Dessa sex dokument är obligatoriska för ett Vander Elst-visum

Företag som är verksamma på den europeiska inre marknaden behöver ofta snabbt kunna förflytta sin arbetskraft över gränserna. När dessa arbetstagare är icke-EU-medborgare kan vanliga immigrationsregler stoppa verksamheten. Vander Elst-visumet löser detta problem. Det gör det möjligt för en arbetsgivare baserad i ett EU-medlemsland att tillfälligt utstationera icke-EU-personal för att tillhandahålla tjänster i ett annat medlemsland utan att behöva skaffa ett nytt, separat arbetstillstånd för destinationslandet.

Denna mekanism gör gränsöverskridande tjänsteleveranser praktiskt genomförbara. Genom att ta bort kravet på vanliga arbetstillstånd i värdlandet säkerställer ramverket att företag kan fullgöra kontrakt på ett effektivt sätt. Men även om ett fullständigt arbetstillstånd inte krävs, är specifika administrativa åtgärder och obligatoriska dokument fortfarande nödvändiga för att säkerställa laglig inresa och regelefterlevnad.

Detta ramverk har sitt ursprung i en tvist som involverade Raymond Vander Elst, en belgisk rivningsentreprenör. År 1989 vann Vander Elst ett kontrakt för att utföra rivningsarbeten i Frankrike. Han försökte utstationera flera av sina marockanska anställda, som redan hade giltiga belgiska arbetstillstånd, till den franska arbetsplatsen. Franska myndigheter invände, vilket ledde till en banbrytande dom i EU-domstolen (ECJ) 1994 i mål C-43/93.

EU-domstolen (ECJ) slog fast att medlemsstater inte kan kräva ytterligare arbetstillstånd för tredjelandsmedborgare som redan är lagligt och stadigvarande anställda av ett EU-baserat företag som tillhandahåller tillfälliga gränsöverskridande tjänster. Att tvinga en arbetsgivare att skaffa nya tillstånd för befintlig personal begränsar friheten att tillhandahålla tjänster över gränserna. Denna dom fastställde att en arbetstagares rättsliga status i hemmedlemsstaten måste respekteras av värdlandet under tillfälliga uppdrag.

Senare försökte vissa medlemsstater begränsa denna frihet genom att kräva att arbetstagare skulle vara anställda under en minimiperiod innan de kunde utstationeras. EU-domstolen (ECJ) tog upp detta i en efterföljande dom från 2006, mål C-244/04. Domstolen förtydligade att medlemsstater inte har rätt att kräva en minsta tidigare anställningstid innan en arbetstagare kan utstationeras under Vander Elst-regimen. Detta innebär att en arbetsgivare kan anställa en arbetstagare utanför EU och utstationera denne till ett annat EU-land nästan omedelbart, förutsatt att alla andra juridiska villkor är uppfyllda.

Att uppfylla dessa lagliga villkor kräver att en exakt uppsättning dokument skickas in till värdlandets relevanta ambassad eller konsulat. Om så bara ett enda dokument saknas kan det leda till omedelbart avslag eller långa handläggningstider. Arbetsgivare och arbetstagare måste sammanställa dessa sex obligatoriska dokument innan de bokar en tid.

• Visumansökningsblankett: En fullständigt ifylld och undertecknad visumansökningsblankett. För utstationeringar till Tyskland är detta Videx-blanketten, som måste innehålla en undertecknad förklaring i enlighet med paragraf 54 i uppehållslagen.
• Giltigt pass: Ett giltigt, egenhändigt undertecknat pass som innehåller minst två helt tomma sidor. Passets giltighetstid måste sträcka sig minst sex månader bortom det förväntade avresedatumet från värdlandet.
• Bevis på laglig vistelse och arbetstillstånd: Dokumenterat bevis på laglig vistelse och arbetstillstånd i det sändande EU-landet, såsom ett giltigt tillfälligt uppehållskort eller ett visum för längre vistelse som visar att arbetstagaren är lagligt anställd där.
• Anställningsavtal: Ett giltigt anställningsavtal med den sändande arbetsgivaren. Detta avtal måste styrka att anställningen inte enbart är till för utstationeringen och att arbetstagaren kommer att återvända till det sändande landet efter att uppdraget har avslutats.
• Undertecknat tjänsteavtal: Det undertecknade tjänsteavtalet mellan det sändande företaget och värdföretaget i det mottagande EU-landet. Detta dokument måste tydligt beskriva det tillfälliga projektet, tjänsternas varaktighet och de utstationerade arbetstagarnas specifika roller.
• Bevis på heltäckande sjukförsäkring: Bevis på en heltäckande sjukförsäkring som är giltig i både det sändande landet och värdlandet under hela utstationeringens varaktighet. Godtagbara bevis inkluderar ett EHIC-kort, ett A1-intyg eller en privat reseförsäkring.

Att samla in dessa dokument är bara grunden. Även om kärnlistan förblir densamma tillämpar olika EU-länder olika tröskelvärden, undantag och handläggningstider som arbetsgivare måste förhålla sig till.

Bland dessa länder tillämpar Tyskland stränga regler för när ett Vander Elst-visum krävs. Ett visum är obligatoriskt om utstationeringen till Tyskland överstiger tre månader, eller om arbetstagaren endast har ett tillfälligt uppehållstillstånd i utsändningslandet, till exempel ett som är giltigt i upp till fem år. I dessa fall måste arbetstagaren ansöka om visum innan han eller hon reser in i Tyskland för att påbörja uppdraget.

Det finns ett betydande undantag för arbetstagare som har ställning som varaktigt bosatta. Om en tredjelandsmedborgare har ställning som varaktigt bosatt i en annan EU-stat i enlighet med direktiv 2003/109/EG, är de undantagna från det tyska visumkravet. Detta undantag gäller för tillfälligt tillhandahållande av tjänster i upp till 90 dagar under en tolvmånadersperiod. För utstationeringar som varar längre än 90 dagar gäller det vanliga visumförfarandet oavsett uppehållsstatus.

För en ansökan om Vander Elst-visum som lämnas in till Tysklands ambassad i Warszawa, Polen, är den vanliga handläggningsavgiften cirka 400 PLN eller 75 EUR. Denna avgift måste betalas kontant i den lokala valutan.

Arbetsgivare bör planera för eventuella förseningar i kontakten med tyska myndigheter. Europeiska kommissionen har kritiserat de tyska myndigheterna eftersom de faktiska handläggningstiderna för ett Vander Elst-visum ofta överskrider den tidsgräns på fem dagar som CJEU anser vara proportionerlig. Även om domstolen förväntar sig en snabb hantering för att skydda friheten att tillhandahålla tjänster, är administrativa flaskhalsar fortfarande vanliga.

Utöver Tyskland hanterar andra europeiska länder utstationeringar från länder utanför EU med sina egna procedurvariationer. I Belgien behöver tredjelandsmedborgare som utstationeras från ett annat EU-land varken arbetstillstånd eller visum för vistelser under 90 dagar. Arbetsgivaren måste dock skicka in en LIMOSA-deklaration elektroniskt innan arbetet påbörjas.

Spanien har nyligen uppdaterat sitt regelverk. Under den nya utlänningsförordningen som trädde i kraft den 20 maj 2025, införlivar Spanien direkt regelverket för gränsöverskridande tillhandahållande av tjänster. Detta gör det möjligt för arbetstagare från länder utanför EU som är lagligen bosatta i ett annat EU-land att arbeta tillfälligt utan ett spanskt arbetstillstånd. Om utstationeringen överstiger 90 dagar krävs dock ett uppehållsvisum. Dessutom föreskriver den spanska lagen 45/1999 att arbetsgivaren elektroniskt måste anmäla utstationeringen till den behöriga spanska arbetsmarknadsmyndigheten innan arbetet påbörjas, oavsett hur kort uppdraget är.

I Italien regleras Van der Elst-förfarandet av artikel 27, paragraf 1-bis i lagdekret 286/98. Denna specifika bestämmelse gör det möjligt för företag att kringgå det vanliga årliga kvotsystemet och kravet på "nulla osta" (arbetstillstånd). Även om inreseprocessen är förenklad slutar inte de administrativa skyldigheterna där. Utstationerade arbetstagare i Italien under Van der Elst-ramverket måste ansöka om uppehållstillstånd inom åtta arbetsdagar efter inresan i landet.

Irland erbjuder ett längre tidsfönster för tillfälliga utstationeringar men upprätthåller stränga inresevillkor. Det irländska Van der Elst-visumet tillåter medborgare utanför EES att arbeta under en tillfällig period på upp till 12 på varandra följande månader. För att kvalificera sig måste arbetstagaren vara lagligen bosatt och lagligt anställd i ett annat EU-medlemsland. Denna gräns på 12 månader ger betydande flexibilitet för långsiktiga bygg- eller ingenjörsprojekt.

För projekt i Österrike använder staten ett högt integrerat system för att övervaka utstationerade arbetstagare. När en arbetsgivare utstationerar en tredjelandsmedborgare till Österrike måste denne skicka in en formell anmälan. Den centrala samordningsmyndigheten (ZKO) vidarebefordrar automatiskt denna anmälan om utstationering till arbetsförmedlingen (AMS) för tredjelandsmedborgare, som därefter utfärdar en EU-utstationeringsbekräftelse.

Visumkraven i Österrike bestäms av uppdragets varaktighet. Tredjelandsmedborgare som utstationeras till Österrike i mindre än sex månader måste ansöka om ett visum för "uppehållstillstånd - utstationerad arbetstagare". Denna ansökan måste lämnas in till den behöriga österrikiska ambassaden eller konsulatet i arbetstagarens bosättningsland innan resan påbörjas.

Att hantera dessa skiftande nationella processer kräver noggranna förberedelser. Även om Vander Elst-ramverket undanröjer behovet av vanliga arbetstillstånd, är kravet på att samla in de sex obligatoriska dokumenten fortfarande absolut. Arbetsgivare måste säkra dessa dokument tidigt i planeringsfasen för att undvika administrativa förseningar och säkerställa att deras personal kan börja arbeta lagligt från dag ett.

Brister i efterlevnaden kan leda till projektförseningar, ekonomiska sanktioner och skadat anseende. Genom att upprätta en tydlig checklista och förstå de nationella skillnaderna i Tyskland, Belgien, Spanien, Italien, Irland och Österrike kan företag genomföra gränsöverskridande utstationeringar med tillförsikt.