Teh šest dokumentov je obveznih za vizum Vander Elst

Podjetja, ki delujejo na evropskem enotnem trgu, morajo pogosto hitro napotiti svojo delovno silo čez mejo. Kadar so ti delavci državljani držav izven EU, lahko standardna pravila o priseljevanju ustavijo poslovanje. Vizum Vander Elst rešuje to težavo. Delodajalcu s sedežem v eni od držav članic EU omogoča, da začasno napoti osebje iz držav izven EU za opravljanje storitev v drugi državi članici, ne da bi mu bilo treba pridobiti novo, ločeno delovno dovoljenje za ciljno državo.

Ta mehanizem ohranja čezmejno opravljanje storitev praktično. Z odpravo zahteve po standardnih delovnih dovoljenjih v državi gostiteljici ta okvir podjetjem omogoča učinkovito izpolnjevanje pogodb. Vendar pa so kljub izognitvi celotnemu postopku pridobitve delovnega dovoljenja še vedno potrebni določeni administrativni koraki in obvezni dokumenti za zagotovitev zakonitega vstopa in skladnosti.

Ta okvir izvira iz spora, v katerega je bil vpleten Raymond Vander Elst, belgijski izvajalec rušitvenih del. Leta 1989 je Vander Elst pridobil pogodbo za izvedbo rušitvenih del v Franciji. Na francosko delovišče je poskušal napotiti več svojih maroških zaposlenih, ki so že imeli veljavna belgijska delovna dovoljenja. Francoski organi so temu nasprotovali, kar je privedlo do prelomne sodbe Sodišča Evropskih skupnosti (ECJ) iz leta 1994 v zadevi C-43/93.

ECJ je razsodilo, da države članice ne morejo zahtevati dodatnih delovnih dovoljenj za državljane tretjih držav, ki so že zakonito in običajno zaposleni v podjetju s sedežem v EU, ki opravlja začasne čezmejne storitve. Prisila delodajalca k pridobitvi novih dovoljenj za obstoječe osebje omejuje svobodo opravljanja čezmejnih storitev. Ta sodba je določila, da mora država gostiteljica med začasnimi napotitvami spoštovati pravni status delavca v matični državi članici.

Pozneje so nekatere države članice poskušale omejiti to svobodo z zahtevo, da morajo biti delavci zaposleni določeno minimalno obdobje, preden so lahko napoteni. ECJ je to obravnavalo v poznejši sodbi iz leta 2006 v zadevi C-244/04. Sodišče je pojasnilo, da države članice ne smejo zahtevati minimalne predhodne dobe zaposlitve, preden se delavca lahko napoti v okviru režima Vander Elst. To pomeni, da lahko delodajalec zaposli delavca iz države izven EU in ga skoraj takoj napoti v drugo državo EU, pod pogojem, da so izpolnjeni vsi ostali zakonski pogoji.

Izpolnjevanje teh zakonskih pogojev zahteva predložitev natančnega nabora dokumentov pristojnemu veleposlaništvu ali konzulatu države gostiteljice. Če manjka že en sam dokument, lahko to privede do takojšnje zavrnitve ali dolgih zamud pri obravnavi. Delodajalci in delavci morajo teh šest obveznih dokumentov zbrati pred rezervacijo termina.

• Obrazec za izdajo vizuma: Popolnoma izpolnjen in podpisan obrazec za izdajo vizuma. Za napotitve v Nemčijo je to obrazec Videx, ki mora vključevati podpisano izjavo v skladu s 54. členom Zakona o prebivanju.
• Veljaven potni list: Veljaven in lastnoročno podpisan potni list, ki vsebuje vsaj dve popolnoma prazni strani. Veljavnost potnega lista mora poteči najmanj šest mesecev po predvidenem datumu odhoda iz države gostiteljice.
• Dokazilo o zakonitem prebivanju in delovnem dovoljenju: Dokumentirano dokazilo o zakonitem prebivanju in delovnem dovoljenju v državi pošiljateljici iz EU, kot je veljavna kartica za začasno prebivanje ali dolgoročni vizum, ki dokazuje, da je delavec tam zakonito zaposlen.
• Pogodba o zaposlitvi: Veljavna pogodba o zaposlitvi z delodajalcem pošiljateljem. Ta pogodba mora dokazovati, da zaposlitev ni sklenjena izključno za namen napotitve in da se bo zaposleni po končani napotitvi vrnil v državo pošiljateljico.
• Podpisana pogodba o opravljanju storitev: Podpisana pogodba o opravljanju storitev med podjetjem pošiljateljem in podjetjem gostiteljem v državi prejemnici iz EU. Ta dokument mora jasno opisovati začasni projekt, trajanje storitev in posebne vloge napotenih delavcev.
• Dokazilo o celovitem zdravstvenem zavarovanju: Dokazilo o celovitem zdravstvenem zavarovanju, ki velja tako v državi pošiljateljici kot v državi gostiteljici za celotno obdobje napotitve. Sprejemljiva dokazila vključujejo kartico EHIC, potrdilo A1 ali zasebno turistično zdravstveno zavarovanje.

Zbiranje teh dokumentov je le osnova. Čeprav osnovni seznam ostaja enak, različne države EU uporabljajo različne pragove, izjeme in časovne roke za obravnavo, s katerimi se morajo delodajalci soočiti.

Med temi državami Nemčija uveljavlja stroga pravila glede tega, kdaj je potreben vizum Vander Elst. Vizum je obvezen, če napotitev v Nemčijo presega tri mesece ali če ima delavec v državi pošiljateljici le dovoljenje za začasno prebivanje, na primer takšno, ki velja do pet let. V teh primerih mora delavec zaprositi za vizum pred vstopom v Nemčijo, da lahko začne z delom.

Za delavce s statusom rezidenta za daljši čas velja pomembna izjema. Če ima državljan tretje države status rezidenta za daljši čas v skladu z Direktivo 2003/109/ES v drugi državi EU, je oproščen obveznosti pridobitve nemškega vizuma. Ta izjema velja za začasno opravljanje storitev do 90 dni v katerem koli 12-mesečnem obdobju. Za napotitve, daljše od 90 dni, velja standardni vizumski postopek, ne glede na status prebivanja.

Za vlogo za vizum Vander Elst, oddano na nemškem veleposlaništvu v Varšavi na Poljskem, standardna pristojbina za obdelavo znaša približno 400 PLN ali 75 EUR. To pristojbino je treba plačati v gotovini v lokalni valuti.

Delodajalci morajo pri sodelovanju z nemškimi organi načrtovati morebitne zamude. Evropska komisija je kritizirala nemške organe, ker dejanski čas obdelave vizuma Vander Elst pogosto presega petdnevni rok, ki ga CJEU smatra za sorazmernega. Čeprav sodišče pričakuje hitro rešitev za zaščito svobode opravljanja storitev, so upravna ozka grla še vedno pogosta.

Poleg Nemčije tudi druge evropske države urejajo napotitve iz držav izven EU s svojimi postopkovnimi razlikami. V Belgiji državljani tretjih držav, ki so napoteni iz druge države EU, za bivanje, krajše od 90 dni, ne potrebujejo delovnega dovoljenja ali vizuma. Vendar pa mora delodajalec pred začetkom dela elektronsko predložiti napoved LIMOSA.

Španija je pred kratkim posodobila svoj okvir. V skladu z novo uredbo o priseljevanju, ki velja od 20. maja 2025, Španija neposredno vključuje okvir za transnacionalno opravljanje storitev. To delavcem iz držav izven EU, ki zakonito prebivajo v drugi državi EU, omogoča začasno delo brez španskega delovnega dovoljenja. Če pa napotitev presega 90 dni, je potreben vizum za prebivanje. Poleg tega španski zakon 45/1999 določa, da mora delodajalec pred začetkom dela elektronsko obvestiti pristojni španski organ za delo o napotitvi, ne glede na to, kako kratka je napotitev.

V Italiji postopek Van der Elst ureja člen 27, odstavek 1-bis zakonske uredbe št. 286/98. Ta posebna določba podjetjem omogoča, da zaobidejo standardni sistem letnih kvot in zahtevo po dovoljenju "nulla osta" (dovoljenje za delo). Čeprav je postopek vstopa poenostavljen, se upravne obveznosti s tem ne končajo. Napoteni delavci v Italiji v okviru sheme Van der Elst morajo v osmih delovnih dneh po vstopu v državo zaprositi za dovoljenje za prebivanje.

Irska ponuja daljše časovno obdobje za začasne napotitve, vendar ohranja stroge pogoje za vstop. Irska vizum Van der Elst državljanom držav izven EGP omogoča začasno delo za obdobje do 12 zaporednih mesecev. Za izpolnjevanje pogojev mora delavec zakonito prebivati in biti zakonito zaposlen v drugi državi članici EU. Ta 12-mesečna omejitev zagotavlja precejšnjo prilagodljivivost za dolgoročne gradbene ali inženirske projekte.

Za projekte v Avstriji država uporablja visoko integriran sistem za spremljanje napotenih delavcev. Ko delodajalec v Avstrijo napoti državljana tretje države, mora predložiti uradno priglasitev. Centralni koordinacijski urad (ZKO) to priglasitev napotenega delavca samodejno posreduje Zavodu za zaposlovanje (AMS) za državljane tretjih držav, ki nato izda potrdilo o napotitvi v EU.

Vizumske zahteve v Avstriji so odvisne od trajanja napotitve. Državljani tretjih držav, ki so v Avstrijo napoteni za manj kot šest mesecev, morajo zaprositi za vizum "dovoljenje za prebivanje – napoteni delavec". To vlogo je treba pred potovanjem predložiti na pristojnem avstrijskem veleposlaništvu ali konzulatu v državi prebivališča delavca.

Upravljanje teh raznolikih nacionalnih postopkov zahteva skrbno pripravo. Čeprav okvir Vander Elst odpravlja potrebo po standardnih delovnih dovoljenjih, zahteva po zbiranju šestih obveznih dokumentov ostaja absolutna. Delodajalci morajo te dokumente pridobiti že zgodaj v fazi načrtovanja, da se izognejo administrativnim zamudam in zagotovijo, da lahko njihovo osebje začne zakonito delati že prvi dan.

Neskladnost lahko privede do zamud pri projektih, finančnih kazni in škode za ugled. Z oblikovanjem jasnega kontrolnega seznama in razumevanjem nacionalnih razlik v Nemčiji, Belgiji, Španiji, Italiji, na Irskem in v Avstriji lahko podjetja samozavestno izvajajo čezmejne napotitve.