Sådan forlænger du en udstationering af en medarbejder i Tyskland fra 12 til 18 måneder

Grænseoverskridende udstationeringer til Tyskland er underlagt strenge lovmæssige tidsfrister. I henhold til den tyske lov om udstationerede arbejdstagere (AEntG) gælder der en standardgrænse på 12 måneder for midlertidige udstationeringer. Når en udstationeret medarbejder overskrider denne grænse på 12 måneder, finder næsten alle lokale tyske arbejdsforhold og arbejdsretlige regler anvendelse på ansættelseskontrakten. Denne ændring kan øge lønomkostningerne og de administrative byrder for udenlandske arbejdsgivere betydeligt.

For at undgå den umiddelbare anvendelse af disse omfattende lokale regler kan arbejdsgivere forlænge standardperioden. De tyske rammer gør det muligt for virksomheder at forlænge grænsen til op til 18 måneder. For at sikre denne buffer på seks måneder skal arbejdsgiveren indsende en begrundet meddelelse til de tyske toldmyndigheder, før den oprindelige 12-måneders ansættelsesperiode i Tyskland udløber.

Når en udstationering overskrider grænsen på 12 måneder – eller 18 måneder, hvis en forlængelse blev godkendt – ændres medarbejderens juridiske status. Fra den dag af regulerer værtslandets regler i Tyskland næsten hele ansættelsesforholdet. Denne overgang betyder, at arbejdsgiveren skal tilpasse medarbejderens vilkår til de lokale tyske standarder, selvom den oprindelige ansættelseskontrakt blev underskrevet i et andet EU-medlemsland.

Under disse langsigtede regler får udstationerede medarbejdere ret til at modtage yderligere lokale goder, som er standard i Tyskland. Disse goder omfatter almengyldige overenskomstmæssige lønninger, julegratiale og supplerende feriepenge. Hvis arbejdet desuden involverer farlige miljøer, skal arbejdsgivere betale lokale tillæg for farligt eller beskidt arbejde. Disse obligatoriske tillæg kan ændre de økonomiske beregninger for et langsigtet projekt.

Overgangen til tysk arbejdsret er dog ikke helt absolut. Udstationeringsloven fastsætter nogle få specifikke undtagelser for at beskytte det oprindelige ansættelsesforholds integritet. Konkret gælder værtslandets regler ikke for proceduremæssige regler vedrørende opsigelse af kontrakt, konkurrenceklausuler efter kontraktens ophør og supplerende arbejdsmarkedspensioner. Disse tre områder er fortsat reguleret af lovgivningen i medarbejderens hjemland.

Registrering af den nøjagtige varighed af en udstationering kræver præcis journalføring. Arbejdsgivere antager ofte, at dage væk fra arbejdspladsen sætter uret på pause, men loven siger noget andet. I henhold til § 13c i udstationeringsloven tæller enhver midlertidig afbrydelse af en arbejdstagers aktivitet i Tyskland fuldt ud med i beskæftigelsens varighed. Det betyder, at weekender, helligdage og fridage ved deltidsarbejde ikke sætter den 12-måneders grænse på pause eller forsinker den.

Beregningsreglerne forhindrer også arbejdsgivere i at rotere medarbejdere for at omgå 12-månedersgrænsen. Hvis en arbejdsgiver erstatter en udstationeret medarbejder med en anden medarbejder, der udfører de samme aktiviteter på samme sted, skal de to medarbejderes beskæftigelsesperioder lægges sammen. I henhold til § 13c, stk. 7, i udstationeringsloven gælder de yderligere tyske arbejdsforhold for den nye medarbejder umiddelbart fra dennes allerførste udstationeringsdag, hvis den samlede varighed for den erstattede og den nye medarbejder overstiger 12 måneder – eller 18 måneder, hvis der blev bevilget en forlængelse.

For at nulstille uret helt skal der ske en reel afbrydelse af udstationeringsmønstret. Hvis en medarbejder vender tilbage til sit hjemland og udfører arbejde der i flere måneder, før vedkommende udstationeres til Tyskland igen under et helt andet projekt, nulstilles beregningen af udstationeringsperioden. Dette scenarie repræsenterer et reelt brud, hvilket gør det muligt at påbegynde en ny 12-måneders periode.

Omvendt udløser det ikke en nulstilling at flytte en medarbejder mellem kunder i Tyskland. Hvis en medarbejder afslutter én kontrakt i Tyskland og straks påbegynder en anden kontrakt for en anden kunde uden en mellemliggende beskæftigelsesperiode i en anden medlemsstat, lægges varighederne sammen. Arbejdsgivere skal overvåge disse overgange nøje for at sikre, at de ikke utilsigtet overskrider grænsen.

Sikring af den 18-måneders forlængelse kræver formel kommunikation med de tyske myndigheder, før den oprindelige tidsfrist udløber. Meddelelsen om at forlænge udstationeringen skal indsendes, før den 12-måneders beskæftigelsesperiode i Tyskland udløber. At vente til efter den 12. måned er gået, er for sent, og de udvidede lokale arbejdsforhold vil allerede være trådt i kraft automatisk.

Meddelelsen skal være skrevet på tysk. Den skal også indsendes i tekstform som defineret i § 126b i den tyske borgerlige lovbog (BGB). Denne juridiske definition betyder, at dokumentet skal bestå af læsbare skrifttegn, og forfatteren af teksten skal være klart identificerbar. Heldigvis er en håndskreven underskrift ikke et lovkrav for denne meddelelse, så længe forfatterens identitet fremgår tydeligt af teksten.

Arbejdsgivere kan indsende forlængelsesmeddelelsen elektronisk ved at sende en e-mail til den anbefalede adresse: mitteilung.langzeitentsendung@zoll.de. For at sikre, at indsendelsen er juridisk gyldig, skal e-mailen indeholde en række specifikke oplysninger.

1. Efternavn, fornavn og fødselsdato på de respektive udstationerede medarbejdere.
2. Det nøjagtige arbejdssted i Tyskland, som for byggearbejde skal være byggepladsens specifikke adresse.
3. De specifikke årsager til, at udstationeringens varighed på 12 måneder overskrides.
4. Den forventede varighed af beskæftigelsen i Tyskland på tidspunktet for udfærdigelsen.

At navigere i den tyske toldadministrations tekniske opsætning er endnu et vigtigt lag af compliance. En kritisk detalje, som mange udenlandske arbejdsgivere overser, er, at den centrale toldmyndighed (Generalzolldirektion) ikke gemmer kopier af anmeldelsen. Derfor skal arbejdsgivere selv gemme kopier af de sendte anmeldelser og den tilhørende bekræftelse på modtagelse. Hvis der foretages en kontrol, ligger bevisbyrden udelukkende hos arbejdsgiveren for at vise, at anmeldelsen blev sendt rettidigt.

Håndtering af mængden af e-mails, der sendes til toldportalen, kræver omhyggelig timing. På grund af tekniske begrænsninger vil kun de første ti e-mails blive bekræftet, hvis der sendes flere e-mails fra den samme adresse til toldens e-mail inden for en time. Eventuelle efterfølgende e-mails, der sendes inden for det samme tidsrum på en time, vil ikke modtage en automatisk modtagelsesbekræftelse. Dette kan skabe en betydelig blind vinkel for compliance-ansvarlige, som har brug for at bevise deres indsendelser.

For at omgå disse tekniske begrænsninger bør arbejdsgivere samle deres kommunikation. Arbejdsgivere kan indsende flere anmeldelser i en enkelt e-mail, hvis de administrerer flere langvarige udstationeringer. Denne tilgang reducerer e-mailmængden, undgår grænsen på ti e-mails i timen og sikrer, at en enkelt modtagelsesbekræftelse dækker flere medarbejdere på én gang.

Hvis man ikke overholder 12-månedersgrænsen eller ignorerer de strenge retningslinjer for anmeldelse, har det alvorlige økonomiske konsekvenser. Under loven om udstationerede arbejdstagere (AEntG) er manglende overholdelse af mindstearbejdsbetingelser eller manglende korrekt anmeldelse til myndighederne en administrativ overtrædelse. Denne overtrædelse kan straffes med en bøde på op til 30.000 EUR.

For at beskytte dine aktiviteter mod disse omkostningstunge bøder bør du straks gennemgå dine aktive udstationeringer i Tyskland. Identificer eventuelle medarbejdere, der nærmer sig deres tiende måned på stedet, beregn potentielle overlap ved udskiftning, og forbered anmeldelserne på tysk til toldadministrationen i god tid.