9 % oder 11,5 %: Berechnung von finnischem Urlaubsentgelt und Lomakorvaus für entsandte Arbeitnehmer

Die Entsendung von Arbeitnehmern nach Finnland erfordert die strikte Einhaltung der lokalen Arbeitsnormen. Nach dem finnischen Entsendegesetz (447/2016) müssen ausländische Arbeitgeber ihren Beschäftigten die gleichen wesentlichen Arbeitsbedingungen garantieren wie lokalen finnischen Arbeitnehmern. Zu diesen zwingenden Bestimmungen gehören auch Regelungen über den bezahlten Jahresurlaub und das Urlaubsgeld.

Vielen ausländischen Personalabteilungen ist nicht bewusst, dass die finnischen Urlaubsgesetze für entsandte Arbeitnehmer ab dem ersten Arbeitstag gelten. Arbeitgeber müssen die Urlaubsabgeltung für Arbeitnehmer gemäß dem Urlaubsgesetz (Vuosilomalaki) berechnen und auszahlen. Wenn die Urlaubsabgeltung nicht in Übereinstimmung mit diesem Gesetz berechnet und gezahlt wird, führt dies zu direkten Compliance-Verstößen, Nachzahlungsansprüchen und Verwaltungsstrafen. Um dieses Risiko zu beherrschen, ist ein klares Verständnis darüber erforderlich, wie der Urlaubsanspruch und das Urlaubsgeld in Finnland funktionieren.

Diese Urlaubsansprüche werden nach einem strengen Prozentsatz-System berechnet. Der genaue Prozentsatz hängt von der Dauer des Arbeitsverhältnisses zu einem bestimmten kalendarischen Stichtag ab. Nach der prozentualen Berechnungsmethode beträgt die Urlaubsabgeltung 9 % des Bruttogesamtverdienstes des Arbeitnehmers im Urlaubsermittlungsjahr, wenn das Arbeitsverhältnis zum 31. März weniger als ein Jahr bestanden hat.

Hat das Arbeitsverhältnis zum 31. März ein Jahr oder länger bestanden, erhöht sich der Prozentsatz für das Urlaubsgeld oder die Urlaubsabgeltung auf 11,5 % des im Ermittlungsjahr erzielten Bruttolohns. Die Anwendung des falschen Prozentsatzes ist ein häufiger Fehler bei der Gehaltsabrechnung ausländischer Unternehmen, die in Finnland tätig sind.

Die Berechnung der Bruttolohnbasis erfordert große Liebe zum Detail. Sie müssen bestimmte Zahlungen vom Bruttogesamtverdienst ausschließen, bevor Sie die Sätze von 9 % oder 11,5 % anwenden. Insbesondere müssen bei prozentualen Berechnungen alle Zuschläge für Notfallüberstunden oder gesetzliche und vereinbarte Überstunden ausgeschlossen werden. Nur der Grundanteil der Überstundenvergütung wird einbezogen; der Zuschlags- oder Bonusanteil muss aus der Berechnung herausgerechnet werden.

Diese prozentuale Berechnung schützt auch Teilzeitbeschäftigte oder befristet Angestellte. Arbeitnehmer, die zu wenige Tage oder Stunden arbeiten, um einen regulären Jahresurlaub zu erwerben, haben dennoch Anspruch auf Urlaub. Nach finnischem Recht können sie pro Beschäftigungsmonat zwei Tage frei nehmen und erhalten die prozentuale Urlaubsabgeltung, bekannt als lomakorvaus. Dadurch wird sichergestellt, dass jede auf finnischem Boden geleistete Arbeitsstunde zum Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers beiträgt.

Um zu verstehen, wie diese Prozentsätze angewendet werden, müssen Arbeitgeber ihre Gehaltsabrechnungskalender auf das finnische Urlaubsjahr (lomanmääräytymisvuosi) abstimmen. Dieser Zyklus folgt nicht dem Standardkalenderjahr. Stattdessen läuft er vom 1. April bis zum 31. März des folgenden Jahres. Alle Berechnungen, Urlaubsansprüche und Prozentsatzermittlungen müssen an diesen spezifischen Zeitraum gekoppelt sein.

Während dieses Urlaubsjahres erwerben Arbeitnehmer Urlaubsansprüche basierend auf ihrem monatlichen Arbeitsvolumen. Ein voller Anspruchsmonat wird durch eine von zwei Regeln definiert. Erstens erwirbt ein Arbeitnehmer Urlaubsansprüche, wenn er mindestens 14 Tage in einem Kalendermonat arbeitet. Wenn sein Vertrag oder sein Arbeitsmuster diese 14-Tage-Schwelle nicht erreicht, kann er dennoch Urlaubsansprüche erwerben, wenn er in diesem Kalendermonat mindestens 35 Stunden arbeitet.

Die Anspruchsrate ändert sich, sobald ein Arbeitnehmer die Ein-Jahres-Schwelle überschreitet. Während des ersten Beschäftigungsjahres – was bedeutet, dass das Arbeitsverhältnis bis zum 31. März weniger als 12 Monate bestanden hat – erwerben Arbeitnehmer 2 Werktage Urlaub pro vollem Monat. Diese Rate ergibt einen maximalen Jahresurlaub von 24 Tagen pro Jahr.

Sobald das Arbeitsverhältnis bis zum 31. März mindestens 12 Monate bestanden hat, erhöht sich die Anspruchsrate auf 2,5 Werktage pro Monat. Dies ermöglicht es dem Arbeitnehmer, bis zu 30 Tage Jahresurlaub für ein volles Urlaubsjahr anzusammeln. Die Überwachung dieser Schwellenwerte ist von entscheidender Bedeutung, da der Übergang eines Arbeitnehmers von 2 auf 2,5 Anspruchstage auch den Wechsel vom 9%-Berechnungssatz auf den 11,5%-Satz auslöst.

Die korrekte Bearbeitung dieser aufgelaufenen Ansprüche und Zahlungen erfordert einen systematischen Lohnbuchhaltungs-Workflow. Arbeitgeber können nicht einfach bis zum Ende eines Projekts warten, um diese Verbindlichkeiten zu berechnen. Stattdessen müssen Lohnbuchhalter die monatlichen Arbeitsstunden erfassen und die korrekten Regeln in bestimmten Abständen über das Jahr verteilt anwenden.

Der Zeitpunkt des tatsächlichen Urlaubs und die entsprechenden Zahlungen müssen einer strengen gesetzlichen Reihenfolge folgen. Die gesetzliche Sommerurlaubszeit in Finnland läuft vom 2. Mai bis zum 30. September. Arbeitgeber müssen in diesem Zeitraum mindestens 24 Werktage des erworbenen Urlaubs gewähren.

Um die Vorschriften einzuhalten, müssen Unternehmen folgende spezifische operative Schritte befolgen: Erstens, die genauen Arbeitstage und -stunden für jeden entsandten Arbeitnehmer in jedem Kalendermonat erfassen, um festzustellen, ob sie den Schwellenwert für den Urlaubsanspruch von 14 Tagen oder 35 Stunden erreichen. Zweitens, den während des Urlaubsermittlungsjahres verdienten Bruttolohn berechnen und dabei sicherstellen, dass alle Überstundenzuschläge aus der Berechnungsgrundlage ausgeschlossen werden. Drittens, den korrekten Zahlungszeitpunkt bestimmen und das Urlaubsgeld vor Beginn des Urlaubs für jeden Urlaub auszahlen, der mindestens eine Woche dauert. Viertens, die Urlaubsabgeltung für kürzere Urlaubszeiten von weniger als einer Woche am normalen Zahltag des Unternehmens auszahlen. Fünftens, jede verbleibende, nicht genutzte Urlaubsabgeltung berechnen und als Lomakorvaus in bar mit der letzten Gehaltsabrechnung des Arbeitnehmers bei Beendigung des Auslandseinsatzes auszahlen.

Eine fehlerhafte Ausführung dieser Schritte birgt erhebliche finanzielle Risiken. Eine verspätete Auszahlung der Urlaubsabgeltung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses kann Arbeitgeber Strafen und Verpflichtungen zur Zahlung einer erhöhten Entschädigung aussetzen.

Obwohl diese Regelungen zum Urlaubsentgelt streng sind, enthält das finnische Entsendegesetz enge Ausnahmen für sehr kurze Einsätze. Kurzfristige Entsendungen von Fachkräften zur Erstmontage oder Installation von Gütern sind von den finnischen Vorschriften zum Urlaubsentgelt und Mindestlohn ausgenommen. Diese Ausnahme gilt jedoch nur, wenn die Arbeiten innerhalb von 8 Tagen abgeschlossen sind.

Diese 8-Tage-Ausnahme ist stark eingeschränkt und gilt nicht für den Bausektor. Im Baugewerbe gelten die finnischen Mindestlohn- und Jahresurlaubsregelungen sofort ab dem ersten Arbeitstag. Jeder ausländische Auftragnehmer, der Maurer, Zimmerleute oder Bauleiter auf eine finnische Baustelle entsendet, muss den Urlaubsanspruch ab der ersten Stunde berechnen.

Über die gesetzlichen Anforderungen hinaus müssen ausländische Arbeitgeber auch den anwendbaren Tarifvertrag prüfen. Obwohl gesetzlich nicht vorgeschrieben, verlangen die meisten finnischen Tarifverträge von den Arbeitgebern die Zahlung eines Urlaubsgeldes, bekannt als lomaraha oder lomaltapaluuraha. Dieses Urlaubsgeld beträgt in der Regel 50 % des Urlaubsentgelts des Arbeitnehmers. Um das lomaraha-Urlaubsgeld zu erhalten, sehen Tarifverträge oft vor, dass der Arbeitnehmer unmittelbar nach Ende des Urlaubs die Arbeit wieder aufnehmen muss.

Darüber hinaus umfasst die Compliance mehr als nur Löhne und Urlaubsprozentsätze. Änderungen des finnischen Entsendegesetzes verpflichten Arbeitgeber, die tatsächlichen Reise-, Unterkunfts- und Verpflegungskosten der entsandten Arbeitnehmer zu tragen.

Auch die Dauer verändert die Compliance-Landschaft. Wird ein Arbeitnehmer für länger als 12 Monate nach Finnland entsandt – oder 18 Monate, wenn der Arbeitgeber eine formelle Verlängerung beantragt –, hat er Anspruch auf alle zwingenden finnischen Arbeitsbedingungen. Dieser Übergang gewährt dem Arbeitnehmer umfassendere lokale Urlaubsansprüche und unterwirft den Arbeitgeber dem gesamten Spektrum des finnischen Arbeitsrechts.

Um eine Prüfung durch die finnischen Arbeitsbehörden unbeschadet zu überstehen, müssen ausländische Arbeitgeber eine lückenlose Dokumentation vorweisen. Arbeitgeber, die Arbeitnehmer nach Finnland entsenden, müssen detaillierte Urlaubsaufzeichnungen führen, die als "vuosilomakirjanpito" bekannt sind. Diese Aufzeichnungen müssen genau zeigen, wie das Urlaubsgeld und die Urlaubsabgeltung berechnet wurden, einschließlich der Bruttolohnbasis, der ausgeschlossenen Überstundenzuschläge und der erworbenen Urlaubstage.

Neben diesen spezifischen Urlaubsaufzeichnungen müssen ausländische Entsendeunternehmen wesentliche Gehaltsunterlagen aufbewahren. Dazu gehören Gehaltsabrechnungen, Arbeitszeitnachweise und Banküberweisungsbelege, um die Einhaltung der Vorschriften gegenüber den finnischen Arbeitsbehörden nachzuweisen. Alle Unterlagen sollten leicht zugänglich sein, da Prüfer diese während einer aktiven Entsendung sowie für einen erheblichen Zeitraum nach Abschluss der Arbeiten anfordern können.