Disse seks dokumenter er obligatoriske for et Vander Elst-visum

Virksomheder, der opererer på det europæiske indre marked, har ofte brug for hurtigt at udstationere deres arbejdsstyrke på tværs af grænser. Når disse medarbejdere er ikke-EU-borgere, kan de almindelige immigrationsregler standse driften. Vander Elst-visummet løser dette problem. Det gør det muligt for en arbejdsgiver, der er etableret i et EU-medlemsland, midlertidigt at udstationere ikke-EU-medarbejdere til at levere tjenesteydelser i et andet medlemsland uden at skulle indhente en ny, separat arbejdstilladelse i modtagerlandet.

Denne mekanisme gør grænseoverskridende levering af tjenesteydelser praktisk anvendelig. Ved at fjerne kravet om standardarbejdstilladelser i værtslandet sikrer rammerne, at virksomheder kan opfylde kontrakter effektivt. Men selvom en egentlig arbejdstilladelse omgås, er specifikke administrative trin og obligatoriske dokumenter stadig nødvendige for at sikre lovlig indrejse og overholdelse af reglerne.

Dette rammeværk har sin oprindelse i en tvist, der involverede Raymond Vander Elst, en belgisk nedrivningsentreprenør. I 1989 vandt Vander Elst en kontrakt om at udføre nedrivningsarbejde i Frankrig. Han forsøgte at udstationere flere af sine marokkanske medarbejdere, som allerede havde gyldige belgiske arbejdstilladelser, til den franske arbejdsplads. De franske myndigheder gjorde indsigelse, hvilket førte til en skelsættende dom fra EU-Domstolen (ECJ) i 1994 i sag C-43/93.

EU-Domstolen fastslog, at medlemsstaterne ikke kan kræve yderligere arbejdstilladelser for tredjelandsstatsborgere, som allerede er lovligt og fast ansat i en EU-baseret virksomhed, der leverer midlertidige grænseoverskridende tjenesteydelser. At tvinge en arbejdsgiver til at indhente nye tilladelser til eksisterende medarbejdere begrænser den frie udveksling af tjenesteydelser hen over grænserne. Denne dom slog fast, at en arbejdstagers juridiske status i hjemlandet skal respekteres af værtslandet under midlertidige udstationeringer.

Senere forsøgte nogle medlemsstater at begrænse denne frihed ved at kræve, at arbejdstagere skulle være ansat i en minimumsperiode, før de kunne udstationeres. EU-Domstolen behandlede dette i en efterfølgende dom fra 2006 i sag C-244/04. Domstolen præciserede, at medlemsstaterne ikke har tilladelse til at kræve en forudgående minimumsperiode for ansættelsen, før en arbejdstager kan udstationeres under Vander Elst-ordningen. Det betyder, at en arbejdsgiver kan ansætte en ikke-EU-arbejdstager og udstationere vedkommende til et andet EU-land næsten med det samme, forudsat at alle andre juridiske betingelser er opfyldt.

Opfyldelse af disse juridiske betingelser kræver indsendelse af et præcist sæt dokumenter til værtslandets relevante ambassade eller konsulat. Hvis blot et enkelt dokument mangler, kan det føre til øjeblikkeligt afslag eller lange forsinkelser i sagsbehandlingen. Arbejdsgivere og arbejdstagere skal samle disse seks obligatoriske dokumenter, før de booker en aftale.

• Visumansøgningsskema: Et fuldstændigt udfyldt og underskrevet visumansøgningsskema. Ved udstationeringer til Tyskland er dette Videx-skemaet, som skal indeholde en underskrevet erklæring i henhold til opholdslovens § 54.
• Gyldigt pas: Et gyldigt, håndunderskrevet pas, der indeholder mindst to helt tomme sider. Passets gyldighed skal strække sig mindst seks måneder ud over den forventede afrejsedato fra værtslandet.
• Bevis for lovligt ophold og arbejdstilladelse: Dokumenteret bevis for lovligt ophold og en arbejdstilladelse i det afsendende EU-land, såsom et gyldigt midlertidigt opholdskort eller et visum til længerevarende ophold, der viser, at arbejdstageren er lovligt ansat der.
• Ansættelseskontrakt: En gyldig ansættelseskontrakt med den afsendende arbejdsgiver. Denne kontrakt skal bevise, at ansættelsen ikke udelukkende har til formål at udstationere medarbejderen, og at medarbejderen vil vende tilbage til afsenderlandet, efter udstationeringen er afsluttet.
• Underskrevet tjenesteydelsesaftale: Den underskrevne tjenesteydelsesaftale mellem den afsendende virksomhed og værtsvirksomheden i det modtagende EU-land. Dette dokument skal klart beskrive det midlertidige projekt, varigheden af tjenesteydelserne og de udstationerede medarbejderes specifikke roller.
• Bevis for omfattende sygeforsikring: Bevis for en omfattende sygeforsikringsdækning, der er gyldig i både afsender- og værtslandet i hele udstationeringens varighed. Godkendt dokumentation omfatter et EHIC-kort, et A1-certifikat eller en privat rejsesygeforsikring.

Indsamlingen af disse dokumenter er kun det grundlæggende udgangspunkt. Selvom kernelisten forbliver den samme, anvender forskellige EU-lande forskellige tærskler, undtagelser og sagsbehandlingstider, som arbejdsgivere skal navigere i.

Blandt disse lande håndhæver Tyskland strenge regler for, hvornår et Vander Elst-visum er påkrævet. Et visum er obligatorisk, hvis udstationeringen til Tyskland overstiger tre måneder, eller hvis arbejdstageren kun har en midlertidig opholdstilladelse i afsendelseslandet, f.eks. en, der er gyldig i op til fem år. I disse tilfælde skal arbejdstageren ansøge om visummet inden indrejse i Tyskland for at påbegynde opgaven.

Der er en væsentlig fritagelse for arbejdstagere, der har status som fastboende udlænding. Hvis en tredjelandsstatsborger har status som fastboende udlænding i henhold til direktiv 2003/109/EF i et andet EU-land, er vedkommende fritaget for det tyske visumkrav. Denne fritagelse gælder for midlertidig tjenesteydelse i op til 90 dage inden for en periode på 12 måneder. Ved udstationeringer på over 90 dage gælder den almindelige visumprocedure uanset opholdsstatus.

For en ansøgning om Vander Elst-visum, der indgives til den tyske ambassade i Warszawa i Polen, er det standardmæssige behandlingsgebyr ca. 400 PLN eller 75 EUR. Dette gebyr skal betales kontant i den lokale valuta.

Arbejdsgivere bør indstille sig på potentielle forsinkelser i kontakten med de tyske myndigheder. Europa-Kommissionen har kritiseret de tyske myndigheder, fordi de faktiske sagsbehandlingstider for et Vander Elst-visum ofte overstiger grænsen på fem dage, som EU-Domstolen anser for at være proportionel. Selvom domstolen forventer en hurtig sagsbehandling for at beskytte den frie udveksling af tjenesteydelser, er administrative flaskehalse fortsat udbredte.

Udover Tyskland administrerer andre europæiske lande udstationeringer fra lande uden for EU med deres egne proceduremæssige variationer. I Belgien har tredjelandsstatsborgere, der udstationeres fra et andet EU-land, ikke brug for en arbejdstilladelse eller et visum til ophold under 90 dage. Arbejdsgiveren skal dog indsende en LIMOSA-erklæring elektronisk, før arbejdet påbegyndes.

Spanien har for nylig opdateret sine rammer. Under den nye udlændingebekendtgørelse, som trådte i kraft den 20. maj 2025, indarbejder Spanien rammerne for grænseoverskridende tjenesteydelser direkte. Dette gør det muligt for arbejdstagere fra lande uden for EU, som har lovligt ophold i et andet EU-land, at arbejde midlertidigt uden en spansk arbejdstilladelse. Hvis udstationeringen overstiger 90 dage, kræves der dog et opholdsvisum. Desuden foreskriver den spanske lov 45/1999, at arbejdsgiveren elektronisk skal underrette den kompetente spanske arbejdsmyndighed om udstationeringen, før arbejdet påbegyndes, uanset hvor kortvarig opgaven er.

I Italien er Van der Elst-proceduren reguleret af artikel 27, stk. 1-bis i lovdekret 286/98. Denne specifikke bestemmelse gør det muligt for virksomheder at gå udenom det almindelige årlige kvotesystem og kravet om "nulla osta" (arbejdstilladelse). Selvom indrejseprocessen er forenklet, slutter de administrative forpligtelser ikke der. Udstationerede medarbejdere i Italien under Van der Elst-ordningen skal ansøge om opholdstilladelse inden for otte arbejdsdage efter indrejsen i landet.

Irland tilbyder et længere tidsrum for midlertidige udstationeringer, men opretholder strenge indrejsebetingelser. Det irske Van der Elst-visum giver statsborgere fra lande uden for EØS mulighed for at arbejde i en midlertidig periode på op til 12 på hinanden følgende måneder. For at være berettiget skal medarbejderen have lovligt ophold og være lovligt ansat i et andet EU-medlemsland. Denne grænse på 12 måneder giver betydelig fleksibilitet til langsigtede bygge- eller ingeniørprojekter.

For projekter i Østrig anvender staten et højt integreret system til overvågning af udstationerede medarbejdere. Når en arbejdsgiver udstationerer en tredjelandsstatsborger til Østrig, skal vedkommende indsende en formel anmeldelse. Det centrale koordineringskontor (ZKO) videresender automatisk denne anmeldelse af udstationering til den offentlige arbejdsformidling (AMS) for tredjelandsstatsborgere, som derefter udsteder en EU-udstationeringsbekræftelse.

Visumkravene i Østrig bestemmes af opgavens varighed. Tredjelandsstatsborgere, der udstationeres til Østrig i mindre end seks måneder, skal ansøge om et visum til "opholdstilladelse - udstationeret medarbejder". Denne ansøgning skal indsendes til den kompetente østrigske ambassade eller konsulat i medarbejderens bopælsland, før de rejser.

Håndteringen af disse forskellige nationale processer kræver omhyggelig forberedelse. Selvom Vander Elst-rammen fjerner behovet for standardarbejdstilladelser, er kravet om at indsamle de seks obligatoriske dokumenter fortsat absolut. Arbejdsgivere skal sikre sig disse dokumenter tidligt i planlægningsfasen for at undgå administrative forsinkelser og sikre, at deres medarbejdere kan påbegynde arbejdet lovligt fra dag ét.

Manglende compliance kan føre til projektforsinkelser, økonomiske sanktioner og skade på omdømmet. Ved at udarbejde en klar tjekliste og forstå de nationale forskelle i Tyskland, Belgien, Spanien, Italien, Irland og Østrig kan virksomheder gennemføre grænseoverskridende udstationeringer med tillid.