So erhalten Sie norwegische HMS-Karten für entsandte Bauarbeiter

In Norwegen müssen alle Beschäftigten auf Hoch- und Tiefbaustellen eine gültige Gesundheits-, Sicherheits- und Umweltkarte (HSE-Karte), auch bekannt als HMS-kort, bei sich tragen. Diese Anforderung gilt sowohl für norwegische als auch für ausländische entsandte Arbeitnehmer, unabhängig davon, ob es sich um langfristige oder kurzfristige Einsätze handelt.

Ohne eine gültige physische oder vorübergehende HSE-Karte wird den Arbeitnehmern der Zugang zu den Baustellen verweigert. Arbeitgebern, die diese Karten nicht bereitstellen, drohen Arbeitsstopps oder Geldstrafen durch die staatliche Arbeitsaufsichtsbehörde (Arbeidstilsynet).

Die Regelung deckt ein breites Spektrum an Rollen ab, die über die standardmäßigen Bauteams hinausgehen. Die Vorschrift gilt auch für Subunternehmer, Einzelunternehmer, Reinigungskräfte und bestimmte Transportarbeiter auf Baustellen. Dies bedeutet, dass alle Hilfskräfte oder selbstständigen Auftragnehmer, die die physische Baustelle zur Ausführung von Arbeiten betreten, registriert sein und ihre eigene Karte mitführen müssen.

Spezifische Transportsektoren sind ebenfalls von der Kartenpflicht betroffen, wenn sie auf oder im Umfeld dieser Baustellen tätig sind. Seit dem 1. Januar 2026 sind HSE-Karten für Unternehmen und Fahrer verpflichtend, die Güter für Dritte im Straßenverkehr mit leichten Nutzfahrzeugen bis zu 3,5 Tonnen befördern, bei Elektrofahrzeugen bis zu 4,25 Tonnen. Darüber hinaus gilt ab dem 1. Juli 2026 eine spezifische Erweiterung, die HSE-Karten für Fahrer und Beifahrer vorschreibt, die Güter anderer Personen mit einem Pkw mit einem zulässigen Gesamtgewicht von bis zu 2.500 kg transportieren.

Um HSE-Karten für entsandte Bauarbeiter zu erhalten, müssen ausländische Arbeitgeber eine strikte Abfolge administrativer Registrierungen einhalten. Zuerst muss sich das Unternehmen im Zentralen Koordinierungsregister für juristische Personen (Enhetsregisteret) registrieren, um eine norwegische Organisationsnummer zu erhalten. Personaldienstleister müssen sich zudem im Register für Personaldienstleister registrieren. Als Nächstes muss der Arbeitgeber den Auftrag und die entsandten Arbeitnehmer über das Formular RF-1198 beim norwegischen Finanzamt melden, während der Auftraggeber den Vertrag über das Formular RF-1199 meldet.

Jeder entsandte Arbeitnehmer muss eine norwegische Identifikationsnummer, die sogenannte D-Nummer, sowie eine Steuerkarte erhalten. Um diese zu beantragen, müssen die Arbeitnehmer persönlich bei einer Geschäftsstelle des norwegischen Finanzamts zu einer obligatorischen Identitätsprüfung erscheinen. Liegt für einen Arbeitnehmer keine Steuerkarte vor, muss der Arbeitgeber automatisch 50 % Steuer vom Lohn einbehalten. Darüber hinaus muss das Beschäftigungsverhältnis im staatlichen Arbeitgeber- und Arbeitnehmerregister (Aa-registeret) durch Einreichung der monatlichen a-melding-Gehaltsmeldung registriert werden. Beachten Sie, dass Altinn am 15. Juni 2026 eine neue Plattform eingeführt hat, was bei automatisierten Gehaltsabrechnungssystemen zu Fehlern bei der Übermittlung der monatlichen a-melding geführt hat, was wiederum die Kartengenehmigungen verzögern kann.

Sobald die vorläufigen Registrierungen und die Gehaltsmeldungen abgeschlossen sind, kann der Arbeitgeber die Karten offiziell bestellen. Das Antragsverfahren erfordert für jeden einzelnen Arbeitnehmer spezifische Unterlagen.

1. Laden Sie ein digitales Passfoto des Arbeitnehmers im hmskort-Portal hoch.
2. Laden Sie eine gescannte Kopie des Reisepasses oder des nationalen Personalausweises des Arbeitnehmers hoch.
3. Zahlen Sie die Standard-Kartengebühr über das Portal.

Die Einrichtung der erforderlichen Registrierungen für ein neu registriertes ausländisches Unternehmen in Norwegen kann bis zu sechs Wochen dauern. Ausländische Arbeitgeber müssen mehrere obligatorische Registrierungen abschließen, wie den Erhalt einer norwegischen Organisationsnummer und die Beantragung von D-Nummern für die Mitarbeiter, bevor sie HSE-Karten bestellen können. Aufgrund dieser Bearbeitungszeiten sollten Unternehmen den Registrierungsprozess zwei bis drei Monate vor dem geplanten Projektstart planen und einleiten.

Die Standardgebühr für die Bestellung einer HSE-Karte direkt über hmskort.no beträgt ab dem 1. Februar 2026 NOK 139,10 zuzüglich Mehrwertsteuer. Diese Karten werden von Evry Card im Auftrag des Ministeriums für Arbeit und soziale Inklusion ausgestellt. Nach der Ausstellung bleiben die physischen HSE-Karten maximal zwei Jahre ab dem Ausstellungsdatum oder bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses gültig.

Um Projektverzögerungen während des Wartens auf die physischen Karten zu vermeiden, können Arbeitgeber auf digitale Kartenoptionen zugreifen. Nach der Bestellung und Validierung wird eine temporäre digitale HSE-Karte per E-Mail versendet, die 60 Tage lang gültig ist. Mitarbeiter können ihre digitale HSE-Karte auch über die Jobbkort-App abrufen, indem sie den QR-Code auf der physischen oder der temporären Karte scannen.

Ausländische Arbeitgeber, die Personal nach Norwegen entsenden, müssen neben dem Antrag auf die HSE-Karte mehrere administrative Pflichten erfüllen. Zunächst müssen Arbeitgeber für jeden entsandten Arbeitnehmer eine A1-Bescheinigung vom Sozialversicherungsträger ihres Heimatlandes einholen. Dieses Dokument belegt, dass der Arbeitnehmer weiterhin im Sozialversicherungssystem seines Heimatlandes versichert ist, was Doppelbeiträge verhindert. Darüber hinaus müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass sie die entsandten Arbeitnehmer gemäß den norwegischen Mindestlohnstandards bezahlen, die für allgemeinverbindliche Branchen wie das Bauwesen und die Reinigung gelten.

Die Einhaltung der Vorschriften erfordert auch die Bereithaltung bestimmter Unterlagen direkt am norwegischen Arbeitsort. Während des gesamten Entsendezeitraums muss der Arbeitgeber Arbeitsverträge, Arbeitszeitnachweise und Gehaltsabrechnungen am Arbeitsplatz zur Verfügung halten. Diese Dokumente müssen in norwegischer, schwedischer, dänischer oder englischer Sprache verfasst oder in eine dieser Sprachen übersetzt sein. Der Zugriff auf diese Unterlagen ist für Kontrollen durch die norwegischen Behörden erforderlich.