeve u pogledu organizacije odjela za obračun plaća.

Dok godina stjecanja prava traje dvanaest mjeseci, dansko razdoblje korištenja godišnjeg odmora (ferieafholdelsesperiode) znatno je dulje. Traje 16 mjeseci, od 1. rujna do 31. prosinca sljedeće godine. Zaposlenici tako imaju još četiri mjeseca za korištenje dana odmora stečenih u posljednjem razdoblju stjecanja prava, što olakšava planiranje zimskog odmora.

Kad je riječ o rasporedu korištenja, radnici u Danskoj imaju zakonsko pravo na glavni dio godišnjeg odmora u trajanju od tri uzastopna tjedna u razdoblju od 1. svibnja do 30. rujna. Ako poslodavac odredi termin za taj dio odmora, zaposlenika mora obavijestiti najmanje tri mjeseca unaprijed, što zahtijeva pravodoban razgovor na radnom mjestu.

O korištenju preostalog dijela godišnjeg odmora danski poslodavac mora obavijestiti radnika najmanje mjesec dana unaprijed kako bi mu mogao naložiti odlazak na odmor. Ta pravila sprječavaju poslodavce da zaposlenike prisilno šalju na odmor u kratkom roku i ograničavaju mogućnost nalaganja njegova korištenja u razdobljima s manje narudžbi, za razliku od fleksibilnijih pregovora u Švedskoj.

Mnogi danski poslodavci uz zakonski propisane dane nude još pet plaćenih dana godišnjeg odmora (feriefridage) na temelju kolektivnih ili pojedinačnih ugovora, čime radnici imaju ukupno 30 dana (šest tjedana) godišnje. Blagdani u Danskoj ne ubrajaju se u zakonski propisanih 25 dana godišnjeg odmora niti umanjuju preostali broj dana, jednako kao u Švedskoj, čime se štiti osnovno pravo radnika na odmor.

Uz pitanja trajanja i rasporeda godišnjeg odmora, treba uzeti u obzir i to da način obračuna i isplate naknade u Danskoj u cijelosti ovisi o tome je li zaposlenik plaćen po satu ili prima mjesečnu plaću. To se znatno razlikuje od švedskog sustava, u kojem se naknada plaće za vrijeme godišnjeg odmora i pripadajući dodatak obračunavaju prema ujednačenijim modelima, neovisno o obliku plaćanja.

Radnici u Danskoj koji su plaćeni po satu stječu pravo na naknadu za godišnji odmor (feriegodtgørelse/feriepenge) u visini 12,5 % brutoplaće koja čini osnovicu za njezin obračun, a taj se iznos uplaćuje na račun FerieKonto. Kad zaposlenik želi koristiti godišnji odmor, podnosi zahtjev za isplatu sredstava s računa FerieKonto, a poslodavac iskorištene dane oduzima od preostalog broja dana odmora i za to vrijeme ne isplaćuje redovnu plaću.

Zaposlenici u Danskoj koji primaju mjesečnu plaću imaju pravo na punu plaću tijekom godišnjeg odmora te na dodatak (ferietillæg) u visini 1 % plaće. Međutim, mogu odabrati i naknadu za godišnji odmor u visini 12 % plaće bez dodatka, pri čemu tijekom odsutnosti ne primaju svoju redovnu mjesečnu plaću.

Nakon obračuna naknade često se pojavljuju pitanja o postupanju s neiskorištenim godišnjim odmorom. Strani poslodavci često pogrešno smatraju da se neiskorišteni dani na kraju godine mogu jednostavno zamijeniti novčanom isplatom. U Danskoj su pravila o tome vrlo stroga kako bi se zaštitilo pravo radnika na stvarni odmor i oporavak. Danski poslodavci tijekom trajanja radnog odnosa ne mogu otkupiti zakonski propisani godišnji odmor niti ga zamijeniti novcem; radnik ga mora iskoristiti u danima.

Na temelju pisanog sporazuma između poslodavca i zaposlenika do 5 dana godišnjeg odmora (peti tjedan) može se prenijeti u sljedeću godinu korištenja, ali prvih 20 dana mora se iskoristiti.

Pri prestanku radnog odnosa radniku se mora isplatiti naknada za sav stečeni, ali neiskorišteni godišnji odmor, obično uplatom na račun FerieKonto.

Za pogranične radnike koji imaju prebivalište u Švedskoj, a rade u Danskoj, pri prestanku radnog odnosa nastaju posebne okolnosti. Mnogi pretpostavljaju da im se prikupljena sredstva za godišnji odmor automatski uplaćuju na bankovni račun kada napuste danskog poslodavca i vrate se na švedsko tržište rada. Međutim, to nije tako, pa je važno da švedski poslodavci zaposlenike kojima prestaje radni odnos upoznaju s važećim pravilima kako ne bi došlo do gubitka sredstava.

Osobe s prebivalištem u inozemstvu (npr. u Švedskoj) koje su radile u Danskoj i napuštaju dansko tržište rada moraju same zatražiti isplatu prikupljenih sredstava za godišnji odmor s računa FerieKonto, jer se isplata ne obavlja automatski.

Za isplatu naknade za godišnji odmor vrijedi i strogi rok koji moraju poznavati i poslodavci i zaposlenici. Zahtjev nakon prestanka radnog odnosa u Danskoj mora se podnijeti najkasnije 6 mjeseci nakon prestanka rada i eventualne odjave.

Posebna pravila za osobe koje žive u inozemstvu i strogi rokovi pokazuju da prekogranično poslovanje zahtijeva visok stupanj administrativne preciznosti. Prilagodbom Vaših sustava za obračun plaća i ugovora zahtjevima zakona Ferieloven izbjeći ćete skupe pogreške pri prekograničnom radu. Ne radi se samo o isplati točne plaće, nego i o razumijevanju toga kako u svakodnevnom životu Vaših zaposlenika međusobno djeluju stjecanje prava na godišnji odmor, najava njegova korištenja i izvješćivanje sustava FerieKonto.

Za švedske poslodavce ključno je uspostaviti jasne postupke evidentiranja radnog vremena i planiranja godišnjih odmora, potpuno odvojene od švedskih pravila. Pravodobnom obukom rukovoditelja i djelatnika zaduženih za obračun plaća o danskim propisima postavljate temelje stabilnog i zakonitog poslovanja u Danskoj.