Vilka licenser och dokumentation bör en bemanningspartner ha? En checklista för Slovenien till Tyskland

En utstationerad arbetstagare är en anställd som en utländsk arbetsgivare tillfälligt skickar till Tyskland för att arbeta medan anställningsförhållandet med den arbetsgivaren fortsätter. Enligt de tyska utstationeringsreglerna är en arbetstagare utstationerad när arbetsgivaren är etablerad utomlands, den anställde är tillfälligt anställd för den arbetsgivarens räkning i Tyskland, och den anställde normalt inte utför arbete i eller från Tyskland.

Gränsöverskridande bemanningsarrangemang faller under två juridiska strukturer. Den första är bemanningsarbete (hyrarbete), kallat Arbeitnehmerüberlassung eller AÜG. Det juridiska kännetecknet finns i §1(1) AÜG: anställda hyrs ut när de är integrerade i användarföretagets arbetsorganisation och står under dess arbetsledning. Den andra är utstationering av arbetstagare/tjänsteleverans, där en utländsk arbetsgivare skickar sin egen anställda till Tyskland för att utföra en tjänst.

Sloveniens lagstadgade definition av att tillhandahålla arbetstagare använder samma praktiska kriterier: arbetstagare som är anställda av leverantören arbetar under användarens överinseende eller instruktioner, använder huvudsakligen arbetsutrustning som ägs eller leasas av användaren, eller arbetar i användarens lokaler eller på användarens arbetsplats som en del av användarens arbetsprocess.

Avtalets rubrik avgör inte detta. Om leverantörens avtal säger "utstationering" men svetsarna tar emot dagliga instruktioner från dina arbetsledare och använder din produktionslinje, kan den juridiska verkligheten ändå vara bemanningsarbete.

Första klassificeringshjälp för gränsöverskridande personal. Baserat på §1(1) AÜG, Sloveniens lagstadgade indikatorer för tillhandahållande av arbetstagare och den tyska utstationeringsregeln. Det faktiska arbetsförhållandet avgör; denna tabell är inte ett juridiskt beslut.

Använd tabellen som ett sorteringsverktyg. När strukturen är oklar bör du begära den mer strikta uppsättningen bevis.

En uthyrningslicens, kallad dovoljenje på slovenska, är ett tillstånd att tillhandahålla arbetstagare till ett användarföretag. Enligt slovenska regler måste en juridisk eller fysisk person som vill tillhandahålla arbetstagare till ett användarföretag ansöka hos det ministerium som ansvarar för arbetsmarknadsfrågor om en licens och registrering i registret. Registreringen träder i kraft den dag då ministeriets beslut vinner laga kraft, och verksamheten får påbörjas först på registreringsdagen.

Licensen är inte en formalitet. En slovensk leverantör får börja tillhandahålla arbetstagare endast om den, bland andra villkor, inte har dömts till ett slutgiltigt straff under de föregående två åren för överträdelser av regler om arbetsförhållanden, utländsk arbetskrafts anställning och arbete, arbetsmiljö, odeklarerat arbete eller arbetsmarknaden, och inte har haft några förfallna obetalda skulder under den perioden.

Ministeriet för arbete, familj, sociala frågor och lika möjligheter publicerar registret över inhemska juridiska och fysiska personer som har tillstånd att tillhandahålla arbetstagare till en användare som ett offentligt öppet dataset på den nationella dataportalen. Kontrollera registret själv. Sök på leverantörens namn och notera ikraftträdandedatum och status. Lita inte på ett PDF-certifikat som bemanningsföretaget ger dig.

Om leverantören hävdar att dess verksamhet faller utanför licensen, kräv en skriftlig juridisk motivering. Om den lagstadgade definitionen av tillhandahållande är uppfylld är avsaknad i registret ett automatiskt underkännande i dokumentationen, inte en förhandlingsfråga.

Erlaubnis är den tyska licens som ett bemanningsföretag behöver innan det yrkesmässigt hyr ut anställda till en tredje part. Enligt §1(1) AÜG behöver en arbetsgivare som yrkesmässigt hyr ut anställda till tredje part en licens från Bundesagentur für Arbeit. Licensen måste finnas på plats innan uthyrningen påbörjas. Den omfattar hela företaget snarare än ett enskilt avtal, beviljas initialt för ett år och kan förnyas. Den kan bli permanent efter tre på varandra följande år av licensierad verksamhet, förutsatt tillförlitlighet, prestationsförmåga och efterlevnad av arbetsrättsliga regler.

Be leverantören om en kopia av deras Erlaubnis, namnet på den Agentur für Arbeit som utfärdat den, licensnumret och dess giltighetstid. Ansökningsblanketten ber sökande att ange ansvarig Agentur bland Düsseldorf, Kiel och Nürnberg. Om leverantören hävdar ett undantag, be om en skriftlig juridisk grund som anger det faktiska arbetsförhållandet, och skicka hela materialet till din interna juridiska avdelning för verifiering med Bundesagentur für Arbeit.

De källor som används här fastställer inte huruvida en icke-tysk EU/EES-uthyrare kan förlita sig på ett undantag i sitt hemland istället för en egen tysk Erlaubnis.

Om leverantören säger att ingen Erlaubnis behövs eftersom arrangemanget inte är personaluthyrning, kräv en skriftlig motivering som anger det faktiska arbetsförhållandet. Om förhållandet i själva verket är uthyrning och licensen saknas är detta ett underkännande, såvida inte ett skriftligt undantag i hemlandet åberopas och fortfarande håller på att verifieras av din interna juridiska avdelning. Bekräfta den slutliga ståndpunkten med ditt juridiska team.

Ett A1-intyg är det bärbara dokument som visar vilket lands socialförsäkringslagstiftning som gäller för en utstationerad arbetstagare. En slovensk arbetsgivare som utstationerar en arbetstagare till ett annat EU-land måste skaffa ett A1-intyg från Sloveniens sjukförsäkringsinstitut, känt som ZZZS, för varje arbetstagare. Ansökningar skickas in via SPOT-portalen.

ZZZS skiljer på A1-intyg baserade på artikel 12 i förordning 883/2004 och de som baseras på artikel 13. Artikel 12 omfattar utstationering till en annan medlemsstat. Artikel 13 omfattar en person som vanligtvis arbetar i två eller flera medlemsstater. För en utstationering till enbart Tyskland bör A1-intyget baseras på artikel 12. Ett A1-intyg enligt artikel 13 beskriver ett annat arbetsmönster och kräver en egen förklaring.

I bevisdokumentationen bör du kräva ett ZZZS-utfärdat A1-intyg per namngiven arbetstagare och verifiera utfärdaren samt artikeln. De bevis som används här fastställer inte någon lagstadgad regel om att A1-intyget måste vara utfärdat eller daterat innan utstationeringen påbörjas, eller jag att ett A1-intyg som utfärdas efter arbetstagarens ankomst aldrig kan avhjälpa ett saknat intyg. Regler kring tidsramar behöver bekräftas av ZZZS eller ditt juridiska team.

Hur man eskalerar en A1-kontroll. Den officiella källan här hänvisar inte till någon offentlig sökfunktion online för A1-intyg, och de citerade bevisen beskriver inte någon separat verifieringsväg för köpare. Skicka den namngivna arbetstagaren, arbetsgivaren, A1-referensen, artikelgrunden och de föreslagna utstationeringsdatumen till ZZZS via institutionens officiella kontaktväg, och be om bekräftelse på intygets giltighet eller på institutionens föreskrivna verifieringsprocess. Om det inte finns någon verifieringsväg för köpare måste din arbetsgivares juridiska team ta upp begäran med ZZZS snarare än att bara acceptera intyget från bemanningsföretaget.

Tysklands utstationeringsanmälan är en elektronisk deklaration, inte ett tillstånd. Den officiella portalen är anmälningsportalen för minimilöner, meldeportal-mindestlohn.de.

Arbetsgivare etablerade utanför Tyskland som utstationerar arbetstagare till Tyskland för att utföra arbete eller tillhandahålla en tjänst måste skicka in deklarationer online via den portalen. Anmälan via fax är inte längre möjlig. Samma skyldighet gäller för utlandsbaserade leverantörer eller uthyrare som hyr ut arbetstagare för arbete eller tjänster i Tyskland.

Skyldigheten gäller för utstationeringar inom de sektorer som listas i §2a i Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, inklusive byggbranschen, hotell och restaurang, persontransporter, transport och logistik, tivolin, industriell rengöring, montering och demontering av mässor, köttindustrin, privat bevakning samt hårvård och kosmetika.

Anta inte att ett svetsarteam automatiskt faller under byggarbete. En metalltillverkningsanläggning kan utgöra industriellt arbete snarare än en byggarbetsplats, men det beror på den faktiska verksamheten och platsen. Om ingen anmälan krävs bör leverantören tillhandahålla en skriftlig förklaring som anger orsaken. Där skyldigheten gäller bör du be om portalens bekräftelse eller referensnummer, inte bara en försäkran.

Tabellen nedan är den dokumentation som ska lämnas till den juridiska avdelningen. Obligatorisk innebär att punkten krävs av den källa som nämns i raden där villkoret för struktur eller bransch är uppfyllt. Rekommenderade rader är köparens egna due diligence-kontroller: de stärker dokumentationen, men de citerade källorna fastställer dem inte som lagstadgade dokument. Ingen rad är beroende av ett dokument eller nummer som är specifikt för Evroproces.

Denna checklista omfattar juridiska dokument och köparens stödjande register, inte frivilliga ackrediteringar eller kvalitetsmärkningar. En frivillig certifiering kan stödja leverantörsbedömningen, men den ersätter inte en slovensk registrering för uthyrningslicens där så krävs, en tysk AÜG Erlaubnis där uthyrning tillämpas, ett A1-intyg eller en obligatorisk tysk anmälan.

Due diligence-checklista för att granska en slovensk leverantör som utstationerar arbetstagare till Tyskland. Baserat på de slovenska reglerna för uthyrningslicens och det offentliga registret, den tyska AÜG-texten, ZZZS A1-reglerna och den tyska anmälningsskyldigheten för utstationerade arbetstagare. Detta är allmän vägledning, inte juridisk rådgivning för ett specifikt avtal.

Regeln för godkänd/varning/underkänd är strikt vid inlämningsdatumet. Ett obligatoriskt dokument som saknas den dag då dokumentationen skickas in innebär underkännande, eller i bästa fall ett villkorligt godkännande med en tidsatt korrigeringsplan. Det är aldrig en anledning att skriva under först och samla in dokument senare. En saknad utstationeringsanmälan ger endast en varning om leverantören tillhandahåller en skriftlig förklaring till varför sektorn faller utanför skyldigheten. Avsaknad i det slovenska registret när definitionen av tillhandahållande är uppfylld innebär ett automatiskt underkännande.

Gör denna dokumentkontroll tillsammans med transparenskontrollerna i guiden Röda flaggor och gröna flaggor vid val av bemanningsföretag. En komplett mapp är inte detsamma som en sanningsenlig mapp.

Evroproces d.o.o. är en slovensk bemanningsbyrå grundad i Maribor 2014, som placerar svetsare, elektriker, låssmeder, rörläggare och grovarbetare hos företag inom hela EU och EES. Dess uppgivna modell är att placeringar av arbetstagare sker under företagets efterlevnadsmodell för EU-utstationerade arbetstagare — ramverket i direktiv 96/71/EG — med A1-intyg som dokumenterar de utstationerade arbetstagarnas socialförsäkringsskydd. För arbetsgivare uppger Evroproces att de hanterar pappersarbetet kring utstationeringen: anställningsavtal, A1-intyg, socialförsäkringsanmälningar och laglig lönehantering, med ett A1-intyg ordnat före varje utstationering.

Behandla dessa uttalanden som företagets uppgivna modell, inte som bevis på att modellen är sann. Be sedan Evroproces att tillhandahålla raderna ovan: bevis på juridisk existens, den slovenska registreringen för uthyrningslicens eller en skriftlig juridisk motivering, den tyska AÜG Erlaubnis eller en skriftlig motivering, ZZZS A1-intygen för varje namngiven arbetstagare samt den tyska utstationeringsanmälan eller en skriftlig förklaring. Denna artikel hävdar inte att Evroproces för närvarande innehar eller saknar någon specifik licens eller registrering. Dokumentationen begärs in och kontrolleras sedan vid källan.

Evroproces beskriver sitt arbete med regelefterlevnad på sidan Compliance. Behandla den sidan som en uppgiven modell och testa den mot bevisdokumentationen ovan, inte som ett bevis. Fråga vilken verifieringsprocess som ligger bakom arbetstagarnas dokument; Evroproces beskriver sin praxis i How Evroproces verifies welders, electricians, pipefitters, and site teams. Om du vill diskutera bemanningsbehovet innan du skickar in en formell förfrågan är kontaktsidan platsen för det samtalet.

Detta ramverk är uppbyggt för en slovensk leverantör som utstationerar till Tyskland. Andra sändar- och mottagarländer kan använda andra register, blanketter och licensnamn. Evroproces blogg och sidor är allmän vägledning, inte juridisk rådgivning. Innan du undertecknar ett ramavtal bör du skicka den färdiga dokumentationen till ditt eget juridiska team för skriftligt godkännande, särskilt där gränsdragningen för strukturen är omdiskuterad.

Om dokumentationskontrollen fortfarande verkar rimlig efter att du har tillämpat tabellen, skicka in förfrågan om personal via Request workers och be Evroproces att tillhandahålla bevisdokumentationen innan du skriver under. Den förfrågan ber inte Evroproces att bekräfta att de blir godkända; den ber om de dokument som nämns ovan. Om du upptäckte en brist som innebär ett automatiskt underkännande är ditt nästa steg att kontakta ditt juridiska team, inte att fylla i ett formulär.