Hvilke licenser og dokumentation skal en rekrutteringspartner have? En Slovenia-til-Germany-tjekliste

En udstationeret medarbejder er en medarbejder, som en udenlandsk arbejdsgiver midlertidigt sender til Tyskland for at arbejde, mens ansættelsesforholdet med denne arbejdsgiver fortsætter. I forhold til de tyske udstationeringsregler er en medarbejder udstationeret, når arbejdsgiveren er etableret i udlandet, medarbejderen er midlertidigt beskæftiget for denne arbejdsgiver i Tyskland, og medarbejderen normalt ikke udfører arbejde i eller fra Tyskland.

Grænseoverskridende rekrutteringsordninger falder ind under to juridiske strukturer. Den første er midlertidigt vikarbejde, kaldet Arbeitnehmerüberlassung eller AÜG. Det juridiske kendetegn findes i §1(1) AÜG: medarbejdere udlejes, når de integreres i brugerens arbejdsorganisation og er underlagt dennes instruktioner. Den anden er udstationering af medarbejdere/tjenesteydelser, hvor en udenlandsk arbejdsgiver sender sin egen medarbejder til Tyskland for at levere en tjenesteydelse.

Slovenia's lovbestemte definition af at stille medarbejdere til rådighed anvender de samme praktiske kriterier: medarbejdere ansat af udbyderen arbejder under brugerens tilsyn eller instruktioner, bruger overvejende arbejdsudstyr, der ejes eller leases af brugeren, eller arbejder på brugerens område eller lokation som en del af brugerens arbejdsproces.

Kontraktens betegnelse afgør ikke dette. Hvis udbyderens kontrakt siger "udstationering", men svejserne modtager daglige instruktioner fra dine supervisorer og bruger din produktionslinje, kan den juridiske virkelighed stadig være midlertidigt vikarbejde.

Første klassifikationshjælp til et grænseoverskridende team. Baseret på §1(1) AÜG, Sloveniens lovbestemte indikatorer for formidling af arbejdskraft og den tyske regel om udstationerede medarbejdere. Det faktiske arbejdsforhold er afgørende; denne tabel er ikke en juridisk afgørelse.

Brug tabellen som et sorteringsværktøj. Når strukturen er uklar, skal du anmode om den strengere dokumentationspakke.

En licens til formidling af arbejdskraft, kaldet dovoljenje på slovensk, er en tilladelse til at stille medarbejdere til rådighed for en brugervirksomhed. Efter slovenske regler skal en juridisk eller fysisk person, der ønsker at stille medarbejdere til rådighed for en brugervirksomhed, ansøge det ministerium, der er ansvarligt for beskæftigelse, om en licens og optagelse i registret. Registreringen træder i kraft den dag, ministeriets afgørelse bliver endelig, og aktiviteten må først påbegyndes på registreringsdagen.

Licensen er ikke en formalitet. En slovensk udbyder må kun påbegynde formidling af medarbejdere, hvis den, blandt andre betingelser, ikke har modtaget en endelig bøde inden for de foregående to år for overtrædelser af regler om arbejdsforhold, udlændinges beskæftigelse og arbejde, arbejdsmiljø og sikkerhed, sort arbejde eller arbejdsmarkedet, og ikke har haft forfaldne, ubetalte forpligtelser i den periode.

Ministry of Labour, Family, Social Affairs and Equal Opportunities offentliggør registret over indenlandske juridiske og fysiske personer, der er autoriseret til at stille medarbejdere til rådighed for en bruger, som et offentligt open-data-datasæt på den nationale dataportal. Tjek selv registret. Søg på udbyderens navn og bemærk ikrafttrædelsesdatoen og status. Stol ikke på et PDF-certifikat, som bureauet udleverer til dig.

Hvis udbyderen hævder, at dens aktivitet falder uden for licensen, skal du kræve en skriftlig juridisk begrundelse. Hvor den lovbestemte definition af formidling er opfyldt, er fravær i registret et automatisk afslag i dokumentationen, ikke et forhandlingsemne.

Erlaubnis er den tyske licens, som et vikarbureau har brug for, før det erhvervsmæssigt udlejer medarbejdere til en tredjepart. Under §1(1) AÜG skal en arbejdsgiver, der erhvervsmæssigt udlejer medarbejdere til tredjeparter, have en licens fra Bundesagentur für Arbeit. Licensen skal være på plads, før udlejningen påbegyndes. Den dækker hele virksomheden frem for en enkelt kontrakt, tildeles i første omgang for et år og kan fornyes. Den kan blive ubegrænset efter tre på hinanden følgende år med licenseret aktivitet, forudsat at der er pålidelighed, præstationskapacitet og overholdelse af arbejdsretlige regler.

Bed udbyderen om en kopi af denne Erlaubnis, navnet på den Agentur für Arbeit, der har udstedt den, licensnummeret og dens gyldighedsdatoer. Ansøgningsskemaet beder ansøgere om at angive den ansvarlige Agentur blandt Düsseldorf, Kiel og Nürnberg. Hvor udbyderen hævder en undtagelse, skal du bede om et skriftligt juridisk grundlag, der navngiver det faktiske arbejdsforhold, og sende hele sættet til den interne juridiske afdeling til verifikation hos Bundesagentur für Arbeit.

De kilder, der er brugt her, fastslår ikke, om en ikke-tysk EU/EØS-udlejer kan påberåbe sig en undtagelse i hjemlandet i stedet for at have sin egen tyske Erlaubnis.

Hvis udbyderen siger, at der ikke kræves en Erlaubnis, fordi ordningen ikke er udleje af medarbejdere, skal du kræve en skriftlig begrundelse, der navngiver det faktiske arbejdsforhold. Hvis forholdet reelt er udleje, og licensen mangler, er det en afvisningsbetingelse, medmindre der gøres gældende en skriftlig hjemstedsundtagelse, som stadig er til verifikation hos den interne juridiske afdeling. Bekræft den endelige stillingtagen med dit juridiske team.

Et A1-certifikat er det bærbare dokument, der registrerer, hvilket lands socialsikringslovgivning der gælder for en udstationeret medarbejder. En slovensk arbejdsgiver, der udstationerer en medarbejder til et andet EU-land, skal indhente et A1-certifikat fra Health Insurance Institute of Slovenia, kendt som ZZZS, for hver medarbejder. Ansøgninger indsendes via SPOT portal.

ZZZS skelner mellem A1-certifikater baseret på artikel 12 i forordning 883/2004 og dem, der er baseret på artikel 13. Artikel 12 dækker udstationering til en anden medlemsstat. Artikel 13 dækker en person, der sædvanligvis arbejder i to eller flere medlemsstater. Ved en udstationering til et enkelt land som Tyskland, bør A1-certifikatet være baseret på artikel 12. Et artikel 13 A1-certifikat beskriver et andet arbejdsmønster og kræver sin egen forklaring.

I dokumentationspakken skal du kræve ét ZZZS-udstedt A1-certifikat pr. navngiven medarbejder og verificere udstederen og artiklen. Den dokumentation, der anvendes her, fastslår ikke en lovbestemt regel om, at A1-certifikatet skal være udstedt eller dateret, før udstationeringen påbegyndes, eller at et A1-certifikat udstedt efter medarbejderens ankomst aldrig kan afhjælpe et manglende certifikat. Regler om timing kræver bekræftelse fra ZZZS eller dit juridiske team.

Sådan eskalerer du et A1-tjek. Den officielle kilde her henviser ikke til en offentlig online-søgning efter A1-certifikater, og den citerede dokumentation beskriver ikke en særskilt verifikationsvej for købere. Send den navngivne medarbejder, arbejdsgiveren, A1-referencen, artikelgrundlaget og de foreslåede udstationeringsdatoer til ZZZS via institutionens officielle kontaktvej, og bed om bekræftelse af certifikatets gyldighed eller af institutionens foreskrevne verifikationsproces. Hvis der ikke findes en verifikationsvej for købere, skal din arbejdsgivers juridiske team tage anmodningen op med ZZZS i stedet for blot at acceptere certifikatet fra bureauet.

Tysklands udstationeringsanmeldelse er en elektronisk erklæring, ikke en tilladelse. Den officielle portal er portalen for anmeldelse af mindsteløn, meldeportal-mindestlohn.de.

Arbejdsgivere etableret uden for Tyskland, der udstationerer medarbejdere til Tyskland for at udføre arbejde eller levere en tjenesteydelse, skal indsende erklæringer online via denne portal. Anmeldelse via fax er ikke længere mulig. Den samme forpligtelse gælder for udenlandsk baserede leverandører eller udlejere, der udlejer medarbejdere til arbejde eller tjenesteydelser i Tyskland.

Forpligtelsen gælder for udstationeringer i de sektorer, der er nævnt i §2a i Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, herunder byggeri, hotel og restauration, persontransport, vognmandsvirksomhed og logistik, tivoli og forlystelser, industriel rengøring, opstilling og nedtagning af messer, kødindustrien, privat sikkerhed samt frisør og kosmetik.

Gå ikke ud fra, at et svejserteam automatisk er byggearbejde. Et metalforarbejdningsanlæg kan være industrielt arbejde snarere end en byggeplads, men det afhænger af den faktiske aktivitet og lokation. Hvor der ikke kræves anmeldelse, bør udbyderen levere en skriftlig erklæring, der angiver årsagen. Hvor forpligtelsen gælder, skal du bede om portalens bekræftelse eller reference, ikke blot en forsikring.

Tabellen nedenfor er den pakke, der skal overdrages til juridisk afdeling. Obligatorisk betyder, at elementet kræves af den kilde, der er nævnt i rækken, hvor den strukturelle eller branchespecifikke betingelse er opfyldt. Anbefalede rækker er købers egne due diligence-tjek: de styrker dokumentationen, men de citerede kilder fastslår dem ikke som lovpligtige dokumenter. Ingen række afhænger af et Evroproces-specifikt dokument eller nummer.

Denne tjekliste dækker juridiske dokumenter og købers understøttende dokumentation, ikke frivillige akkrediteringer eller kvalitetsmærker. En frivillig certificering kan understøtte leverandørvurderingen, men den erstatter ikke en slovensk registrering til formidling af arbejdskraft, hvor det kræves, en tysk AÜG Erlaubnis, hvor udleje finder anvendelse, et A1-certifikat eller en påkrævet tysk anmeldelse.

Due diligence-tjekliste til kvalitetssikring af en slovensk udbyder, der udstationerer medarbejdere til Tyskland. Baseret på de slovenske regler for licens til formidling af arbejdskraft og det offentlige register, den tyske AÜG-tekst, ZZZS A1-reglerne og den tyske anmeldelsespligt for udstationerede medarbejdere. Dette er generel vejledning, ikke juridisk rådgivning til en specifik kontrakt.

Bestået/advarsel/afvist-reglen er streng på indsendelsesdatoen. Et manglende obligatorisk dokument på den dag, dokumentationen indsendes, er et afslag, eller i bedste fald en betinget godkendelse med en dateret korrektionsplan. Det er aldrig en grund til at skrive under først og indsamle dokumenter senere. En manglende udstationeringsanmeldelse udløser kun en advarsel, når udbyderen leverer en skriftlig begrundelse, der forklarer, hvorfor branchen falder uden for forpligtelsen. Fravær i det slovenske register, når definitionen af formidling er opfyldt, er et automatisk afslag.

Kør dette dokumenttjek sammen med gennemsigtighedstjekkene i guiden Røde flag og grønne flag, når du vælger et rekrutteringsbureau. En komplet mappe er ikke det samme som en sandfærdig mappe.

Evroproces d.o.o. er et slovensk rekrutteringsbureau grundlagt i Maribor i 2014, som formidler svejsere, elektrikere, låsesmede, rørlæggere og generelle arbejdshold til virksomheder i hele EU og EØS. Dets erklærede model er, at medarbejderformidling sker under virksomhedens EU Posted Workers-compliance-model — rammen for Directive 96/71/EC — med A1-certifikater, der dokumenterer de udstationerede medarbejderes socialsikringsdækning. For arbejdsgivere oplyser Evroproces, at de håndterer papirarbejdet i forbindelse med udstationeringen: ansættelseskontrakter, A1-certifikater, socialsikringsindberetninger og lovmæssig løn, hvor et A1-certifikat arrangeres før hver udstationering.

Behandl disse udtalelser som virksomhedens erklærede model, ikke som bevis for, at modellen er sand. Bed derefter Evroproces om at levere rækkerne ovenfor: bevis for juridisk eksistens, den slovenske registrering til formidling af arbejdskraft eller en skriftlig juridisk begrundelse, den tyske AÜG Erlaubnis eller en skriftlig begrundelse, ZZZS A1-certifikaterne for hver navngiven medarbejder og den tyske udstationeringsanmeldelse eller en skriftlig begrundelse. Denne artikel hævder ikke, at Evroproces i øjeblikket har eller mangler nogen specifik licens eller registrering. Dokumentationen anmodes om og kontrolleres derefter hos kilden.

Evroproces beskriver sin tilgang til compliance på siden Compliance. Behandl den side som en erklæret model og test den mod dokumentationspakken ovenfor, ikke som et bevis. Spørg, hvilken verifikationsproces der ligger bag medarbejderdokumenterne; Evroproces beskriver sin praksis i Hvordan Evroproces verificerer svejsere, elektrikere, rørlæggere og teams på pladsen. Hvis du ønsker at drøfte rekrutteringsbehovet, før du indsender en formel anmodning, er kontaktsiden stedet for den samtale.

Denne ramme er bygget til en slovensk udbyder, der udstationerer til Tyskland. Andre afsender- og værtslande kan anvende andre registre, blanketter og licensnavne. Evroproces-bloggen og -siderne er generel vejledning, ikke juridisk rådgivning. Før du underskriver en rammeaftale, skal du sende den udfyldte dokumentation til dit eget juridiske team til skriftlig godkendelse, især hvor grænsen mellem strukturerne er omdiskuteret.

Hvis dokumentationstjekket stadig er plausibelt, efter du har anvendt tabellen, skal du indsende anmodningen om mandskab via Anmod om medarbejdere og bede Evroproces om at levere dokumentationspakken, før du skriver under. Den anmodning beder ikke Evroproces om at bekræfte, at den er godkendt; den beder om de dokumenter, der er nævnt ovenfor. Hvis du fandt en mangel, der udløser et automatisk afslag, er dit næste skridt dit juridiske team, ikke en formular.