25 Urlaubstage: Dänische Urlaubsregelungen für schwedische Arbeitgeber

Schwedische Unternehmen, die Personal nach Dänemark entsenden oder dort eine lokale Niederlassung gründen, stellen schnell fest, dass sich das Arbeitsrecht in entscheidenden Punkten unterscheidet. Einer der komplexesten Bereiche ist die Urlaubsgesetzgebung, bei der die Unterschiede zwischen den Ländern oft zu unerwarteten administrativen Fehlern führen. Die Verwaltung von Gehältern, Urlaub und Compliance für Mitarbeiter auf der anderen Seite des Öresunds erfordert mehr als nur eine direkte Übertragung schwedischer Routinen.

Das dänische Urlaubsgesetz, Ferieloven, regelt im Detail, wie Urlaub verdient und ausgezahlt wird. Für schwedische Arbeitgeber, die an das schwedische Urlaubsgesetz gewöhnt sind, bedeutet dies eine große Umstellung bei der Konfiguration der Gehaltssysteme und der laufenden Personalplanung im Laufe des Jahres. Das Übersehen dieser Unterschiede kann zu gewerkschaftlichen Streitigkeiten und Sanktionen führen, was die Compliance zu einer absolut geschäftskritischen Angelegenheit macht.

Der grundlegende Unterschied liegt darin, wie und wann die Beschäftigten ihren bezahlten Urlaub nehmen können. In Schweden basiert das Urlaubsgesetz traditionell auf einem zeitversetzten System, bei dem der Urlaub in einem Jahr, vom 1. April bis zum 31. März, erarbeitet und im darauffolgenden Jahr genommen wird. Neueingestellte in Schweden haben in ihrem ersten Jahr oft nur Anspruch auf unbezahlten Urlaub, es sei denn, zwischen den Parteien wurde ein Voraburlaub oder ein zeitgleicher Urlaub vereinbart.

Dänemark wendet seit September 2020 ein völlig anderes System mit zeitgleichem Urlaubsanspruch an, auf Dänisch „samtidighedsferie“ genannt. Hierbei wird der Urlaub im selben Zeitraum erarbeitet und genommen, was die lange Wartezeit auf bezahlten Urlaub erübrigt. Arbeitnehmer erwerben in Dänemark für jeden vollen Beschäftigungsmonat 2,08 Urlaubstage, was den gesetzlichen 25 Urlaubstagen pro Jahr oder fünf Wochen Urlaub entspricht. Dauert ein Arbeitsverhältnis kürzer als einen Monat, erwirbt der Arbeitnehmer 0,07 Urlaubstage pro Tag.

Das praktische Ergebnis der „samtidighedsferie“ ist, dass Neueingestellte in Dänemark bereits im Monat nach dem Erwerb der Urlaubstage bezahlten Urlaub nehmen können. Ein Mitarbeiter, der seine Beschäftigung im September beginnt, kann somit im Oktober bezahlte Urlaubstage nehmen. Für schwedische Führungskräfte erfordert dies eine völlig andere Personalplanung, da neue Mitarbeiter ihren Urlaub nicht wie im schwedischen System ansparen müssen, sondern ihn laufend in Anspruch nehmen können.

Das dänische Qualifikationsjahr („optjeningsår“) läuft vom 1. September bis zum 31. August des Folgejahres. Dies steht in direktem Kontrast zum schwedischen Standardjahr und erfordert von schwedischen Unternehmen mit Personal in beiden Ländern die Verwaltung zweier völlig unterschiedlicher Kalender für ihre Mitarbeiter, was hohe Anforderungen an die Struktur der Lohnbuchhaltung stellt.

Während das Ansparrjahr zwölf Monate umfasst, ist der dänische Urlaubszeitraum (ferieafholdelsesperiode) deutlich länger. Er beträgt 16 Monate und erstreckt sich vom 1. September bis zum 31. Dezember des Folgejahres. Dies gibt den Arbeitnehmern vier zusätzliche Monate Zeit, um die im letzten Ansparrjahr erworbenen Urlaubstage zu nehmen, was die Planung des Winterurlaubs erleichtert.

Was die tatsächliche zeitliche Lage des Urlaubs betrifft, haben Arbeitnehmer in Dänemark im Zeitraum vom 1. Mai bis zum 30. September einen gesetzlichen Anspruch auf drei Wochen zusammenhängenden Urlaub, den sogenannten Haupturlaub. Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer spätestens drei Monate im Voraus mitteilen, wenn der Haupturlaub für einen bestimmten Zeitraum geplant ist, was einen frühzeitigen Dialog am Arbeitsplatz erfordert.

Für den restlichen Urlaub, den sogenannten Resturlaub, muss der dänische Arbeitgeber den Arbeitnehmer mindestens einen Monat im Voraus informieren, bevor der Urlaub angeordnet werden kann. Diese Regeln verhindern, dass Arbeitgeber ihre Angestellten kurzfristig in den Urlaub schicken, und schränken die Möglichkeit ein, in Zeiten geringer Auftragslage Urlaub anzuordnen, was sich von den flexibleren Verhandlungen in Schweden unterscheidet.

Zusätzlich zu den gesetzlichen Tagen bieten viele dänische Arbeitgeber über Tarifverträge oder Einzelverträge fünf zusätzliche bezahlte Urlaubstage (feriefridage) an, was insgesamt 30 Urlaubstage (sechs Wochen) pro Jahr ergibt. Gesetzliche Feiertage in Dänemark sind nicht in den 25 gesetzlichen Urlaubstagen enthalten und werden nicht vom Urlaubskonto abgezogen, was genauso wie in Schweden funktioniert und den grundlegenden Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers schützt.

Neben der Dauer und zeitlichen Lage des Urlaubs hängt die Berechnung und Auszahlung des Urlaubsgeldes in Dänemark vollständig davon ab, ob der Arbeitnehmer auf Stundenbasis oder mit einem Monatsgehalt bezahlt wird. Dies unterscheidet sich deutlich vom schwedischen System, in dem Urlaubsentgelt und Urlaubsaufschlag unabhängig von der Vergütungsform nach einheitlicheren Modellen berechnet werden.

Stundenlöhner in Dänemark erwerben einen Anspruch auf Urlaubsgeld (feriegodtgørelse/feriepenge) in Höhe von 12,5 % ihres urlaubsfähigen Bruttolohns, das an das FerieKonto abgeführt wird. Wenn der Arbeitnehmer seinen Urlaub antritt, beantragt er die Auszahlung des Geldes beim FerieKonto, und der Arbeitgeber zieht die entsprechenden Tage vom Urlaubskonto des Arbeitnehmers ab, ohne während des Urlaubs den regulären Lohn fortzuzahlen.

Angestellte mit Monatsgehalt in Dänemark haben Anspruch auf volle Lohnfortzahlung während ihres Urlaubs sowie auf einen Urlaubsaufschlag (ferietillæg) in Höhe von 1 % des Gehalts. Sie können sich jedoch auch dafür entscheiden, 12 % Urlaubsgeld ohne Aufschlag zu erhalten, was dann bedeutet, dass sie während des Urlaubs kein reguläres Monatsgehalt beziehen.

Sobald die Vergütung berechnet ist, stellen sich oft Fragen zum Umgang mit nicht genommenem Urlaub. Ein häufiges Missverständnis unter ausländischen Arbeitgebern ist, dass nicht genommener Urlaub am Ende des Jahres einfach in bar ausgezahlt werden kann. In Dänemark sind die diesbezüglichen Regeln sehr streng, um das Recht des Arbeitnehmers auf tatsächliche Erholung zu schützen. Arbeitgeber in Dänemark können den gesetzlichen Urlaub während eines laufenden Arbeitsverhältnisses nicht abgelten oder durch Geldleistungen ersetzen; der Arbeitnehmer muss den Urlaub in Tagen nehmen.

Durch eine schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer können bis zu 5 Urlaubstage (die fünfte Woche) auf das nächste Urlaubsjahr übertragen werden, die ersten 20 Tage müssen jedoch genommen werden.

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss der gesamte erworbene, aber noch nicht genommene Urlaub an den Arbeitnehmer ausgezahlt werden, in der Regel durch Einzahlung auf das FerieKonto.

Für Grenzgänger mit Wohnsitz in Schweden, die in Dänemark arbeiten, ergeben sich bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses besondere Situationen. Viele nehmen an, dass das angesparte Urlaubsgeld automatisch auf ihr Bankkonto ausgezahlt wird, wenn sie ihren dänischen Arbeitgeber verlassen, um auf den schwedischen Arbeitsmarkt zurückzukehren. Dies ist jedoch nicht der Fall, und als schwedischer Arbeitgeber ist es wichtig, die ausscheidenden Mitarbeiter über die tatsächlichen Regeln zu informieren, damit keine Gelder verloren gehen.

Personen mit Wohnsitz im Ausland (z. B. Schweden), die in Dänemark gearbeitet haben und den dänischen Arbeitsmarkt verlassen, müssen die Auszahlung ihres angesparten Urlaubsgeldes bei FerieKonto selbst beantragen, da dies nicht automatisch geschieht.

Zudem gibt es für diesen Prozess eine strikte Frist, die sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer kennen müssen. Der Antrag auf Auszahlung des Urlaubsgeldes nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses in Dänemark muss spätestens 6 Monate nach Beendigung der Tätigkeit und einer eventuellen Abmeldung gestellt werden.

Diese spezifischen Regeln für im Ausland Ansässige und die strengen Fristen zeigen, dass grenzüberschreitende Aktivitäten eine hohe administrative Präzision erfordern. Indem Sie Ihre Gehaltsabrechnungssysteme und Verträge an die Anforderungen des Ferieloven anpassen, vermeiden Sie kostspielige Fehler bei der grenzüberschreitenden Arbeit. Es geht nicht nur darum, das richtige Gehalt auszuzahlen, sondern auch darum zu verstehen, wie Urlaubsanspruch, Ankündigungsfristen und die Meldung an FerieKonto im Alltag Ihrer Mitarbeiter zusammenwirken.

Für schwedische Arbeitgeber ist es von entscheidender Bedeutung, klare Routinen für die Zeiterfassung und Urlaubsplanung zu etablieren, die völlig von den schwedischen Vorschriften getrennt sind. Durch die proaktive Schulung von Führungskräften und Lohnbuchhaltern in den dänischen Vorschriften legen Sie den Grundstein für eine stabile und gesetzeskonforme Geschäftstätigkeit in Dänemark.