Entsendung von Arbeitnehmern nach Deutschland: So funktioniert die Registrierung im Zoll-Portal

Die Entsendung von Mitarbeitern über Grenzen hinweg innerhalb der Europäischen Union erfordert die strikte Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze. Wenn ein Unternehmen mit Sitz außerhalb Deutschlands Personal für Dienstleistungen auf deutschem Staatsgebiet einsetzt, muss der Arbeitgeber bestimmte Meldeverfahren einhalten. Diese gesetzliche Anforderung gilt für Arbeitgeber mit Sitz im Ausland, die ihre entsandten Arbeitnehmer vor Beginn jeglicher Arbeiten über das offizielle deutsche Mindestlohnportal registrieren müssen. Für diese Verpflichtung gibt es keine Schonfrist. Die Registrierung muss abgeschlossen sein, bevor der Arbeitnehmer seine Tätigkeit aufnimmt, unabhängig davon, wie kurz der geplante Einsatz ist.

Das Registrierungsverfahren ist keine bloße administrative Empfehlung, sondern eine strikte gesetzliche Voraussetzung. Die deutschen Behörden überwachen die einreisenden Arbeitskräfte, um Sozialdumping zu verhindern und sicherzustellen, dass ausländische Arbeitnehmer die gleichen Standard-Schutzrechte erhalten wie einheimische Beschäftigte. Die Nichtregistrierung vor Beginn der physischen Arbeit auf deutschem Boden stellt einen unmittelbaren Compliance-Verstoß dar, der den Zeitplan von Projekten stören und zu empfindlichen Verwaltungsstrafen führen kann.

Die Pflicht zur Meldung beim deutschen Zoll gilt für bestimmte Hochrisikosektoren, die in § 2a des Schwarzarbeitbekämpfungsgesetzes aufgeführt sind. Diese Branchen unterliegen aufgrund historischer Entwicklungen bei Schwarzarbeit und Lohndumping einer genaueren Überprüfung. Zu den meldepflichtigen Branchen gehören das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, die Personenbeförderung, das Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe, die Gebäudereinigung, das Schaustellergewerbe, die Forstwirtschaft, das Wach- und Sicherheitsgewerbe, der Messebau, die Fleischwirtschaft, die Prostitution sowie das Friseurhandwerk und die Kosmetik.

Wenn Ihr Unternehmen in diesen spezifischen Branchen tätig ist, müssen Sie Ihre Mitarbeiter anmelden, es sei denn, sie fallen unter eindeutige gesetzliche Ausnahmen. Eine wesentliche Ausnahme basiert auf dem Verdienst des Arbeitnehmers. Eine Anmeldung ist nicht erforderlich, wenn das regelmäßige monatliche Entgelt eines Arbeitnehmers einen Bruttogrenzwert von 2.974 EUR überschreitet, sofern der Arbeitgeber nachweisen kann, dass er dieses Gehaltsniveau in den letzten 12 Monaten durchgehend gezahlt hat. Diese historische Gehaltskontinuität muss durch Entgeltunterlagen nachweisbar sein.

Ein weiterer Grenzwert vereinfacht die Compliance für Besserverdienende. Arbeitgeber sind ebenfalls von der Dokumentations- und Meldepflicht befreit, wenn das vereinbarte monatliche Gehalt des Arbeitnehmers 4.461 EUR brutto überschreitet. In diesem Fall ist der historische 12-Monats-Nachweis nicht erforderlich; das aktuelle vereinbarte Gehalt selbst löst die Befreiung aus.

Zudem sieht das Arbeitnehmer-Entsendegesetz eine eng gefasste Ausnahme für technisches Personal vor. Nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz sind Erstmontage- und Einbauarbeiten von bis zu acht Tagen Dauer vom gesetzlichen Mindestlohn ausgenommen, sofern es sich bei den Arbeiten nicht um Bauleistungen handelt.

Arbeitgeber, die Personal nach Deutschland entsenden, müssen ihre Gehaltsabrechnung an die lokalen gesetzlichen Mindeststandards anpassen. Mit Wirkung zum 1. Januar 2026 beträgt der gesetzliche Mindestlohn in Deutschland 13,90 Euro brutto pro Stunde. Dieser Satz stellt die absolute Untergrenze für jede auf deutschem Staatsgebiet erbrachte Arbeit dar. Bei der Planung längerer Projekte müssen künftige Erhöhungen berücksichtigt werden, da der gesetzliche Mindestlohn zum 1. Januar 2027 auf 14,60 Euro brutto pro Stunde steigen wird.

Ein entscheidendes rechtliches Detail ist, dass branchenspezifische Mindestlöhne aus Tarifverträgen dem gesetzlichen Mindestlohn vorgehen, sofern sie höher sind. Branchen wie das Bauwesen und die Gebäudereinigung haben häufig eigene, allgemeinverbindliche Tarifverträge. Ausländische Arbeitgeber müssen diese spezifischen Sätze recherchieren, da die Zahlung von lediglich dem gesetzlichen Standardmindestlohn in einem Sektor, der einem höheren Tarifvertrag unterliegt, einen schweren Verstoß gegen das deutsche Arbeitsrecht darstellt.

Die Einhaltung der Vorschriften erstreckt sich über den Stundenlohn hinaus auch auf die tägliche Arbeitszeit. Das deutsche Arbeitszeitgesetz begrenzt die tägliche Arbeitszeit auf 8 Stunden, die auf bis zu 10 Stunden verlängert werden kann, wenn der Durchschnitt innerhalb von 6 Monaten oder 24 Wochen 8 Stunden pro Werktag nicht überschreitet. Dies lässt wenig Spielraum für übermäßige Überstunden. Arbeitgeber müssen Schichten sorgfältig strukturieren, um sicherzustellen, dass diese Durchschnittswerte eingehalten werden und die Arbeitnehmer ihre gesetzlich vorgeschriebenen Ruhezeiten erhalten.

Um die Registrierungspflicht zu erfüllen, wird das offizielle Meldeportal-Mindestlohn unter www.meldeportal-mindestlohn.de aufgerufen. Das Portal unterstützt die Formularübermittlung in Deutsch, Englisch und Französisch, sodass ausländisches Verwaltungspersonal das System ohne professionelle Übersetzungsdienste nutzen kann.

Bei der Übermittlung einer Meldung führt das System den Benutzer durch mehrere Pflichtfelder. Um eine erfolgreiche Übermittlung zu gewährleisten, muss der Arbeitgeber bestimmte Betriebsdaten vorbereiten und eingeben. Die erforderlichen Informationen müssen vor Beginn des Einsatzes korrekt eingegeben werden.

Die Portalregistrierung muss das genaue Start- und Enddatum des Entsendezeitraums für jeden Arbeitnehmer enthalten. Der Arbeitgeber muss zudem den genauen Ort der Tätigkeit angeben, wie beispielsweise die spezifische Baustellenadresse oder den Dienstleistungsort. Darüber hinaus muss in der Registrierung der genaue Ort in Deutschland angegeben werden, an dem die erforderlichen Beschäftigungs- und Entgeltunterlagen zur Einsichtnahme bereitgehalten werden. Schließlich müssen Arbeitgeber einen Zustellungsbevollmächtigten und eine Kontaktperson mit Wohnsitz in Deutschland benennen, um offizielle Mitteilungen und Dokumente im Namen des Arbeitgebers entgegenzunehmen.

Die Übermittlung der ersten Portalmeldung ist nur der erste Schritt zur Einhaltung der Vorschriften während einer Entsendung. Sobald die Arbeit beginnt, muss der Arbeitgeber genaue Aufzeichnungen über die tatsächlich von jedem entsandten Arbeitnehmer geleisteten Arbeitsstunden führen. Arbeitszeitnachweise müssen bis zum Ende des siebten Kalendertags erstellt werden, der auf den Tag folgt, an dem die Arbeit verrichtet wurde. Eine Verzögerung dieser Dokumentation über die einwöchige Frist hinaus stellt einen Verstoß gegen die Vorschriften dar.

Die Dauer der Entsendung bestimmt auch, welche Gesetze auf das Arbeitsverhältnis Anwendung finden. Bei Entsendungen von mehr als 12 Monaten gelten die gesamten deutschen Arbeitsbedingungen, wobei dies durch die Übermittlung einer begründeten Mitteilung an den Zoll auf 18 Monate verlängert werden kann. Diese begründete Mitteilung muss die sachlichen Gründe für die Verlängerung, wie beispielsweise unerwartete Projektverzögerungen, darlegen, um die Anwendung des weitergehenden deutschen Arbeitsrechts vorübergehend zu vermeiden.

Besondere Regeln gelten, wenn Drittparteien an der Arbeitskräfte-Lieferkette beteiligt sind. Entleiher von Leiharbeitnehmern, die von ausländischen Leiharbeitsunternehmen überlassen werden, müssen ebenfalls sicherstellen, dass der Verleiher die Arbeitskräfte über das Portal registriert. Das entleihende Unternehmen in Deutschland darf nicht einfach davon ausgehen, dass die Vorschriften eingehalten wurden; es muss aktiv überprüfen, ob das ausländische Leiharbeitsunternehmen die Portalregistrierung vor dem Arbeitsbeginn der Mitarbeiter vor Ort abgeschlossen hat.

Die deutschen Behörden überwachen die Einhaltung der Entsendegesetze, und die Nichteinhaltung Ihrer administrativen Pflichten hat schwerwiegende finanzielle Folgen. Die Nichtübermittlung oder fehlerhafte Übermittlung einer Entsendemeldung stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einer Geldbuße von bis zu 30.000 EUR geahndet werden kann.

Das finanzielle Risiko erhöht sich drastisch, wenn der Verstoß die tatsächliche Vergütung und das Wohlergehen der Arbeitnehmer betrifft. Die Nichteinhaltung der gesetzlichen Mindestarbeitsbedingungen kann mit Bußgeldern von bis zu 500.000 EUR geahndet werden. Um diese empfindlichen Strafen zu vermeiden, müssen Unternehmen sicherstellen, dass jeder Arbeitnehmer vor dem Grenzübertritt auf dem Portal registriert wird und dass die lokalen Lohn- und Arbeitszeitgesetze während des gesamten Einsatzes strikt eingehalten werden.