Wie Sie eine Mitarbeiterentsendung nach Deutschland von 12 auf 18 Monate verlängern

Grenzüberschreitende Entsendungen nach Deutschland unterliegen strengen gesetzlichen Fristen. Nach dem deutschen Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) gilt für vorübergehende Einsätze eine Standardgrenze von 12 Monaten. Sobald ein entsandter Arbeitnehmer diese 12-Monats-Grenze überschreitet, gelten für seinen Arbeitsvertrag fast alle lokalen deutschen Arbeitsbedingungen und Arbeitsgesetze. Diese Änderung kann die Lohnkosten und den Verwaltungsaufwand für ausländische Arbeitgeber erheblich erhöhen.

Um die sofortige Anwendung dieser weitreichenden lokalen Vorschriften zu vermeiden, können Arbeitgeber die Standardfrist verlängern. Der deutsche Rechtsrahmen erlaubt es Unternehmen, diese Grenze auf bis zu 18 Monate auszudehnen. Um diesen sechsmonatigen Puffer zu sichern, muss der Arbeitgeber vor Ablauf der ursprünglichen 12-monatigen Beschäftigungsdauer in Deutschland eine begründete Mitteilung bei der deutschen Zollverwaltung einreichen.

Wenn eine Entsendung die 12-Monats-Grenze überschreitet – oder die 18-Monats-Marke, falls eine Verlängerung genehmigt wurde –, ändert sich der rechtliche Status des Arbeitnehmers. Von diesem Tag an regeln die Vorschriften des Aufnahmelandes Deutschland fast das gesamte Arbeitsverhältnis. Dieser Übergang bedeutet, dass der Arbeitgeber die Arbeitsbedingungen des Arbeitnehmers an die lokalen deutschen Standards anpassen muss, selbst wenn der ursprüngliche Arbeitsvertrag in einem anderen EU-Mitgliedstaat unterzeichnet wurde.

Unter diesen langfristigen Regelungen erhalten entsandte Arbeitnehmer das Recht auf zusätzliche lokale Leistungen, die in Deutschland Standard sind. Zu diesen Leistungen gehören allgemeinverbindliche Tariflöhne, Weihnachtsgeld und zusätzliches Urlaubsgeld. Wenn die Arbeit zudem in einer gefährlichen Umgebung stattfindet, müssen Arbeitgeber lokale Zulagen für gefährliche oder schmutzige Arbeiten zahlen. Diese obligatorischen Zuschläge können die finanziellen Kalkulationen eines langfristigen Projekts verändern.

Der Übergang zum deutschen Arbeitsrecht ist jedoch nicht völlig absolut. Das Arbeitnehmer-Entsendegesetz sieht einige spezifische Ausnahmen vor, um die Integrität des ursprünglichen Arbeitsverhältnisses zu schützen. Insbesondere gelten die Vorschriften des Aufnahmelandes nicht für Verfahrensvorschriften zur Vertragsbeendigung, nachvertragliche Wettbewerbsverbote und die betriebliche Altersversorgung. Diese drei Bereiche unterliegen weiterhin den Gesetzen des Herkunftslandes des Arbeitnehmers.

Die Erfassung der genauen Dauer einer Entsendung erfordert eine präzise Dokumentation. Arbeitgeber nehmen oft an, dass Tage abseits der Arbeitsstelle die Frist anhalten, doch das Gesetz sieht dies anders vor. Gemäß § 13c des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes wird jede vorübergehende Unterbrechung der Tätigkeit eines Arbeitnehmers in Deutschland voll auf die Beschäftigungsdauer angerechnet. Dies bedeutet, dass Wochenenden, Feiertage und arbeitsfreie Tage bei Teilzeit die 12-Monats-Grenze nicht unterbrechen oder verzögern.

Die Berechnungsregeln verhindern zudem, dass Arbeitgeber Personal rotieren lassen, um den Schwellenwert von 12 Monaten zu umgehen. Ersetzt ein Arbeitgeber einen entsandten Arbeitnehmer durch einen anderen Arbeitnehmer, der dieselben Tätigkeiten am selben Ort ausführt, müssen die Beschäftigungszeiten beider Arbeitnehmer addiert werden. Gemäß § 13c Absatz 7 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes gilt: Wenn die Gesamtdauer des abgelösten und des ablösenden Arbeitnehmers 12 Monate überschreitet – oder 18 Monate, falls eine Verlängerung gewährt wurde –, gelten die zusätzlichen deutschen Arbeitsbedingungen für den ablösenden Arbeitnehmer sofort ab dem allerersten Tag seiner Entsendung.

Um die Frist vollständig zurückzusetzen, muss eine echte Unterbrechung des Entsendemusters vorliegen. Kehrt ein Arbeitnehmer in sein Heimatland zurück und arbeitet dort mehrere Monate lang, bevor er im Rahmen eines völlig anderen Projekts erneut nach Deutschland entsandt wird, beginnt die Berechnung der Entsendedauer wieder bei null. Dieses Szenario stellt eine klare Zäsur dar, die den Beginn eines neuen 12-Monats-Zeitraums ermöglicht.

Umgekehrt führt der Wechsel eines Arbeitnehmers zwischen Kunden innerhalb Deutschlands nicht zu einer Rücksetzung. Beendet ein Arbeitnehmer einen Auftrag in Deutschland und beginnt unmittelbar danach einen anderen Auftrag für einen anderen Kunden, ohne dass dazwischen eine Beschäftigungszeit in einem anderen Mitgliedstaat liegt, werden die Zeiten addiert. Arbeitgeber müssen diese Übergänge genau überwachen, um sicherzustellen, dass sie den Schwellenwert nicht unbeabsichtigt überschreiten.

Die Sicherung der 18-monatigen Verlängerung erfordert eine formelle Mitteilung an die deutschen Behörden, bevor die ursprüngliche Frist abläuft. Die Mitteilung über die Verlängerung der Entsendung muss eingereicht werden, bevor der 12-monatige Beschäftigungszeitraum in Deutschland abläuft. Zu warten, bis der 12. Monat bereits verstrichen ist, ist zu spät, da die erweiterten lokalen Arbeitsbedingungen dann bereits automatisch in Kraft getreten sind.

Die Mitteilung muss in deutscher Sprache verfasst sein. Sie muss zudem in Textform gemäß § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) eingereicht werden. Diese gesetzliche Definition bedeutet, dass das Dokument aus lesbaren Schriftzeichen bestehen muss und der Urheber des Textes eindeutig identifizierbar sein muss. Erfreulicherweise ist für diese Mitteilung keine handschriftliche Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben, solange die Identität des Urhebers aus dem Text hervorgeht.

Arbeitgeber können die Verlängerungsmitteilung elektronisch einreichen, indem sie eine E-Mail an die empfohlene Adresse senden: mitteilung.langzeitentsendung@zoll.de. Um sicherzustellen, dass die Einreichung rechtswirksam ist, muss die E-Mail bestimmte Angaben enthalten.

1. Der Nachname, Vorname und das Geburtsdatum der jeweiligen entsandten Arbeitnehmer.
2. Der genaue Arbeitsort in Deutschland, was bei Bauarbeiten die konkrete Anschrift der Baustelle sein muss.
3. Die genauen Gründe, warum die 12-monatige Entsendedauer überschritten wird.
4. Die zum Zeitpunkt der Erstellung voraussichtliche Dauer der Beschäftigung in Deutschland.

Die Bewältigung der technischen Einrichtung der deutschen Zollverwaltung ist ein weiterer wesentlicher Aspekt der Compliance. Ein entscheidendes Detail, das viele ausländische Arbeitgeber übersehen, ist, dass die Generalzolldirektion keine Kopien der Meldungen aufbewahrt. Folglich müssen Arbeitgeber ihre eigenen Kopien der gesendeten Meldungen und die entsprechende Bestätigung aufbewahren. Im Falle einer Prüfung liegt die Beweislast vollständig beim Arbeitgeber, nachzuweisen, dass die Meldung rechtzeitig übermittelt wurde.

Die Verwaltung des E-Mail-Volumens, das an das Zollportal gesendet wird, erfordert ein sorgfältiges Timing. Aufgrund technischer Einschränkungen werden, wenn innerhalb einer Stunde mehrere E-Mails von derselben Adresse an die E-Mail-Adresse des Zolls gesendet werden, nur die ersten zehn E-Mails bestätigt. Alle weiteren E-Mails, die innerhalb desselben Zeitfensters von einer Stunde gesendet werden, erhalten keine automatische Bestätigung. Dies kann eine erhebliche Schwachstelle für Compliance-Manager darstellen, die ihre Einreichungen nachweisen müssen.

Um diese technischen Einschränkungen zu umgehen, sollten Arbeitgeber ihre Kommunikation bündeln. Arbeitgeber können mehrere Meldungen in einer einzigen E-Mail übermitteln, wenn sie mehrere langfristige Entsendungen verwalten. Dieser Ansatz reduziert das E-Mail-Volumen, umgeht das Limit von zehn E-Mails pro Stunde und stellt sicher, dass eine einzige Bestätigung mehrere Arbeitnehmer gleichzeitig abdeckt.

Das Versäumnis, die 12-Monats-Frist einzuhalten, oder das Ignorieren der strengen Melderichtlinien hat schwerwiegende finanzielle Folgen. Nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) stellt die Nichteinhaltung von Mindestarbeitsbedingungen oder die nicht ordnungsgemäße Meldung bei den Behörden eine Ordnungswidrigkeit dar. Diese Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße von bis zu 30.000 € geahndet werden.

Um Ihr Unternehmen vor diesen kostspieligen Strafen zu schützen, sollten Sie Ihre aktiven Entsendungen nach Deutschland unverzüglich überprüfen. Identifizieren Sie alle Mitarbeiter, die sich dem zehnten Monat vor Ort nähern, kalkulieren Sie potenzielle Überschneidungen bei Vertretungen und bereiten Sie die deutschsprachigen Meldungen für die Zollverwaltung rechtzeitig vor.