Disse seks dokumentene er obligatoriske for et Vander Elst-visum

Selskaper som opererer i det europeiske indre markedet, har ofte behov for å utstasjonere arbeidsstyrken sin raskt på tvers av grenser. Når disse arbeidstakerne er ikke-EU-borgere, kan standard innvandringsregler stanse driften. Vander Elst-visumet løser dette problemet. Det gjør det mulig for en arbeidsgiver basert i et EU-medlemsland å midlertidig utstasjonere ikke-EU-ansatte for å levere tjenester i et annet medlemsland, uten å måtte innhente en ny, separat arbeidstillatelse for mottakerlandet.

Denne mekanismen gjør det praktisk å levere tjenester på tvers av grenser. Ved å fjerne kravet om standard arbeidstillatelse i vertslandet, sikrer dette rammeverket at bedrifter kan oppfylle kontrakter på en effektiv måte. Men selv om man unngår en full arbeidstillatelse, er spesifikke administrative trinn og obligatoriske dokumenter fortsatt nødvendige for å sikre lovlig innreise og etterlevelse.

Dette rammeverket har sitt utspring i en tvist som involverte Raymond Vander Elst, en belgisk rivningsentreprenør. I 1989 vant Vander Elst en kontrakt om å utføre rivningsarbeid i Frankrike. Han forsøkte å utstasjonere flere av sine marokkanske ansatte, som allerede hadde gyldige belgiske arbeidstillatelser, til den franske arbeidsplassen. Franske myndigheter protesterte, noe som førte til en banebrytende dom fra EU-domstolen (ECJ) i 1994 i sak C-43/93.

ECJ slo fast at medlemslandene ikke kan kreve ytterligere arbeidstillatelser for tredjelandsborgere som allerede er lovlig og fast ansatt i et EU-basert selskap som leverer midlertidige grenseoverskridende tjenester. Å tvinge en arbeidsgiver til å innhente nye tillatelser for eksisterende ansatte begrenser friheten til å yte tjenester over landegrensene. Denne dommen slo fast at en arbeidstakers juridiske status i hjemlandet må respekteres av vertslandet under midlertidige oppdrag.

Senere forsøkte enkelte medlemsland å begrense denne friheten ved å kreve at arbeidstakere måtte være ansatt i en minimumsperiode før de kunne utstasjoneres. ECJ tok for seg dette i en påfølgende dom i 2006, sak C-244/04. Domstolen presiserte at medlemslandene ikke har lov til å kreve en minimumsperiode med forutgående ansettelse før en arbeidstaker kan utstasjoneres under Vander Elst-ordningen. Dette betyr at en arbeidsgiver kan ansette en arbeidstaker fra et land utenfor EU og utstasjonere dem til et annet EU-land nesten umiddelbart, forutsatt at alle andre juridiske vilkår er oppfylt.

Å oppfylle disse juridiske vilkårene krever at man sender inn en nøyaktig samling av dokumenter til den relevante ambassaden eller konsulatet i vertslandet. Å mangle selv et enkelt dokument kan føre til umiddelbar avvisning eller lange forsinkelser i saksbehandlingen. Arbeidsgivere og arbeidstakere må samle disse seks obligatoriske dokumentene før de bestiller en time.

• Visumsøknadsskjema: Et fullstendig utfylt og signert visumsøknadsskjema. For oppdrag til Tyskland er dette Videx-skjemaet, som må inkludere en signert erklæring i samsvar med paragraf 54 i den tyske oppholdsloven (Residence Act).
• Gyldig pass: Et gyldig pass signert for hånd som inneholder minst to helt tomme sider. Passets gyldighet må strekke seg minst seks måneder utover den forventede avreisedatoen fra vertslandet.
• Bevis på lovlig opphold og arbeidstillatelse: Dokumentert bevis på lovlig opphold og arbeidstillatelse i det avsendende EU-landet, for eksempel et gyldig midlertidig oppholdskort eller et langsiktig visum som viser at arbeidstakeren er lovlig ansatt der.
• Arbeidskontrakt: En gyldig arbeidskontrakt med den avsendende arbeidsgiveren. Denne kontrakten må bevise at ansettelsen ikke utelukkende er for formålet med utstasjoneringen, og at arbeidstakeren vil returnere til avsenderlandet etter at oppdraget er avsluttet.
• Signert tjenestekontrakt: Den signerte tjenestekontrakten mellom det avsendende selskapet og vertsselskapet i det mottakende EU-landet. Dette dokumentet må tydelig beskrive det midlertidige prosjektet, varigheten av tjenestene og de spesifikke rollene til de utstasjonerte arbeidstakerne.
• Bevis på omfattende helseforsikring: Bevis på omfattende helseforsikringsdekning som er gyldig i både avsender- og vertslandet under hele utstasjoneringen. Godkjent bevis inkluderer et EHIC-kort, en A1-attest eller privat reiseforsikring.

Å samle inn disse dokumentene er bare utgangspunktet. Selv om kjernelisten forblir den samme, bruker ulike EU-land forskjellige terskler, unntak og saksbehandlingstider som arbeidsgivere må forholde seg til.

Blant disse landene håndhever Tyskland strenge regler for når et Vander Elst-visum er påkrevd. Visum er obligatorisk dersom utstasjoneringen til Tyskland overstiger tre måneder, eller dersom arbeidstakeren kun har en midlertidig oppholdstillatelse i utsendingslandet, for eksempel en som er gyldig i opptil fem år. I disse tilfellene må arbeidstakeren søke om visum før innreise til Tyskland for å påbegynne oppdraget.

Det finnes et betydelig fritak for arbeidstakere som har status som langsiktig boende. Dersom en tredjelandsborger har status som langsiktig boende i henhold til direktiv 2003/109/EC i et annet EU-land, er vedkommende fritatt fra det tyske visumkravet. Dette fritaket gjelder for midlertidig tjenesteyting i opptil 90 dager innenfor en 12-månedersperiode. For utstasjoneringer som varer lenger enn 90 dager, gjelder den vanlige visumprosessen uavhengig av oppholdsstatus.

For en Vander Elst-visumsøknad som sendes inn til den tyske ambassaden i Warszawa i Polen, er det ordinære behandlingsgebyret omtrent 400 PLN eller 75 EUR. Dette gebyret må betales kontant i den lokale valutaen.

Arbeidsgivere bør planlegge for potensielle forsinkelser i møte med tyske myndigheter. Europakommisjonen har kritisert tyske myndigheter fordi den faktiske behandlingstiden for et Vander Elst-visum ofte overskrider grensen på fem dager, som EU-domstolen anser som proporsjonal. Selv om domstolen forventer en rask saksbehandling for å beskytte friheten til å yte tjenester, er administrative flaskehalser fortsatt vanlige.

Utenom Tyskland håndterer andre europeiske land utstasjoneringer fra land utenfor EU med sine egne prosedyremessige variasjoner. I Belgia trenger ikke tredjelandsborgere som er utstasjonert fra et annet EU-land, arbeidstillatelse eller visum for opphold under 90 dager. Arbeidsgiveren må imidlertid sende inn en LIMOSA-erklæring elektronisk før arbeidet starter.

Spania har nylig oppdatert sitt regelverk. Under den nye utlendingsforskriften som trådte i kraft 20. mai 2025, innlemmer Spania rammeverket for grenseoverskridende tjenesteyting direkte. Dette gjør at arbeidstakere fra land utenfor EU som er lovlig bosatt i et annet EU-land, kan arbeide midlertidig uten spansk arbeidstillatelse. Dersom utstasjoneringen overstiger 90 dager, kreves det imidlertid oppholdsvisum. Videre fastsetter den spanske loven 45/1999 at arbeidsgiveren elektronisk må varsle den kompetente spanske arbeidsmyndigheten om utstasjoneringen før arbeidet påbegynnes, uavhengig av hvor kort oppdraget er.

I Italia reguleres Van der Elst-prosedyren av artikkel 27, avsnitt 1-bis i lovdekret 286/98. Denne spesifikke bestemmelsen gjør det mulig for selskaper å omgå det standardiserte årlige kvotesystemet og kravet om «nulla osta» (arbeidstillatelse). Selv om innreiseprosessen er forenklet, stopper ikke de administrative pliktene der. Utstasjonerte arbeidstakere i Italia under Van der Elst-rammeverket må søke om oppholdstillatelse innen åtte virkedager etter innreise i landet.

Irland tilbyr et lengre tidsrom for midlertidige utstasjoneringer, men opprettholder strenge innreisevilkår. Det irske Van der Elst-visumet tillater statsborgere fra land utenfor EØS å arbeide i en midlertidig periode på opptil 12 sammenhengende måneder. For å kvalifisere må arbeidstakeren være lovlig bosatt og lovlig ansatt i et annet EU-land. Denne grensen på 12 måneder gir betydelig fleksibilitet for langsiktige bygge- eller ingeniørprosjekter.

For prosjekter i Østerrike opererer staten et svært integrert system for overvåking av utsendte arbeidstakere. Når en arbeidsgiver sender en tredjelandsborger til Østerrike, må de sende inn en formell melding. Det sentrale koordineringskontoret (ZKO) videresender automatisk denne meldingen om utsendt arbeidstaker til den offentlige arbeidsformidlingen (AMS) for tredjelandsborgere, som deretter utsteder en EU-utsendingsbekreftelse.

Visumkravene i Østerrike bestemmes av oppdragets varighet. Tredjelandsborgere som sendes til Østerrike i mindre enn seks måneder, må søke om visum for "oppholdstillatelse – utsendt arbeidstaker". Denne søknaden må sendes inn til den kompetente østerrikske ambassaden eller konsulatet i arbeidstakerens bostedsland før de reiser.

Håndtering av disse ulike nasjonale prosessene krever grundig forberedelse. Selv om Vander Elst-rammeverket fjerner behovet for standard arbeidstillatelser, er kravet om å samle inn de seks obligatoriske dokumentene absolutt. Arbeidsgivere må skaffe disse dokumentene tidlig i planleggingsfasen for å unngå administrative forsinkelser og sikre at de ansatte kan begynne å arbeide lovlig fra dag én.

Manglende etterlevelse kan føre til prosjektforsinkelser, økonomiske sanksjoner og omdømmeskade. Ved å etablere en tydelig sjekkliste og forstå de nasjonale variasjonene i Tyskland, Belgia, Spania, Italia, Irland og Østerrike, kan selskaper gjennomføre grenseoverskridende utstasjoneringer med trygghet.