Keine lokale Arbeitserlaubnis erforderlich: Vander-Elst-Regelung für entsandte Nicht-EU-Arbeitnehmer

Die grenzüberschreitende Vergabe von Unteraufträgen in Europa greift zunehmend auf Nicht-EU-Bürger zurück. Nach der Vander-Elst-Doktrin können Drittstaatsangehörige, die in einem EU-Mitgliedstaat rechtmäßig beschäftigt sind und dort ihren Wohnsitz haben, vorübergehend in einen anderen EU-Mitgliedstaat entsandt werden, ohne dass eine neue lokale Arbeitserlaubnis erforderlich ist. Diese Regelung erleichtert den schnellen Einsatz von Arbeitskräften und behebt damit kritische Engpässe im Bauwesen, im Transportwesen und in der Fertigungsindustrie.

Das Ausmaß dieser Mobilität ist beträchtlich. Die wichtigsten Entsendeländer für entsandte drittstaatsangehörige Arbeitnehmer in der EU sind Polen, Slowenien und Spanien. Bosnische und ukrainische Staatsbürger stellen die häufigsten Nationalitäten unter diesen mobilen Arbeitskräften dar. Das Verständnis darüber, wie diese Arbeitskräfte legal bewegt werden können, ist von entscheidender Bedeutung, um Lieferketten aufrechtzuerhalten, ohne gegen nationale Einwanderungsgesetze zu verstoßen.

Die rechtliche Grundlage dieser Mobilität ist nicht neu. Das Vander-Elst-Prinzip geht auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 1994 in der Rechtssache C-43/93, Raymond Vander Elst gegen Office des Migrations Internationales, zurück. Der Fall betraf ein belgisches Abbruchunternehmen, das marokkanische Mitarbeiter für ein Projekt nach Frankreich entsandte. Die französischen Behörden versuchten, den Arbeitgeber zu bestrafen, weil er keine lokalen französischen Arbeitserlaubnisse eingeholt hatte.

Der Europäische Gerichtshof entschied zugunsten des Arbeitgebers. Er hat konsequent festgestellt, dass die Forderung nach einer lokalen Arbeitserlaubnis für entsandte Drittstaatsangehörige gegen Artikel 56 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union verstößt, der die Dienstleistungsfreiheit garantiert. Mitgliedstaaten dürfen das Recht eines ausländischen Arbeitgebers zur Erbringung von Dienstleistungen nicht durch administrative Hürden einschränken, die Schutzmaßnahmen verdoppeln, welche bereits vom Entsendestaat geregelt werden.

Im Laufe der Jahre haben die Aufnahmeländer versucht, diese Freiheit einzuschränken, indem sie verlangten, dass die Arbeitnehmer eine langjährige Bindung an den entsendenden Arbeitgeber haben müssen. Der Gerichtshof hat diese Barrieren jedoch konsequent abgewiesen. In der Rechtssache C-244/04, Kommission gegen Deutschland, entschied der Europäische Gerichtshof, dass die Forderung nach einer Mindestdauer der vorherigen Beschäftigung beim entsendenden Arbeitgeber, wie beispielsweise 12 Monate, vor einer Entsendung unverhältnismäßig und rechtswidrig ist. Dies stellte klar, dass selbst neu eingestellte Nicht-EU-Arbeitnehmer sofort entsandt werden können, sofern sie rechtmäßig beschäftigt sind.

Obwohl keine lokalen Arbeitserlaubnisse erforderlich sind, können die Aufnahmeländer je nach Dauer des Auslandseinsatzes dennoch administrative Anforderungen und Aufenthaltsauflagen durchsetzen, wie etwa eine befristete Aufenthaltsgenehmigung oder ein spezielles Vander-Elst-Visum. Diese Regeln variieren von Land zu Land, was die Einhaltung der Vorschriften zu einer komplexen Aufgabe macht. Beispielsweise führt die Europäische Kommission derzeit ein Vertragsverletzungsverfahren gegen Deutschland. Die Kommission argumentiert, dass Deutschlands Anforderung an Drittstaatsangehörige, für Entsendungen von bis zu 90 Tagen ein zusätzliches Vander-Elst-Visum einzuholen, gegen die Dienstleistungsfreiheit und die Schengen-Regeln verstößt.

Trotz dieses anhaltenden Streits schreibt das deutsche nationale Recht spezifische Wege vor. Nach § 17a der deutschen Aufenthaltsverordnung sind Drittstaatsangehörige mit dem Status eines langfristig Aufenthaltsberechtigten in einem anderen EU-Mitgliedstaat von der Visumpflicht für die vorübergehende Erbringung von Dienstleistungen in Deutschland für bis zu 90 Tage innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten befreit. Für Drittstaatsangehörige ohne den Status eines langfristig Aufenthaltsberechtigten verlangt Deutschland jedoch weiterhin vor der Einreise zur Erbringung von Dienstleistungen ein Vander-Elst-Visum, das als Schengen-Visum des Typs C oder als nationales Visum des Typs D ausgestellt wird.

Spanien hat einen anderen Ansatz zur Kodifizierung dieser Rechte gewählt. Spanien hat das Vander-Elst-Prinzip offiziell in seine neue Einwanderungsordnung aufgenommen, die am 20. Mai 2025 in Kraft getreten ist, und definiert es ausdrücklich als Befreiung von der Arbeitserlaubnispflicht. Bei Einsätzen von weniger als 90 Tagen innerhalb eines Zeitraums von 180 Tagen kann für Drittstaatsangehörige mit Wohnsitz in Nicht-Schengen-EU-Ländern wie Irland ein Schengen-Visum erforderlich sein. Umgekehrt benötigen aus Schengen-Staaten entsandte Arbeitnehmer in der Regel nur eine vorherige Entsendeanzeige, bevor sie ihre Tätigkeit in Spanien aufnehmen.

In Belgien konzentriert sich der rechtliche Rahmen stark auf die soziale Sicherheit und die lokale Registrierung. Drittstaatsangehörige, die im Rahmen der Vander-Elst-Befreiung entsandt werden, benötigen für kurzfristige Einsätze keine Arbeitserlaubnis oder kombinierte Erlaubnis (Single Permit). Sie müssen jedoch über ein Aufenthaltsrecht von mehr als drei Monaten im Entsendeland verfügen. Nach ihrer Ankunft müssen die entsandten Arbeitnehmer ihre Ankunft innerhalb von drei Werktagen nach der Einreise nach Belgien bei der örtlichen Gemeinde melden. Arbeitgeber müssen außerdem eine vorherige LIMOSA-Erklärung einreichen und ein Portable Document A1 einholen, um den Sozialversicherungsschutz nachzuweisen.

Weiter südlich, in Italien, ist der rechtliche Rahmen direkt in die nationalen Einwanderungsgesetze integriert. Das Vander-Elst-Prinzip wird über Artikel 27 Absatz 1-bis des italienischen Einwanderungsgesetzes, auch bekannt als Gesetzesdekret 286/98, umgesetzt. Diese spezifische Bestimmung ermöglicht es, Nicht-EU-Arbeitnehmer außerhalb der jährlichen Quotenregelungen zu entsenden, die normalerweise den Zugang ausländischer Arbeitskräfte beschränken.

Entsandte Arbeitnehmer in Italien benötigen mit einem Vander-Elst-Visum kein „nulla osta“, bei dem es sich um die standardmäßige Arbeitserlaubnis handelt. Stattdessen verlagert sich der Schwerpunkt auf die Wohnsitzregistrierung. Der Arbeitnehmer muss innerhalb von acht Werktagen nach der Ankunft im Land eine Aufenthaltserlaubnis beantragen. Dies stellt sicher, dass die italienischen Behörden den vorübergehenden Aufenthalt nachverfolgen können, ohne die Erbringung von Dienstleistungen zu blockieren.

Die Niederlande legen strenge Grenzen für die Dauer dieser vorübergehenden Einsätze fest. In den Niederlanden können Drittstaatsangehörige als Vander-Elst-Fälle für einen Aufenthalt von maximal sechs Monaten entsandt werden. Um diesen Status aufrechtzuerhalten, müssen die Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis des Arbeitnehmers im Entsendeland für die gesamte Dauer der Entsendung gültig bleiben. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass der Arbeitnehmer über einen gültigen Reisepass, eine gültige Aufenthaltserlaubnis und eine Arbeitserlaubnis des Entsendelandes verfügt, um die lokalen Arbeitsinspektionen zu bestehen.

Irland stellt eine ganz eigene Reihe von Hürden dar, da es nicht Teil des Schengen-Raums ist. Irland verlangt von Nicht-EWR-Bürgern, die aus einem EU-Mitgliedstaat entsandt werden, vor der Reise ein Vander-Elst-Visum zu beantragen. Dieses Visum kann für maximal 12 aufeinanderfolgende Monate erteilt werden, was länger ist als viele Schengen-Obergrenzen. Der irische Vander-Elst-Visumantrag muss bis zu drei Monate vor dem geplanten Reisedatum online über das AVATS-System eingereicht werden. Entscheidend ist, dass der Reisepass des Antragstellers noch mindestens sechs Monate über das angegebene Abreisedatum aus Irland hinaus gültig sein muss.

Die Bewältigung dieser vielfältigen nationalen Rahmenbedingungen erfordert einen systematischen Ansatz bei der Dokumentation. Obwohl das Gastland keine Arbeitserlaubnis verlangen kann, ist es uneingeschränkt berechtigt, Ihre Beschäftigungsunterlagen zu prüfen. Wenn die erforderlichen Dokumente bei einer Vor-Ort-Kontrolle nicht vorgelegt werden können, kann dies zu hohen Geldstrafen und Projektverzögerungen führen.

Arbeitgeber müssen eine standardisierte Compliance-Akte erstellen, bevor ein Arbeitnehmer eine Grenze überschreitet. Diese Akte muss aktuelle rechtliche Nachweise über die Beschäftigung und den Versicherungsschutz enthalten. Bei Entsendungen in Schengen-Staaten müssen die Arbeitnehmer eine Reisekrankenversicherung mit einer Mindestdeckungssumme von 30.000 € mitführen, die auch medizinische Notfallversorgung und den Rücktransport abdeckt.

Um die Compliance zu gewährleisten, müssen Arbeitgeber die folgenden obligatorischen Dokumente einholen und bereithalten: Ein tragbares Dokument A1 zum Nachweis eines aktiven Sozialversicherungsschutzes im Entsendeland.Eine ausgefüllte Vorabmeldung, wie beispielsweise die LIMOSA-Erklärung für Einsätze in Belgien.Der Arbeitsvertrag des Arbeitnehmers aus dem Herkunftsland, der ein aktives, rechtmäßiges Beschäftigungsverhältnis belegt.Aktuelle Gehaltsabrechnungen, Arbeitszeitnachweise und Belege über Lohnzahlungen zur Überprüfung der Einhaltung der lokalen Mindestlohngesetze.Ein gültiger Reisepass und eine Aufenthaltserlaubnis des entsendenden EU-Mitgliedstaats.

Die Vander-Elst-Doktrin bietet einen wirksamen Mechanismus, um Ihre bestehenden Arbeitskräfte aus Nicht-EU-Ländern über europäische Grenzen hinweg einzusetzen. Es handelt sich jedoch nicht um einen Freibrief. Jeder Mitgliedstaat behält das Recht, seine Grenzen zu kontrollieren und zu überprüfen, ob Entsendungen vorübergehend, echt und rechtskonform sind.

Arbeitgeber müssen die lokalen Melde- und Registrierungsvorschriften sorgfältig prüfen, um vollständig rechtskonforme grenzüberschreitende Einsätze zu gewährleisten. Durch die Einhaltung der spezifischen Visa-, Registrierungs- und Aufzeichnungspflichten des Ziellandes können Unternehmen grenzüberschreitende Projekte effizient und ohne rechtliche Risiken durchführen.