Hvilke lisenser og dokumenter bør en bemanningspartner ha? En sjekkliste for Slovenia til Tyskland

En utsendt arbeidstaker er en ansatt som en utenlandsk arbeidsgiver midlertidig sender til Tyskland for å arbeide, mens arbeidsforholdet med denne arbeidsgiveren fortsetter. Etter de tyske utsendingsreglene er en arbeidstaker utsendt når arbeidsgiveren har forretningssted i utlandet, arbeidstakeren er midlertidig ansatt hos denne arbeidsgiveren i Tyskland, og arbeidstakeren normalt ikke utfører arbeid i eller fra Tyskland.

Grensekryssende bemanningsordninger faller inn under to juridiske strukturer. Den første er midlertidig vikarbyråarbeid, kalt Arbeitnehmerüberlassung eller AÜG. Det juridiske kjennetegnet står i §1(1) AÜG: arbeidstakere er utleid når de er integrert i brukervirksomhetens arbeidsorganisasjon og underlagt dens instruksjoner. Den andre er utsending av arbeidstaker/tjenesteyting, der en utenlandsk arbeidsgiver sender sin egen ansatte til Tyskland for å levere en tjeneste.

Slovenias lovbestemte definisjon av arbeidsformidling bruker de samme praktiske testene: arbeidstakere ansatt hos leverandøren arbeider under brukervirksomhetens tilsyn eller instruksjoner, bruker hovedsakelig arbeidsutstyr som eies eller leies av brukervirksomheten, eller arbeider på brukervirksomhetens lokaler eller anlegg som en del av brukervirksomhetens arbeidsprosess.

Kontraktens betegnelse avgjør ikke dette. Hvis leverandørens kontrakt sier "utsending", men sveiserne mottar daglige instrukser fra dine arbeidsledere og bruker din produksjonslinje, kan den juridiske realiteten likevel være midlertidig vikarbyråarbeid.

Første klassifiseringshjelp for et grensekryssende team. Basert på §1(1) AÜG, Slovenias lovbestemte indikatorer for arbeidsformidling og den tyske regelen om utsendte arbeidstakere. Det faktiske arbeidsforholdet er avgjørende; denne tabellen er ikke en juridisk avgjørelse.

Bruk tabellen som et sorteringsverktøy. Når strukturen er uklar, be om det strengere dokumentasjonssettet.

En lisens for arbeidsformidling, kalt dovoljenje på slovensk, er en tillatelse til å stille arbeidstakere til rådighet for en brukervirksomhet. Etter slovenske regler må en juridisk eller fysisk person som ønsker å stille arbeidstakere til rådighet for en brukervirksomhet, søke det departementet som er ansvarlig for arbeidsliv, om en lisens og oppføring i registeret. Oppføringen trer i kraft den dagen departementets vedtak blir endelig, og virksomheten kan først starte på registreringsdagen.

Lisensen er ikke en formalitet. En slovensk leverandør kan bare begynne å formidle arbeidstakere dersom den, blant andre vilkår, ikke har fått en endelig sanksjon i de foregående to årene for brudd på reglene om arbeidsforhold, ansettelse og arbeid for utlendinger, helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen, svart arbeid eller arbeidsmarkedet, og ikke har hatt forfalte, ubetalte forpliktelser i den perioden.

Departementet for arbeid, familie, sosiale forhold og like muligheter publiserer registeret over innenlandske juridiske og fysiske personer som er godkjent til å formidle arbeidstakere til en brukervirksomhet, som et offentlig åpne data-datasett på den nasjonale dataportalen. Sjekk registeret selv. Søk på leverandørens navn og noter ikrafttredelsesdato og status. Ikke stol på en PDF-attest byrået gir deg.

Hvis leverandøren sier at virksomheten faller utenfor lisensen, krev en skriftlig juridisk begrunnelse. Der den lovbestemte definisjonen av arbeidsformidling er oppfylt, er fravær fra registeret et automatisk «ikke bestått» i dokumentasjonen, ikke et forhandlingspunkt.

Erlaubnis er den tyske lisensen et vikarbyrå trenger før det kommersielt leier ut arbeidstakere til en tredjepart. Etter §1(1) AÜG trenger en arbeidsgiver som kommersielt leier ut arbeidstakere til tredjeparter, en lisens fra Bundesagentur für Arbeit. Lisensen må foreligge før utleien starter. Den dekker hele virksomheten, ikke en enkelt kontrakt, gis i utgangspunktet for ett år, og kan fornyes. Den kan bli tidsubegrenset etter tre sammenhengende år med lisensiert virksomhet, forutsatt pålitelighet, ytelsesevne og overholdelse av arbeidsrettslige regler.

Be leverandøren om en kopi av Erlaubnis, navnet på Agentur für Arbeit som utstedte den, lisensnummeret og gyldighetsdatoene. Søknadsskjemaet ber søkerne om å angi ansvarlig Agentur blant Düsseldorf, Kiel og Nürnberg. Der leverandøren påberoper seg et unntak, be om et skriftlig juridisk grunnlag som navngir det faktiske arbeidsforholdet, og send hele settet til egen juridisk avdeling for verifisering hos Bundesagentur für Arbeit.

Kildene som er brukt her, fastslår ikke om en ikke-tysk EU/EØS-utleier kan påberope seg et hjemstatsunntak i stedet for sin egen tyske Erlaubnis.

Hvis leverandøren sier at ingen Erlaubnis er nødvendig fordi ordningen ikke er utleie av arbeidskraft, krev en skriftlig begrunnelse som navngir det faktiske arbeidsforholdet. Hvis forholdet faktisk er utleie og lisensen mangler, er dette et «ikke bestått»-vilkår med mindre et skriftlig hjemstatsunntak er påberopt og fortsatt er til verifisering hos egen juridisk avdeling. Bekreft den endelige vurderingen med ditt juridiske team.

Et A1-sertifikat er det bærbare dokumentet som registrerer hvilket lands trygdelovgivning som gjelder for en utsendt arbeidstaker. En slovensk arbeidsgiver som sender en arbeidstaker til et annet EU-land, må skaffe et A1-sertifikat fra Helseforsikringsinstituttet i Slovenia, kjent som ZZZS, for hver arbeidstaker. Søknader sendes inn via SPOT-portalen.

ZZZS skiller mellom A1-sertifikater basert på artikkel 12 i forordning 883/2004 og de som er basert på artikkel 13. Artikkel 12 dekker utsending til en annen medlemsstat. Artikkel 13 dekker en person som vanligvis arbeider i to eller flere medlemsstater. Ved en utsending til ett enkelt land, som Tyskland, bør A1-sertifikatet være basert på artikkel 12. Et A1-sertifikat basert på artikkel 13 beskriver et annet arbeidsmønster og krever sin egen forklaring.

I dokumentasjonsmappen, krev ett ZZZS-utstedt A1 per navngitt arbeidstaker, og kontroller utsteder og artikkelgrunnlag. Dokumentasjonen som er brukt her, fastslår ikke en lovbestemt regel om at A1 må utstedes eller dateres før utsendingen starter, eller at et A1 utstedt etter arbeidstakerens ankomst aldri kan rette opp et manglende sertifikat. Spørsmål om tidsfrister må bekreftes av ZZZS eller ditt juridiske team.

Slik eskalerer du en A1-kontroll. Den offisielle kilden her viser ikke til et offentlig oppslagsverktøy for A1-sertifikater på nett, og den siterte dokumentasjonen beskriver ingen egen verifiseringsrute for oppdragsgivere. Send den navngitte arbeidstakeren, arbeidsgiveren, A1-referansen, artikkelgrunnlaget og de planlagte utsendingsdatoene til ZZZS via institusjonens offisielle kontaktrute, og be om bekreftelse på sertifikatets gyldighet eller på institusjonens fastsatte verifiseringsprosess. Hvis det ikke finnes en egen rute for oppdragsgivere, må din arbeidsgivers juridiske team ta opp forespørselen direkte med ZZZS i stedet for å godta sertifikatet fra byrået.

Tysklands utsendingsmelding er en elektronisk erklæring, ikke en tillatelse. Den offisielle portalen er meldeportalen for minstelønn, meldeportal-mindestlohn.de.

Arbeidsgivere med forretningssted utenfor Tyskland som sender arbeidstakere til Tyskland for å utføre arbeid eller levere en tjeneste, må sende inn erklæringer elektronisk via denne portalen. Melding per faks er ikke lenger mulig. Den samme plikten gjelder utenlandske leverandører eller utleiere som leier ut arbeidstakere for arbeid eller tjenester i Tyskland.

Plikten gjelder for utsendinger innenfor bransjene som er oppført i §2a i Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, blant annet bygg og anlegg, hotell og servering, persontransport, transport og logistikk, tivoli og messer, industrirenhold, oppsett og nedrigging av messer, kjøttindustrien, privat sikkerhet, og frisør- og kosmetikkbransjen.

Ikke anta at et sveiseteam automatisk regnes som bygg- og anleggsarbeid. Et metallbearbeidingsanlegg kan være industriarbeid snarere enn en byggeplass, men det avhenger av den faktiske aktiviteten og stedet. Der ingen melding kreves, bør leverandøren gi en skriftlig erklæring som navngir grunnen. Der plikten gjelder, be om portalbekreftelsen eller referansen, ikke bare en forsikring.

Tabellen nedenfor er mappen som skal overleveres til juridisk avdeling. Obligatorisk betyr at elementet kreves av kilden som er navngitt i raden, der det strukturelle eller bransjemessige vilkåret er oppfylt. Anbefalte rader er kontrollpunkter for oppdragsgivers egen aktsomhetsvurdering: de styrker dokumentasjonen, men de siterte kildene fastslår dem ikke som lovpålagte dokumenter. Ingen rad avhenger av et Evroproces-spesifikt dokument eller nummer.

Denne sjekklisten omfatter juridiske dokumenter og støttedokumentasjon fra oppdragsgiveren, ikke frivillige sertifiseringer eller kvalitetsmerker. En frivillig sertifisering kan støtte leverandørvurderingen, men den erstatter ikke en oppføring i det slovenske registeret for arbeidsformidling der det kreves, en tysk AÜG Erlaubnis der utleie gjelder, et A1-sertifikat, eller en påkrevd tysk melding.

Sjekkliste for aktsomhetsvurdering av en slovensk leverandør som skal sende arbeidstakere til Tyskland. Basert på de slovenske reglene for lisens til arbeidsformidling og det offentlige registeret, den tyske AÜG-teksten, ZZZS' A1-regler og den tyske meldeplikten for utsendte arbeidstakere. Dette er generell veiledning, ikke juridisk rådgivning for en bestemt kontrakt.

Bestått/advarsel/ikke bestått-regelen er streng på innleveringsdatoen. Et manglende obligatorisk dokument på dagen dokumentasjonen leveres inn, er et «ikke bestått», eller i beste fall en betinget godkjenning med en datert korrigeringsplan. Det er aldri en grunn til å signere først og samle inn dokumenter etterpå. En manglende utsendingsmelding er bare en advarsel når leverandøren gir en skriftlig begrunnelse som forklarer hvorfor bransjen faller utenfor plikten. Fravær fra det slovenske registeret når definisjonen av arbeidsformidling er oppfylt, er et automatisk «ikke bestått».

Gjennomfør denne dokumentkontrollen sammen med åpenhetssjekkene i veiledningen Røde flagg og grønne flagg når du velger et bemanningsbyrå. En komplett mappe er ikke det samme som en sannferdig en.

Evroproces d.o.o. er et slovensk bemanningsbyrå grunnlagt i Maribor i 2014, som formidler sveisere, elektrikere, låsesmeder, rørleggere og generelle arbeidslag til selskaper i hele EU og EØS. Selskapets egen beskrivelse er at arbeidsformidlingen skjer under selskapets EU-modell for etterlevelse av regelverket for utsendte arbeidstakere — rammeverket i direktiv 96/71/EF — med A1-sertifikater som dokumenterer utsendte arbeidstakeres trygdedekning. Overfor arbeidsgivere sier Evroproces at de håndterer papirarbeidet knyttet til utsendingen: arbeidskontrakter, A1-sertifikater, trygdemeldinger og lovlig lønnsutbetaling, der et A1-sertifikat ordnes før hver utsending.

Behandle disse uttalelsene som selskapets egen beskrivelse av sin modell, ikke som bevis for at modellen stemmer. Be deretter Evroproces om å levere radene ovenfor: bevis på juridisk eksistens, den slovenske lisensoppføringen for arbeidsformidling eller en skriftlig juridisk begrunnelse, den tyske AÜG Erlaubnis eller en skriftlig begrunnelse, ZZZS A1-sertifikatene for hver navngitte arbeidstaker, og den tyske utsendingsmeldingen eller en skriftlig begrunnelse. Denne artikkelen hevder ikke at Evroproces for øyeblikket innehar eller mangler noen bestemt lisens eller registrering. Dokumentasjonen etterspørres og kontrolleres deretter hos kilden.

Evroproces beskriver sin tilnærming til etterlevelse på siden Compliance. Behandle den siden som en egen beskrivelse av modellen og test den mot dokumentasjonsmappen ovenfor, ikke som bevis. Spør hvilken verifiseringsprosess som ligger bak arbeidstakerdokumentene; Evroproces beskriver sin praksis i Hvordan Evroproces verifiserer sveisere, elektrikere, rørleggere og anleggsteam. Hvis du ønsker å drøfte bemanningsbehovet før du sender inn en formell forespørsel, er kontaktsiden stedet for den samtalen.

Dette rammeverket er bygget for en slovensk leverandør som sender arbeidstakere til Tyskland. Andre avsender- og vertsland kan bruke andre registre, skjemaer og lisensnavn. Evroproces' blogg og sider er generell veiledning, ikke juridisk rådgivning. Før du signerer en rammeavtale, send den ferdigstilte dokumentasjonen til ditt eget juridiske team for skriftlig godkjenning, spesielt der grensen mellom strukturene er omstridt.

Hvis dokumentkontrollen fortsatt virker plausibel etter at du har brukt tabellen, send teamforespørselen via Be om arbeidstakere og be Evroproces om å levere dokumentasjonsmappen før du signerer. Den forespørselen ber ikke Evroproces om å bekrefte at den består; den ber om dokumentene nevnt ovenfor. Hvis du fant et automatisk «ikke bestått»-gap, er neste steg ditt juridiske team, ikke et skjema.