Diese sechs Dokumente sind für ein Vander-Elst-Visum zwingend erforderlich

Unternehmen, die im europäischen Binnenmarkt tätig sind, müssen ihre Arbeitskräfte oft schnell grenzüberschreitend einsetzen. Wenn es sich bei diesen Arbeitskräften um Nicht-EU-Bürger handelt, können die standardmäßigen Einreisebestimmungen den Betrieb blockieren. Das Vander-Elst-Visum löst dieses Problem. Es ermöglicht einem Arbeitgeber mit Sitz in einem EU-Mitgliedstaat, vorübergehend Nicht-EU-Personal zur Erbringung von Dienstleistungen in einen anderen Mitgliedstaat zu entsenden, ohne eine neue, separate Arbeitserlaubnis für das Zielland einholen zu müssen.

Dieser Mechanismus sorgt dafür, dass die grenzüberschreitende Erbringung von Dienstleistungen praktikabel bleibt. Durch den Wegfall der Anforderung von Standard-Arbeitserlaubnissen im Gastland stellt diese Regelung sicher, dass Unternehmen Verträge effizient erfüllen können. Obwohl eine vollständige Arbeitserlaubnis umgangen wird, bleiben bestimmte administrative Schritte und obligatorische Dokumente erforderlich, um eine legale Einreise und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Diese Regelung geht auf einen Rechtsstreit um Raymond Vander Elst, einen belgischen Abbruchunternehmer, zurück. Im Jahr 1989 erhielt Vander Elst den Zuschlag für Abbrucharbeiten in Frankreich. Er versuchte, mehrere seiner marokkanischen Angestellten, die bereits über eine gültige belgische Arbeitserlaubnis verfügten, auf der französischen Baustelle einzusetzen. Die französischen Behörden erhoben Einspruch, was zu einem wegweisenden Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im Jahr 1994 in der Rechtssache C-43/93 führte.

Der EuGH entschied, dass Mitgliedstaaten keine zusätzlichen Arbeitsgenehmigungen für Drittstaatsangehörige verlangen dürfen, die bereits rechtmäßig und gewöhnlich bei einem in der EU ansässigen Unternehmen beschäftigt sind, das vorübergehende grenzüberschreitende Dienstleistungen erbringt. Einen Arbeitgeber zu zwingen, neue Genehmigungen für bestehende Mitarbeiter einzuholen, schränkt die Dienstleistungsfreiheit über Grenzen hinweg ein. Dieses Urteil stellte fest, dass der rechtliche Status eines Arbeitnehmers im Herkunftsmitgliedstaat vom Aufnahmeland während vorübergehender Entsendungen respektiert werden muss.

Später versuchten einige Mitgliedstaaten, diese Freiheit einzuschränken, indem sie verlangten, dass Arbeitnehmer für einen Mindestzeitraum beschäftigt sein mussten, bevor sie entsandt werden konnten. Der EuGH befasste sich damit in einem nachfolgenden Urteil aus dem Jahr 2006, Rechtssache C-244/04. Das Gericht stellte klar, dass es den Mitgliedstaaten nicht gestattet ist, eine Mindestdauer der vorherigen Beschäftigung zu verlangen, bevor ein Arbeitnehmer im Rahmen der Vander-Elst-Regelung entsandt werden kann. Dies bedeutet, dass ein Arbeitgeber einen Nicht-EU-Arbeitnehmer einstellen und ihn fast sofort in ein anderes EU-Land entsenden kann, sofern alle anderen rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Die Erfüllung dieser rechtlichen Voraussetzungen erfordert die Einreichung bestimmter Dokumente bei der zuständigen Botschaft oder dem Konsulat des Gastlandes. Das Fehlen auch nur eines einzigen Dokuments kann zu einer sofortigen Ablehnung oder langen Bearbeitungsverzögerungen führen. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen diese sechs erforderlichen Dokumente zusammenstellen, bevor sie einen Termin vereinbaren.

• Visumantragsformular: Ein vollständig ausgefülltes und unterschriebenes Visumantragsformular. Für Entsendungen nach Deutschland ist dies das Videx-Formular, das eine unterzeichnete Erklärung gemäß § 54 Aufenthaltsgesetz enthalten muss.
• Gültiger Reisepass: Ein gültiger, handschriftlich unterschriebener Reisepass, der mindestens zwei völlig freie Seiten enthält. Die Gültigkeit des Reisepasses muss mindestens sechs Monate über das voraussichtliche Abreisedatum aus dem Gastland hinausgehen.
• Nachweis des rechtmäßigen Aufenthalts und der Arbeitserlaubnis: Ein dokumentierter Nachweis über den rechtmäßigen Aufenthalt und eine Arbeitserlaubnis im entsendenden EU-Land, wie z. B. eine gültige befristete Aufenthaltserlaubnis oder ein Visum für einen längerfristigen Aufenthalt, aus dem hervorgeht, dass der Arbeitnehmer dort rechtmäßig beschäftigt ist.
• Arbeitsvertrag: Ein gültiger Arbeitsvertrag mit dem entsendenden Arbeitgeber. Dieser Vertrag muss belegen, dass die Beschäftigung nicht ausschließlich zum Zweck der Entsendung erfolgt und dass der Arbeitnehmer nach Beendigung des Auslandseinsatzes in das Entsendeland zurückkehren wird.
• Unterzeichneter Dienstleistungsvertrag: Der unterzeichnete Dienstleistungsvertrag zwischen dem entsendenden Unternehmen und dem aufnehmenden Unternehmen im EU-Gastland. Dieses Dokument muss das befristete Projekt, die Dauer der Dienstleistungen und die spezifischen Aufgaben der entsandten Arbeitnehmer klar beschreiben.
• Nachweis einer umfassenden Krankenversicherung: Ein Nachweis über einen umfassenden Krankenversicherungsschutz, der sowohl im Entsende- als auch im Gastland für die gesamte Dauer der Entsendung gültig ist. Als Nachweis werden unter anderem eine EHIC-Karte, eine A1-Bescheinigung oder eine private Auslandsreisekrankenversicherung akzeptiert.

Das Zusammentragen dieser Dokumente ist nur die Grundvoraussetzung. Während die Kernliste einheitlich bleibt, wenden die verschiedenen EU-Länder unterschiedliche Schwellenwerte, Ausnahmen und Bearbeitungsfristen an, mit denen sich Arbeitgeber auseinandersetzen müssen.

Unter diesen Ländern setzt Deutschland strenge Regeln durch, wann ein Vander-Elst-Visum erforderlich ist. Ein Visum ist obligatorisch, wenn die Entsendung nach Deutschland drei Monate überschreitet oder wenn der Arbeitnehmer im Entsendeland nur eine befristete Aufenthaltserlaubnis besitzt, beispielsweise eine mit einer Gültigkeit von bis zu fünf Jahren. In diesen Fällen muss der Arbeitnehmer das Visum vor der Einreise nach Deutschland beantragen, um den Einsatz zu beginnen.

Es gibt eine bedeutende Ausnahme für Arbeitnehmer, die den Status eines langfristig Aufenthaltsberechtigten besitzen. Wenn ein Drittstaatsangehöriger einen langfristigen Aufenthaltsstatus gemäß der Richtlinie 2003/109/EG in einem anderen EU-Staat besitzt, ist er von der deutschen Visumpflicht befreit. Diese Befreiung gilt für die vorübergehende Erbringung von Dienstleistungen von bis zu 90 Tagen innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten. Bei Entsendungen von mehr als 90 Tagen gilt das Standard-Visumverfahren unabhängig vom Aufenthaltsstatus.

Für einen Antrag auf ein Vander-Elst-Visum, der bei der deutschen Botschaft in Warschau, Polen, eingereicht wird, beträgt die Standard-Bearbeitungsgebühr etwa 400 PLN oder 75 EUR. Diese Gebühr muss in bar in der Landeswährung bezahlt werden.

Arbeitgeber sollten bei der Zusammenarbeit mit den deutschen Behörden potenzielle Verzögerungen einplanen. Die Europäische Kommission hat die deutschen Behörden kritisiert, da die tatsächlichen Bearbeitungszeiten für ein Vander-Elst-Visum häufig die vom CJEU als verhältnismäßig erachtete Fünf-Tage-Frist überschreiten. Obwohl das Gericht eine schnelle Abwicklung erwartet, um die Dienstleistungsfreiheit zu schützen, sind administrative Engpässe nach wie vor an der Tagesordnung.

Über Deutschland hinaus regeln andere europäische Nationen die Entsendung von Nicht-EU-Bürgern mit eigenen verfahrenstechnischen Abweichungen. In Belgien benötigen Drittstaatsangehörige, die aus einem anderen EU-Land entsandt werden, für Aufenthalte von unter 90 Tagen weder eine Arbeitserlaubnis noch ein Visum. Der Arbeitgeber muss jedoch vor Arbeitsbeginn elektronisch eine LIMOSA-Erklärung einreichen.

Spanien hat kürzlich seinen rechtlichen Rahmen aktualisiert. Gemäß der neuen Einwanderungsregelung, die seit dem 20. Mai 2025 in Kraft ist, integriert Spanien den Rahmen für die grenzüberschreitende Erbringung von Dienstleistungen direkt. Dies ermöglicht es Nicht-EU-Arbeitnehmern, die ihren rechtmäßigen Wohnsitz in einem anderen EU-Staat haben, vorübergehend ohne spanische Arbeitserlaubnis zu arbeiten. Überschreitet die Entsendung jedoch 90 Tage, ist ein Visum zum Zweck des Aufenthalts erforderlich. Darüber hinaus schreibt das spanische Gesetz 45/1999 vor, dass der Arbeitgeber die zuständige spanische Arbeitsbehörde vor Beginn der Tätigkeit elektronisch über die Entsendung informieren muss, unabhängig davon, wie kurz der Einsatz ist.

In Italien wird das Van-der-Elst-Verfahren durch Artikel 27 Absatz 1-bis des Gesetzesdekrets 286/98 geregelt. Diese spezifische Bestimmung ermöglicht es Unternehmen, das standardmäßige jährliche Quotensystem und das Erfordernis der „nulla osta“ (Arbeitserlaubnis) zu umgehen. Obwohl das Einreiseverfahren vereinfacht ist, enden die administrativen Pflichten damit nicht. Entsandte Arbeitnehmer, die im Rahmen des Van-der-Elst-Verfahrens nach Italien kommen, müssen innerhalb von acht Werktagen nach der Einreise eine Aufenthaltserlaubnis beantragen.

Irland bietet ein längeres Zeitfenster für vorübergehende Entsendungen, behält jedoch strenge Einreisebedingungen bei. Das irische Van-der-Elst-Visum ermöglicht es Nicht-EWR-Bürgern, für einen vorübergehenden Zeitraum von bis zu 12 aufeinanderfolgenden Monaten zu arbeiten. Um sich zu qualifizieren, muss der Arbeitnehmer rechtmäßig in einem anderen EU-Mitgliedstaat ansässig und dort legal beschäftigt sein. Diese 12-Monats-Grenze bietet erhebliche Flexibilität für langfristige Bau- oder Engineering-Projekte.

Für Projekte in Österreich betreibt der Staat ein hochgradig integriertes System zur Überwachung entsandter Arbeitnehmer. Wenn ein Arbeitgeber einen Drittstaatsangehörigen nach Österreich entsendet, muss er eine formelle Meldung einreichen. Die Zentrale Koordinationsstelle (ZKO) leitet diese Entsendemeldung automatisch an das Arbeitsmarktservice (AMS) für Drittstaatsangehörige weiter, das daraufhin eine EU-Entsendebestätigung ausstellt.

Die Visumsanforderungen in Österreich richten sich nach der Dauer des Einsatzes. Drittstaatsangehörige, die für weniger als sechs Monate nach Österreich entsandt werden, müssen ein Visum für eine „Aufenthaltsbewilligung – Betriebsentsandter“ beantragen. Dieser Antrag muss vor der Einreise bei der zuständigen österreichischen Botschaft oder dem Konsulat im Wohnsitzland des Arbeitnehmers eingereicht werden.

Die Bewältigung dieser vielfältigen nationalen Prozesse erfordert eine sorgfältige Vorbereitung. Obwohl die Vander-Elst-Regelung die Notwendigkeit von Standard-Arbeitserlaubnissen aufhebt, bleibt die Verpflichtung zur Einholung der sechs obligatorischen Dokumente absolut bestehen. Arbeitgeber müssen diese Dokumente frühzeitig in der Planungsphase beschaffen, um administrative Verzögerungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter vom ersten Tag an legal mit der Arbeit beginnen können.

Compliance-Verstöße können zu Projektverzögerungen, Geldstrafen und Reputationsschäden führen. Durch die Erstellung einer klaren Checkliste und das Verständnis der nationalen Unterschiede in Deutschland, Belgien, Spanien, Italien, Irland und Österreich können Unternehmen grenzüberschreitende Entsendungen vertrauensvoll und sicher durchführen.