Godišnji odmor u Danskoj: 25 dana za švedske poslodavce

Švedske kompanije koje šalju zaposlene u Dansku ili tamo pokreću poslovanje brzo uviđaju da se radno pravo razlikuje u ključnim pitanjima. Jedna od najsloženijih oblasti jesu propisi o godišnjem odmoru, gde razlike između država često dovode do neočekivanih administrativnih grešaka. Obračun zarada, planiranje odsustava i poštovanje propisa za zaposlene s druge strane Eresunda zahtevaju više od pukog prenošenja švedskih procedura.

Danski zakon o godišnjem odmoru, Ferieloven, detaljno uređuje kako se stiče pravo na odmor i isplaćuje naknada za njega. Za švedske poslodavce navikle na švedski zakon o godišnjem odmoru to znači velike promene u podešavanju sistema za obračun zarada i redovnom planiranju kadrova tokom godine. Zanemarivanje ovih razlika može dovesti do sporova sa sindikatima i sankcija, zbog čega je usklađenost sa propisima pitanje od presudnog značaja za poslovanje.

Osnovna razlika je u tome kako i kada zaposleni mogu da koriste plaćeni godišnji odmor. U Švedskoj se zakon o godišnjem odmoru, Semesterlagen, tradicionalno zasniva na sistemu odloženog korišćenja, u kojem se pravo na odmor stiče tokom jedne godine, od 1. aprila do 31. marta, a koristi se naredne godine. Novozaposleni u Švedskoj tokom prve godine često imaju pravo samo na neplaćeni godišnji odmor, osim ako se strane nisu dogovorile o korišćenju odmora unapred ili o sticanju prava na odmor i njegovom korišćenju u istom periodu.

Danska od septembra 2020. primenjuje potpuno drugačiji sistem istovremenog sticanja prava i korišćenja godišnjeg odmora, koji se na danskom naziva samtidighedsferie. Sticanje prava na plaćeni odmor i njegovo korišćenje odvijaju se u istom periodu, čime se uklanja dugo čekanje. Za svaki pun mesec zaposlenja u Danskoj zaposleni stiču pravo na 2,08 dana godišnjeg odmora, što odgovara zakonom propisanim 25 dana godišnje, odnosno pet nedelja. Ako zaposlenje traje kraće od mesec dana, zaposleni stiče pravo na 0,07 dana odmora za svaki dan zaposlenja.

Praktična posledica sistema samtidighedsferie jeste to što novozaposleni u Danskoj mogu da koriste plaćeni godišnji odmor već u mesecu nakon onog u kojem su stekli pravo na te dane odmora. Zaposleni koji počne da radi u septembru tako može da koristi plaćene dane odmora u oktobru. To od švedskih rukovodilaca zahteva sasvim drugačije planiranje kadrova, jer novozaposleni ne moraju da čuvaju dane odmora kao u švedskom sistemu, već mogu da ih koriste kako ih stiču.

Danska godina sticanja prava na godišnji odmor (optjeningsår) traje od 1. septembra do 31. avgusta naredne godine. Za razliku od standardnog švedskog perioda, ovakav raspored zahteva da švedske kompanije sa zaposlenima u obe države vode dva potpuno različita kalendara, što postavlja visoke zahteve u pogledu organizacije službe za obračun zarada.

Sticanje prava na godišnji odmor odvija se tokom dvanaest meseci, dok je danski period za njegovo korišćenje (ferieafholdelsesperiode) znatno duži. Traje 16 meseci, od 1. septembra do 31. decembra naredne godine. Zaposleni tako imaju još četiri meseca da iskoriste dane odmora stečene tokom poslednje godine sticanja prava, što olakšava planiranje zimskog odsustva.

Kada je reč o rasporedu korišćenja, zaposleni u Danskoj imaju zakonsko pravo na tri nedelje neprekidnog godišnjeg odmora, odnosno glavni odmor, u periodu od 1. maja do 30. septembra. Ako poslodavac određuje termin glavnog odmora, mora da obavesti zaposlenog najmanje tri meseca unapred, što zahteva blagovremenu komunikaciju na radnom mestu.

Za preostali deo godišnjeg odmora danski poslodavac mora da obavesti zaposlenog najmanje mesec dana pre nego što može da mu naloži korišćenje. Ova pravila sprečavaju slanje zaposlenih na odmor bez blagovremenog obaveštavanja i ograničavaju mogućnost nalaganja odsustva u periodima smanjenog obima narudžbina, za razliku od fleksibilnijih pregovora u Švedskoj.

Pored zakonom propisanih dana, mnogi danski poslodavci na osnovu kolektivnih ili pojedinačnih ugovora obezbeđuju pet dodatnih plaćenih dana odmora (feriefridage), čime ukupan godišnji odmor dostiže 30 dana, odnosno šest nedelja. Praznici koji su neradni dani u Danskoj ne uračunavaju se u 25 zakonom propisanih dana niti se odbijaju od preostalog godišnjeg odmora. Isto pravilo važi i u Švedskoj i štiti osnovno pravo zaposlenog na odmor.

Pored trajanja i rasporeda godišnjeg odmora, način obračuna i isplate naknade u Danskoj u potpunosti zavisi od toga da li je zaposleni plaćen po satu ili prima mesečnu zaradu. To se znatno razlikuje od švedskog sistema, u kome se naknada zarade tokom odmora i dodatak obračunavaju prema ujednačenijim modelima, bez obzira na način plaćanja.

Zaposleni u Danskoj koji su plaćeni po satu stiču pravo na naknadu za godišnji odmor (feriegodtgørelse/feriepenge) u visini 12,5 % bruto zarade koja ulazi u osnovicu za njen obračun, a sredstva se uplaćuju u sistem FerieKonto. Kada zaposleni želi da iskoristi godišnji odmor, podnosi zahtev za isplatu iz sistema FerieKonto, a poslodavac te dane odbija od preostalog godišnjeg odmora, bez isplate redovne zarade tokom odsustva.

Zaposleni u Danskoj koji primaju mesečnu zaradu imaju pravo na punu isplatu tokom godišnjeg odmora i dodatak za odmor (ferietillæg) u visini 1 % zarade. Ipak, mogu da se odluče i za naknadu za godišnji odmor u visini 12 %, bez dodatka, što znači da tokom odsustva ne primaju redovnu mesečnu zaradu.

Nakon obračuna naknade često se postavlja pitanje kako postupati sa neiskorišćenim godišnjim odmorom. Strani poslodavci neretko pogrešno smatraju da se preostali dani na kraju godine jednostavno mogu zameniti novčanom isplatom. Danska pravila su u tom pogledu veoma stroga kako bi zaštitila pravo zaposlenog na stvarni odmor i oporavak. Poslodavci u Danskoj ne mogu da otkupe zakonom propisani godišnji odmor niti da ga zamene novčanom naknadom tokom trajanja radnog odnosa; zaposleni mora da iskoristi dane odmora.

Na osnovu pisanog sporazuma između poslodavca i zaposlenog, do 5 dana godišnjeg odmora (peta nedelja) može se preneti u narednu godinu za korišćenje, ali prvih 20 dana mora da se iskoristi.

Po prestanku radnog odnosa zaposlenom mora da se isplati naknada za sve stečene, a neiskorišćene dane godišnjeg odmora, obično uplatom u sistem FerieKonto.

Prekogranični radnici s prebivalištem u Švedskoj koji rade u Danskoj suočavaju se sa posebnim okolnostima kada im prestane radni odnos. Mnogi pretpostavljaju da će im se prikupljena sredstva za naknadu za godišnji odmor automatski uplatiti na bankovni račun kada napuste danskog poslodavca i vrate se na švedsko tržište rada. Međutim, to nije slučaj, pa je važno da švedski poslodavci upoznaju zaposlene koji odlaze sa pravilima koja zaista važe, kako novac ne bi bio izgubljen.

Osobe s prebivalištem u inostranstvu (npr. u Švedskoj) koje su radile u Danskoj i napuštaju dansko tržište rada moraju same da podnesu zahtev za isplatu prikupljenih sredstava za naknadu za godišnji odmor iz sistema FerieKonto, jer se isplata ne vrši automatski.

Za ovaj postupak postoji i strog rok koji moraju da poznaju i poslodavci i zaposleni. Zahtev za isplatu naknade za godišnji odmor nakon prestanka radnog odnosa u Danskoj mora da se podnese najkasnije 6 meseci nakon prestanka rada i eventualne odjave.

Ova posebna pravila za osobe sa prebivalištem u inostranstvu i strogi rokovi pokazuju da prekogranično poslovanje zahteva visok stepen administrativne preciznosti. Usklađivanjem Vaših sistema za obračun zarada i ugovora sa zahtevima zakona Ferieloven izbegavate skupe greške pri prekograničnom radu. Nije reč samo o isplati tačne zarade, već i o razumevanju kako su sticanje prava na godišnji odmor, najava njegovog korišćenja i dostavljanje podataka sistemu FerieKonto međusobno povezani u svakodnevici Vaših zaposlenih.

Za švedske poslodavce ključno je da uspostave jasne procedure za evidentiranje radnog vremena i planiranje godišnjih odmora, potpuno odvojene od švedskih pravila. Ako blagovremeno obučite rukovodioce i zaposlene zadužene za obračun zarada za primenu danskih propisa, postavićete temelje za stabilno i zakonito poslovanje u Danskoj.