Wie sich das slowenische Urlaubsrecht und Urlaubsgeld auf Ihre entsandten Arbeitnehmer auswirken

Die grenzüberschreitende Entsendung von Arbeitnehmern innerhalb der Europäischen Union erfordert die strikte Einhaltung kollidierender Rechtsnormen. Gemäß der EU-Entsenderichtlinie ist das Kernprinzip für diese Einsätze die Anwendung der günstigsten Beschäftigungsbedingungen. Wenn ein Arbeitnehmer grenzüberschreitend entsendet wird, muss der Arbeitgeber die Arbeitsgesetze des Heimatlandes und des Aufnahmelandes vergleichen. Unabhängig davon, welche Rechtsordnung vorteilhaftere Bedingungen in Bezug auf den bezahlten Mindestjahresurlaub und das Urlaubsentgelt bietet, muss diese auf den entsandten Arbeitnehmer angewendet werden.

In Slowenien bildet das Arbeitsverhältnisgesetz, bekannt als ZDR-1, das Fundament des lokalen Arbeitsrechts. Es legt verbindliche Mindeststandards für bezahlten Urlaub und Urlaubsgeld fest, die für jeden Arbeitnehmer gelten, der Dienstleistungen auf slowenischem Boden erbringt, selbst wenn sein Arbeitgeber in einem anderen EU-Land ansässig ist. Wenn nicht erkannt wird, wann die slowenischen Standards die Vorschriften Ihres Heimatlandes übertreffen, führt dies zu unmittelbaren rechtlichen und finanziellen Risiken.

Nach dem ZDR-1 haben Arbeitnehmer in Slowenien ein grundlegendes, unverzichtbares Recht auf einen bezahlten Mindestjahresurlaub von vier Wochen pro Kalenderjahr. Bei einer standardmäßigen Fünf-Tage-Arbeitswoche entspricht dies direkt 20 Arbeitstagen bezahlten Urlaubs. Diese Basislinie kann weder durch gegenseitige Vereinbarung verkürzt werden, noch kann darauf verzichtet werden. Darüber hinaus schreibt das Gesetz zusätzliche Urlaubstage auf der Grundlage bestimmter persönlicher Kriterien vor. Ältere Arbeitnehmer über 55 Jahre erhalten 3 zusätzliche Urlaubstage. Eltern haben Anspruch auf 1 zusätzlichen Urlaubstag pro Kind unter 15 Jahren, und schwerbehinderte Arbeitnehmer müssen 3 zusätzliche Tage erhalten.

Die Verwaltung dieses Urlaubs erfordert eine sorgfältige Kalenderplanung. Arbeitnehmer müssen im laufenden Kalenderjahr mindestens zwei Wochen zusammenhängenden Jahresurlaub nehmen. Jeder verbleibende aufgelaufene Urlaub kann übertragen und bis zum 30. Juni des folgenden Jahres genutzt werden, sofern eine Vereinbarung zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer besteht. Dieses Übertragungsfenster ist jedoch kein einfaches Ablaufdatum.

Nach einem Urteil des Obersten Gerichtshofs von Slowenien im Verfahren Nr. VIII Ips 9/2024 tragen Arbeitgeber eine aktive Beweislast hinsichtlich des nicht genutzten Urlaubs. Sie sind gesetzlich verpflichtet, Arbeitnehmer aktiv dazu anzuhalten, zu informieren und anzuweisen, ihren Jahresurlaub zu nehmen. Wenn Sie nicht nachweisen können, dass Sie diese ausdrückliche Gelegenheit und Information bereitgestellt haben, verfällt das Recht des Arbeitnehmers auf Nutzung dieses Urlaubs nicht, selbst nach Ablauf der Übertragungsfrist am 30. Juni.

Über den regulären Urlaub hinaus schreibt Slowenien gemäß Artikel 131 des ZDR-1 eine zusätzliche jährliche Urlaubsgeldzahlung vor, die vor Ort als „regres“ bekannt ist. Diese Zahlung ist gesetzlich an den Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers gekoppelt. Mit Wirkung zum 1. Januar 2026 stieg der nationale Mindestlohn in Slowenien um 16 % auf brutto 1.481,88 EUR pro Monat. Da der gesetzliche Mindest-regres direkt an den nationalen Mindestlohn gekoppelt ist, legt diese Lohnerhöhung den neuen gesetzlichen Mindest-regres für ganzjährige Ansprüche auf brutto 1.481,88 EUR fest.

Für dieses Urlaubsgeld gelten besondere steuerliche Regelungen. Die regres-Zahlung ist bis zu einer Höhe von 100 % des nationalen durchschnittlichen Bruttomonatsgehalts in Slowenien vollständig von der Einkommensteuer und den Sozialversicherungsbeiträgen befreit. Jeder gezahlte Betrag, der diesen durchschnittlichen Gehaltsschwellenwert überschreitet, unterliegt der regulären Besteuerung. Während der standardmäßige Mindest-regres an den nationalen Mindestlohn gebunden ist, können branchenspezifische Tarifverträge höhere Sätze vorschreiben. So legt beispielsweise der Tarifvertrag für das Baugewerbe eine höhere Basis für das Urlaubsgeld fest als das gesetzliche Mindestmaß.

Für Arbeitnehmer, die nicht die vollen 12 Monate eines Kalenderjahres arbeiten, wie z. B. bei einer Einstellung im Laufe des Jahres oder einem vorzeitigen Ausscheiden aus dem Unternehmen, muss das Urlaubsgeld angepasst werden. Diese Arbeitnehmer haben Anspruch auf einen anteiligen Jahresurlaub und einen regres, der mit einem Zwölftel des Jahresurlaubsgeldes für jeden vollen Beschäftigungsmonat berechnet wird.

Auch Teilzeitvereinbarungen wirken sich auf diese Berechnungen aus. Arbeitnehmer, die freiwillig in Teilzeit arbeiten, erhalten ein anteiliges Urlaubsgeld im Verhältnis zu ihren vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden. Teilzeitbeschäftigte, die unter gesetzlich geschützte Regelungen fallen, wie z. B. Elternzeit, Erwerbsminderungsversicherung oder Rentenregelungen, haben jedoch einen gesetzlichen Anspruch auf die volle, ungekürzte regres-Zahlung.

Um die Vorschriften einzuhalten, müssen ausländische Arbeitgeber, die Personal nach Slowenien entsenden, eine genaue Abfolge von Verwaltungsschritten befolgen. Das Versäumnis, diese Meldungen vorzubereiten und lokale Aufzeichnungen zu führen, führt bei Arbeitsinspektionen zu sofortigen Strafen.

Die obligatorischen Verwaltungsschritte umfassen: Einreichen einer Online-Meldung beim Arbeitsamt der Republik Slowenien (ZRSZ) mindestens einen Tag vor Beginn der Dienstleistungserbringung durch den entsandten Arbeitnehmer.Erstellung und Verteilung einer schriftlichen Bewertung des Jahresurlaubs an jeden einzelnen Mitarbeiter, die jährlich erstellt wird und den Urlaubsanspruch für das Jahr detailliert beschreibt.Aufbewahrung von physischen oder digitalen Kopien des Dienstleistungsvertrags, der Arbeitsverträge, der Gehaltsabrechnungen, der Arbeitszeitnachweise und der A1-Bescheinigung in slowenischer Sprache direkt am Ort der Arbeitsausführung.

Die schriftliche Bewertung des Jahresurlaubs ist eine strenge administrative Anforderung. Das Versäumnis, diese schriftliche Bewertung zu erstellen und zu verteilen, kann zu Verwaltungsgeldstrafen von 750 EUR bis 2.000 EUR für Großunternehmen und 200 EUR bis 1.000 EUR für kleinere Unternehmen führen.

Die Compliance erstreckt sich auch auf die Art und Weise, wie die Gehaltsabrechnung strukturiert und versteuert wird. Nach der Umsetzung des Gesetzes über die grenzüberschreitende Erbringung von Dienstleistungen, bekannt als ZČmIS-1, ist es Arbeitgebern, die Arbeitnehmer entsenden, nicht mehr gestattet, die Sozialversicherungsbeiträge auf der Grundlage des slowenischen Mindestlohns oder eines vergleichbaren lokalen Lohns zu berechnen. Die Beiträge müssen das tatsächliche Bruttoeinkommen des Arbeitnehmers widerspiegeln, um dessen Renten- und Versicherungsansprüche zu schützen. Die reguläre Vollzeitarbeitswoche in Slowenien beträgt 40 Stunden, und jede Form von Überstunden erfordert eine schriftliche Vereinbarung sowie eine zusätzliche Vergütung. Darüber hinaus gibt es in Slowenien 15 gesetzliche Feiertage, die in der Regel bezahlte freie Tage sind. Fällt ein Feiertag auf ein Wochenende, wird er nicht auf einen Wochentag übertragen.

Auch die Richtung der Entsendung beeinflusst Ihre Verpflichtungen. Wenn Arbeitnehmer aus Slowenien in EU-Länder mit höheren gesetzlichen Urlaubsansprüchen oder höherem Urlaubsgeld entsendet werden – wie beispielsweise im Rahmen des SOKA-BAU-Systems in Deutschland oder des BUAK-Systems in Österreich –, muss der slowenische Arbeitgeber die höheren Standards des Gastlandes einhalten. Das bedeutet, dass Sie in diese spezifischen nationalen Urlaubskassen einzahlen und die dortigen lokalen Urlaubsansprüche erfüllen müssen, wann immer diese über die slowenischen Mindeststandards hinausgehen.

Die allgemeine gesetzliche Frist für Arbeitgeber zur Auszahlung des Urlaubsgeldes (Regres) an ihre Mitarbeiter ist der 1. Juli des laufenden Kalenderjahres. In Fällen schwerer Zahlungsunfähigkeit des Arbeitgebers kann die Zahlungsfrist bis zum 1. November verlängert werden, diese Verlängerung ist jedoch nur dann gültig, wenn der Tarifvertrag der jeweiligen Branche dies ausdrücklich zulässt.

Das Versäumen dieser Fristen führt zu empfindlichen Geldstrafen. Nach dem Arbeitsverhältnisgesetz drohen Arbeitgebern, die den Regres nicht rechtzeitig zahlen, Geldstrafen zwischen 3.000 EUR und 20.000 EUR. Für Kleinarbeitgeber mit 10 oder weniger Beschäftigten reduziert sich die Strafe auf einen Betrag zwischen 1.500 EUR und 8.000 EUR. Darüber hinaus kann die verantwortliche Person der juristischen Person persönlich mit einer Geldstrafe zwischen 450 EUR und 2.000 EUR belegt werden.

Ihre betrieblichen Richtlinien müssen auch die Freizeit der Mitarbeiter respektieren. Gemäß einer Ende 2024 in Kraft getretenen Bestimmung des ZDR-1 müssen slowenische Arbeitgeber konkrete interne Maßnahmen ergreifen, die durch Tarifverträge oder interne Rechtsakte festgelegt sind, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter während der Ruhezeiten und des Jahresurlaubs völlig unerreichbar sind. Dieses Recht auf Nichterreichbarkeit bedeutet, dass Sie von Ihren Mitarbeitern nicht verlangen können, während ihres Urlaubs auf E-Mails, Nachrichten oder Anrufe zu reagieren.

Ein rechtskonformer Betrieb in Slowenien erfordert die Abstimmung Ihrer Gehaltsabrechnung, Ihrer Personalabteilung und Ihrer Dokumentation vor Ort mit diesen strengen lokalen Vorschriften. Sie müssen die Mindestlohngrenze für 2026 von 1.481,88 EUR im Auge behalten, schriftliche Urlaubsbewertungen rechtzeitig ausstellen und sicherstellen, dass das Recht Ihrer Arbeitnehmer auf Nichterreichbarkeit durch formelle interne Richtlinien geschützt ist.

Überprüfen Sie Ihre aktuellen Entsendepläne, verifizieren Sie Ihren Registrierungsstatus beim ZRSZ und stellen Sie sicher, dass Ihre Unterlagen vor Ort vor Beginn Ihrer Projekte ins Slowenische übersetzt werden. Die Aktualisierung dieser Unterlagen ist der einzige Weg, um kostspielige Verwaltungsstrafen bei grenzüberschreitenden Kontrollen zu vermeiden.