25 nap szabadság: dán szabadságszabályok svéd munkáltatóknak

Azok a svéd vállalatok, amelyek munkavállalókat küldenek ki Dániába, vagy ott helyi tevékenységbe kezdenek, hamar szembesülnek a munkajog lényeges eltéréseivel. Az egyik legösszetettebb terület a szabadságra vonatkozó szabályozás: a két ország közötti különbségek gyakran váratlan adminisztrációs hibákhoz vezetnek. Az Öresund túlpartján dolgozó munkavállalók bérszámfejtése, szabadságainak kezelése és a jogszabályi megfelelés biztosítása többet kíván a svéd eljárások egyszerű átvételénél.

A szabadságról szóló dán törvény, a Ferieloven, részletesen szabályozza a szabadságra való jogosultság megszerzését és az arra járó díjazás kifizetését. A hazai szabadságtörvényhez szokott svéd munkáltatók számára ez komoly változtatásokat tesz szükségessé a bérszámfejtési rendszerek beállításában és az év során végzett folyamatos munkaerő-tervezésben. E különbségek figyelmen kívül hagyása szakszervezeti jogvitákhoz és szankciókhoz vezethet, így a jogszabályok betartása a vállalkozás működése szempontjából létfontosságú.

Az alapvető különbség abban rejlik, hogy a munkavállalók hogyan és mikor vehetik igénybe a fizetett szabadságukat. Svédországban a szabadságról szóló törvény, a Semesterlagen, hagyományosan időben eltolt rendszerre épül: a szabadságra való jogosultságot az egyik évben, április 1-jétől március 31-ig szerzik meg, a szabadságot pedig a következő évben veszik ki. Az újonnan belépő munkavállalók Svédországban az első évben gyakran csak fizetés nélküli szabadságra jogosultak, kivéve, ha a felek megelőlegezett vagy a jogosultság megszerzésének évében igénybe vehető szabadságról állapodtak meg.

Dánia 2020 szeptembere óta teljesen más rendszert alkalmaz, amelyben a szabadságra való jogosultság folyamatosan keletkezik; ennek dán neve samtidighedsferie. A jogosultság megszerzése és a szabadság kivétele ugyanabban az időszakban történik, így nem kell hosszasan várni a fizetett távollétre. Dániában a munkavállalók minden teljes, munkaviszonyban töltött hónap után 2,08 nap szabadságra szereznek jogosultságot. Ez megfelel az évi 25 nap, vagyis öt hét törvényben előírt szabadságnak. Ha a munkaviszony egy hónapnál rövidebb ideig tart, a munkavállaló naponta 0,07 nap szabadságra szerez jogosultságot.

A folyamatos jogosultságszerzés a gyakorlatban azt jelenti, hogy a Dániában újonnan belépő munkavállalók már a jogosultság megszerzését követő hónapban kivehetik a fizetett szabadságukat. Aki szeptemberben kezdi meg a munkaviszonyát, októberben már fizetett szabadságra mehet. Ez a svéd vezetőktől teljesen más létszámtervezést igényel, hiszen az új munkatársaknak nem kell a svéd rendszerhez hasonlóan összegyűjteniük a szabadságnapjaikat, hanem folyamatosan felhasználhatják azokat.

A dán jogosultságszerzési év (optjeningsår) szeptember 1-jétől a következő év augusztus 31-ig tart. Ez jelentősen eltér a svéd rendszerben szokásos éves időszaktól. A mindkét országban munkavállalókat foglalkoztató svéd vállalatoknak ezért két teljesen különböző naptári rendet kell kezelniük, ami komoly követelményeket támaszt a bérszámfejtés megszervezésével szemben.

Míg a jogosultságszerzési év tizenkét hónapig tart, a szabadság kivételére rendelkezésre álló dán időszak (ferieafholdelsesperiode) ennél jóval hosszabb. Ez 16 hónapot ölel fel, szeptember 1-jétől a következő év december 31-ig. A munkavállalóknak így négy további hónapjuk van arra, hogy kivegyék a legutóbbi jogosultságszerzési évben megszerzett szabadságnapjaikat, ami megkönnyíti a téli szabadságok tervezését.

A szabadság időzítését tekintve Dániában a munkavállalókat törvény alapján három hét egybefüggő, úgynevezett főszabadság illeti meg a május 1-jétől szeptember 30-ig tartó időszakban. Ha a munkáltató meghatározott időpontra kívánja kiadni a főszabadságot, erről legalább három hónappal korábban értesítenie kell a munkavállalót. Emiatt a munkahelyi egyeztetést időben meg kell kezdeni.

A fennmaradó szabadság esetében a dán munkáltatónak legalább egy hónappal előre értesítenie kell a munkavállalót, mielőtt kötelezhetné annak kivételére. Ezek a szabályok megakadályozzák, hogy a munkáltatók rövid határidővel szabadságra küldjék a dolgozóikat, és korlátozzák a kötelező szabadságkivétel elrendelését azokban az időszakokban, amikor kevés megrendelés érkezik. Ez eltér a Svédországban jellemző, rugalmasabb egyeztetési gyakorlattól.

A törvényben előírt napokon felül számos dán munkáltató kollektív szerződés vagy egyéni megállapodás alapján öt további fizetett szabadságnapot (feriefridage) biztosít. Így az éves szabadság összesen 30 nap, azaz hat hét lehet. A dán munkaszüneti napok nem számítanak bele a törvényben előírt 25 nap szabadságba, és nem csökkentik a rendelkezésre álló szabadságnapok számát. Ez ugyanúgy működik, mint Svédországban, és védi a munkavállaló alapvető szabadságjogosultságát.

A szabadság hosszán és időzítésén túl Dániában a szabadságra járó díjazás kiszámításának és kifizetésének módja teljes egészében attól függ, hogy a munkavállaló órabéres vagy havibéres. Ez jelentősen eltér a svéd rendszertől, ahol a szabadságra járó díjazást és a szabadságpótlékot a bérezési formától függetlenül egységesebb módszerek szerint számítják ki.

Dániában az órabéres munkavállalók a számítás alapjául szolgáló bruttóbérük 12,5%-ának megfelelő, szabadságra járó pénzbeli juttatásra (feriegodtgørelse/feriepenge) szereznek jogosultságot. Ezt az összeget a FerieKonto részére fizetik be. Amikor a munkavállaló szabadságra megy, kérelmezi az összeg kifizetését a FerieKonto rendszeréből. A munkáltató a megfelelő számú napot levonja a rendelkezésre álló szabadságnapokból, a távollét idejére pedig nem fizet rendes munkabért.

Dániában a havibéres munkavállalók a szabadságuk idejére teljes munkabérre, valamint a bérük 1%-ának megfelelő szabadságpótlékra (ferietillæg) jogosultak. Választhatják azonban a 12%-os, szabadságra járó pénzbeli juttatást is, pótlék nélkül. Ebben az esetben a szabadság idejére nem kapják meg a szokásos havi munkabérüket.

A díjazás kiszámítása után gyakran felmerül a kérdés, hogyan kell kezelni a ki nem vett szabadságot. A külföldi munkáltatók körében gyakori tévhit, hogy az év végén a fel nem használt napok egyszerűen pénzben megválthatók. Dániában erre nagyon szigorú szabályok vonatkoznak, hogy megvédjék a munkavállaló tényleges pihenéshez való jogát. A dán munkáltatók fennálló munkaviszony alatt nem válthatják meg pénzben a törvényben előírt szabadságot, és nem helyettesíthetik azt pénzbeli kifizetéssel; a munkavállalónak a szabadságot szabadnapok formájában kell kivennie.

A munkáltató és a munkavállaló írásbeli megállapodása alapján legfeljebb 5 szabadságnap, vagyis az ötödik hét átvihető a következő szabadságévre, az első 20 napot azonban ki kell venni.

A munkaviszony megszűnésekor a munkavállaló valamennyi megszerzett, de ki nem vett szabadságnapját pénzben meg kell váltani, rendszerint a FerieKonto részére történő befizetéssel.

A Svédországban lakó, de Dániában dolgozó határ menti ingázókra a munkaviszony megszűnésekor külön szabályok vonatkoznak. Sokan feltételezik, hogy a felhalmozott, szabadságra járó juttatásukat automatikusan átutalják a bankszámlájukra, amikor távoznak a dán munkáltatójuktól, és visszatérnek a svéd munkaerőpiacra. Ez azonban nem így történik, ezért a svéd munkáltatóknak fontos tájékoztatniuk távozó munkatársaikat a tényleges szabályokról, hogy ne vesszenek el a nekik járó összegek.

A külföldön, például Svédországban lakó személyeknek, akik Dániában dolgoztak és elhagyják a dán munkaerőpiacot, maguknak kell kérelmezniük a felhalmozott, szabadságra járó juttatásuk kifizetését a FerieKonto rendszeréből, mert ez nem történik meg automatikusan.

A kifizetés kérelmezésére szigorú határidő is vonatkozik, amelyet a munkáltatóknak és a munkavállalóknak egyaránt ismerniük kell. A dániai munkaviszony megszűnése után a szabadságra járó juttatás kifizetését legkésőbb a munkavégzés befejezését és az esetleges kijelentkezést követő 6 hónapon belül kell kérelmezni.

A külföldi lakóhellyel rendelkezőkre vonatkozó külön szabályok és a szigorú határidők is mutatják, hogy a határokon átnyúló tevékenység rendkívül pontos adminisztrációt igényel. Ha az Ön bérszámfejtési rendszereit és szerződéseit a dán szabadságtörvény előírásaihoz igazítja, elkerülheti a határokon átnyúló munkavégzés során felmerülő költséges hibákat. Nem csupán a helyes munkabér kifizetéséről van szó: azt is érteni kell, hogyan kapcsolódik össze a jogosultságszerzés, a szabadság előzetes bejelentése és a FerieKonto felé történő adatszolgáltatás az Ön munkavállalóinak mindennapjaiban.

A svéd munkáltatók számára alapvető fontosságú, hogy a munkaidő-nyilvántartásra és a szabadságtervezésre egyértelmű, a svéd szabályoktól teljesen elkülönülő eljárásokat alakítsanak ki. Ha előrelátóan gondoskodik arról, hogy a vezetők és a bérszámfejtők megismerjék a dán előírásokat, megalapozza a stabil és jogszerű dániai működést.