Welche Lizenzen und Dokumente sollte ein Personaldienstleister haben? Eine Checkliste für Slowenien und Deutschland

Ein entsandter Arbeitnehmer ist ein Beschäftigter, den ein ausländischer Arbeitgeber vorübergehend zur Arbeitsleistung nach Deutschland entsendet, während das Arbeitsverhältnis mit diesem Arbeitgeber fortbesteht. Nach den deutschen Entsenderegeln liegt eine Entsendung vor, wenn der Arbeitgeber seinen Sitz im Ausland hat, der Arbeitnehmer vorübergehend für diesen Arbeitgeber in Deutschland beschäftigt ist und der Arbeitnehmer seine Arbeit gewöhnlich nicht in oder von Deutschland aus verrichtet.

Grenzüberschreitende Personaleinsätze lassen sich in zwei rechtliche Strukturen unterteilen. Die erste ist die Zeitarbeit, auch Arbeitnehmerüberlassung oder AÜG genannt. Das rechtliche Merkmal findet sich in §1(1) AÜG: Arbeitnehmer werden überlassen, wenn sie in die Arbeitsorganisation des Entleihers eingegliedert sind und dessen Weisungen unterliegen. Die zweite Struktur ist die Entsendung im Rahmen einer Dienstleistung, bei der ein ausländischer Arbeitgeber eigene Mitarbeiter nach Deutschland schickt, um eine Dienstleistung zu erbringen.

Die gesetzliche Definition der Arbeitskräfteüberlassung in Slowenien nutzt dieselben praktischen Kriterien: Vom Dienstleister beschäftigte Arbeitskräfte arbeiten unter der Aufsicht oder den Weisungen des Entleihers, nutzen überwiegend Arbeitsmittel, die dem Entleiher gehören oder von ihm geleast sind, oder arbeiten auf dem Betriebsgelände oder der Baustelle des Entleihers als Teil von dessen Arbeitsprozess.

Die Bezeichnung im Vertrag ist hierbei nicht entscheidend. Wenn im Vertrag des Anbieters „Entsendung“ steht, die Schweißer aber täglich Weisungen von Ihren Vorarbeitern erhalten und Ihre Produktionslinie nutzen, kann die rechtliche Realität dennoch eine Arbeitnehmerüberlassung sein.

Erste Einstufungshilfe für ein grenzüberschreitendes Team. Basierend auf §1(1) AÜG, den gesetzlichen Kriterien für Arbeitskräfteüberlassung in Slowenien und den deutschen Entsenderegeln. Das tatsächliche Arbeitsverhältnis entscheidet; diese Tabelle stellt keine rechtliche Entscheidung dar.

Nutzen Sie die Tabelle als Orientierungshilfe. Wenn die Struktur unklar ist, fordern Sie das strengere Dokumentenpaket an.

Eine Lizenz zur Arbeitskräfteüberlassung, auf Slowenisch dovoljenje genannt, ist eine Erlaubnis zur Überlassung von Arbeitskräften an ein Entleiherunternehmen. Nach den slowenischen Vorschriften muss eine juristische oder natürliche Person, die Arbeitskräfte an ein Entleiherunternehmen überlassen möchte, beim für Arbeit zuständigen Ministerium eine Lizenz und die Eintragung in das Register beantragen. Die Eintragung wird an dem Tag wirksam, an dem die Entscheidung des Ministeriums rechtskräftig wird, und die Tätigkeit darf erst am Tag der Registrierung aufgenommen werden.

Die Lizenz ist keine reine Formsache. Ein slowenischer Dienstleister darf die Überlassung von Arbeitskräften nur dann aufnehmen, wenn er unter anderem in den vorangegangenen zwei Jahren keine rechtskräftige Strafe wegen Verstößen gegen Vorschriften über Arbeitsbeziehungen, Beschäftigung und Arbeit von Ausländern, Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz, Schwarzarbeit oder den Arbeitsmarkt erhalten hat und in diesem Zeitraum keine fälligen, unbezahlten Verbindlichkeiten bestanden.

Das Ministerium für Arbeit, Familie, soziale Angelegenheiten und Chancengleichheit veröffentlicht das Register der inländischen juristischen und natürlichen Personen, die zur Überlassung von Arbeitskräften an einen Entleiher berechtigt sind, als öffentlichen Open-Data-Datensatz auf dem nationalen Datenportal. Überprüfen Sie das Register selbst. Suchen Sie nach dem Namen des Anbieters und notieren Sie das Gültigkeitsdatum und den Status. Verlassen Sie sich nicht auf ein PDF-Zertifikat, das Ihnen die Agentur aushändigt.

Wenn der Anbieter angibt, dass seine Tätigkeit nicht unter die Lizenzpflicht fällt, verlangen Sie eine schriftliche rechtliche Begründung. Wenn die gesetzliche Definition der Überlassung erfüllt ist, ist das Fehlen im Register ein Ausschlusskriterium (Fail) für die Akte und kein Verhandlungspunkt.

Die Erlaubnis ist die deutsche Lizenz, die ein Zeitarbeitsunternehmen benötigt, bevor es Arbeitnehmer gewerbsmäßig an Dritte überlässt. Gemäß §1(1) AÜG benötigt ein Arbeitgeber, der Arbeitnehmer gewerbsmäßig Dritten überlässt, eine Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit. Die Erlaubnis muss vor Beginn der Überlassung vorliegen. Sie gilt für das gesamte Unternehmen und nicht nur für einen einzelnen Vertrag, wird zunächst für ein Jahr erteilt und kann verlängert werden. Sie kann nach drei aufeinanderfolgenden Jahren lizenzierter Tätigkeit unbefristet erteilt werden, sofern Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit und die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften gegeben sind.

Bitten Sie den Anbieter um eine Kopie der Erlaubnis, den Namen der ausstellenden Agentur für Arbeit, die Lizenznummer und die Gültigkeitsdaten. Im Antragsformular werden die Antragsteller aufgefordert, die zuständige Agentur unter Düsseldorf, Kiel und Nürnberg anzugeben. Wenn der Anbieter eine Ausnahme geltend macht, verlangen Sie eine schriftliche Rechtsgrundlage, die das tatsächliche Arbeitsverhältnis benennt, und leiten Sie das gesamte Paket zur Überprüfung durch die Bundesagentur für Arbeit an Ihre interne Rechtsabteilung weiter.

Die hier verwendeten Quellen klären nicht, ob ein nicht-deutscher EU-/EWR-Verleiher sich auf eine Ausnahme seines Herkunftslandes berufen kann, anstatt eine eigene deutsche Erlaubnis zu benötigen.

Wenn der Anbieter angibt, dass keine Erlaubnis erforderlich ist, weil es sich nicht um Arbeitnehmerüberlassung handelt, verlangen Sie eine schriftliche Begründung, die das tatsächliche Arbeitsverhältnis benennt. Wenn es sich bei dem Verhältnis tatsächlich um eine Überlassung handelt und die Lizenz fehlt, ist dies ein Ausschlusskriterium (Fail), es sei denn, es wird eine schriftliche Ausnahme des Herkunftsstaates geltend gemacht, die sich noch zur Prüfung bei der internen Rechtsabteilung befindet. Bestätigen Sie die endgültige Position mit Ihrem Rechtsteam.

Die A1-Bescheinigung ist das tragbare Dokument, das festhält, welche Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit für einen entsandten Arbeitnehmer gelten. Ein slowenischer Arbeitgeber, der einen Arbeitnehmer in ein anderes EU-Land entsendet, muss für jeden Arbeitnehmer eine A1-Bescheinigung von der slowenischen Krankenversicherungsanstalt (bekannt als ZZZS) einholen. Die Anträge werden über das SPOT-Portal eingereicht.

Die ZZZS unterscheidet A1-Bescheinigungen auf der Grundlage von Article 12 of Regulation 883/2004 von solchen auf der Grundlage von Article 13. Article 12 betrifft die Entsendung in einen anderen Staat. Article 13 betrifft Personen, die gewöhnlich in zwei oder mehr Mitgliedstaaten arbeiten. Für eine Entsendung in ein einzelnes Land wie Deutschland sollte die A1 auf Article 12 basieren. Eine A1 nach Article 13 beschreibt ein anderes Arbeitsmuster und erfordert eine eigene Erklärung.

Verlangen Sie in der Nachweisakte eine von der ZZZS ausgestellte A1-Bescheinigung pro namentlich genanntem Mitarbeiter und überprüfen Sie den Aussteller sowie den Artikel. Die hier herangezogenen Nachweise begründen keine gesetzliche Regelung, wonach die A1 vor Beginn der Entsendung ausgestellt oder datiert sein muss oder dass eine nach der Ankunft des Arbeitnehmers ausgestellte A1 eine fehlende Bescheinigung niemals heilen kann. Die zeitlichen Regelungen müssen von der ZZZS oder Ihrem Rechtsteam bestätigt werden.

So eskalieren Sie eine A1-Prüfung. Die offizielle Quelle verweist hier nicht auf eine öffentliche Online-Abfrage für A1-Bescheinigungen, und die angeführten Belege beschreiben keinen separaten Verifizierungsweg für Einkäufer. Senden Sie den Namen des Mitarbeiters, den Arbeitgeber, die A1-Referenznummer, die Artikel-Grundlage und die geplanten Entsendedaten über den offiziellen Kontaktweg der Institution an die ZZZS und bitten Sie um Bestätigung der Gültigkeit der Bescheinigung oder des vorgeschriebenen Verifizierungsverfahrens der Institution. Wenn kein Verifizierungsweg für Einkäufer existiert, muss das Rechtsteam Ihres Arbeitgebers die Anfrage direkt an die ZZZS richten, anstatt die Bescheinigung einfach von der Agentur zu akzeptieren.

Die deutsche Entsendeanzeige ist eine elektronische Meldung, keine Genehmigung. Das offizielle Portal ist das Mindestlohn-Meldeportal unter meldeportal-mindestlohn.de.

Arbeitgeber mit Sitz außerhalb Deutschlands, die Arbeitnehmer zur Arbeitsleistung oder zur Erbringung einer Dienstleistung nach Deutschland entsenden, müssen Meldungen online über dieses Portal einreichen. Eine Meldung per Fax ist nicht mehr möglich. Dieselbe Pflicht gilt für im Ausland ansässige Verleiher, die Arbeitnehmer für Arbeiten oder Dienstleistungen nach Deutschland überlassen.

Die Pflicht gilt für Entsendungen in den in §2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereichen, darunter das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, die Personenbeförderung, das Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe, das Schaustellergewerbe, die Gebäudereinigung, der Messebau, die Fleischwirtschaft, das Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie das Friseurhandwerk und die Kosmetik.

Gehen Sie nicht davon aus, dass ein Schweißerteam automatisch dem Baugewerbe zuzuordnen ist. Ein Metallverarbeitungsbetrieb kann eher als Industriebetrieb denn als Baustelle gelten, aber das hängt von der tatsächlichen Tätigkeit und dem Einsatzort ab. Wenn keine Meldung erforderlich ist, sollte der Anbieter eine schriftliche Erklärung mit der Begründung vorlegen. Wenn die Pflicht gilt, verlangen Sie die Portalbestätigung oder die Referenznummer, nicht nur eine bloße Zusicherung.

Die folgende Tabelle ist die Akte, die Sie der Rechtsabteilung vorlegen sollten. „Obligatorisch“ bedeutet, dass das Dokument von der in der Zeile genannten Quelle gefordert wird, sofern die strukturelle oder branchenspezifische Bedingung erfüllt ist. „Empfohlen“ sind Due-Diligence-Prüfungen auf Einkäuferseite: Sie stärken die Akte, aber die zitierten Quellen weisen sie nicht als gesetzlich vorgeschriebene Dokumente aus. Keine Zeile hängt von einem Evroproces-spezifischen Dokument oder einer Nummer ab.

Diese Checkliste umfasst gesetzliche Dokumente und unterstützende Nachweise auf Einkäuferseite, keine freiwilligen Akkreditierungen oder Gütezeichen. Eine freiwillige Zertifizierung kann die Lieferantenbewertung unterstützen, ersetzt jedoch nicht den Eintrag im slowenischen Register zur Arbeitskräfteüberlassung (falls erforderlich), eine deutsche AÜG-Erlaubnis (falls Überlassung vorliegt), eine A1-Bescheinigung oder eine erforderliche deutsche Entsendeanzeige.

Due-Diligence-Checkliste zur Überprüfung eines slowenischen Anbieters, der Arbeitskräfte nach Deutschland entsendet. Basierend auf den slowenischen Regeln zur Lizenzierung der Arbeitskräfteüberlassung und dem öffentlichen Register, dem deutschen AÜG-Text, den ZZZS A1-Regeln und der deutschen Entsendeanzeigepflicht für entsandte Arbeitnehmer. Dies ist eine allgemeine Orientierungshilfe, keine Rechtsberatung für einen bestimmten Vertrag.

Die Pass/Warn/Fail-Regel ist zum Zeitpunkt der Einreichung streng. Ein fehlendes Pflichtdokument am Tag der Einreichung der Akte führt zu einem Ausschluss (Fail) oder allenfalls zu einem bedingten Bestehen mit einem datierten Korrekturplan. Es ist niemals ein Grund, zuerst zu unterschreiben und Dokumente später einzufordern. Eine fehlende Entsendeanzeige führt nur dann zu einer Warnung (Warn) bei der Prüfung, wenn der Anbieter eine schriftliche Begründung vorlegt, warum die Branche nicht der Pflicht unterliegt. Das Fehlen im slowenischen Register bei Erfüllung der Definition der Überlassung ist ein automatischer Ausschluss (Fail).

Führen Sie diese Dokumentenprüfung zusammen mit den Transparenzprüfungen aus dem Leitfaden Warnsignale und positive Zeichen bei der Auswahl eines Personaldienstleisters durch. Eine vollständige Akte ist nicht gleichbedeutend mit einer wahrheitsgemäßen Akte.

Evroproces d.o.o. ist eine 2014 in Maribor gegründete slowenische Agentur für Personallösungen, die Schweißer, Elektriker, Schlosser, Rohrleitungsbauer und Hilfskräfte an Unternehmen in der gesamten EU und dem EWR vermittelt. Ihr angegebenes Modell sieht vor, dass die Vermittlung von Arbeitskräften im Rahmen des EU-Entsendemodells des Unternehmens – dem Rahmen der Richtlinie 96/71/EC – erfolgt, wobei A1-Bescheinigungen den Sozialversicherungsschutz der entsandten Arbeitnehmer dokumentieren. Für Arbeitgeber übernimmt Evroproces nach eigenen Angaben die Formalitäten der Entsendung: Arbeitsverträge, A1-Bescheinigungen, Sozialversicherungsanmeldungen und die rechtssichere Gehaltsabrechnung, wobei vor jeder Entsendung eine A1-Bescheinigung organisiert wird.

Betrachten Sie diese Angaben als das vom Unternehmen beschriebene Modell, nicht als Beweis dafür, dass dieses Modell der Wahrheit entspricht. Bitten Sie Evroproces anschließend, die oben genannten Zeilen vorzulegen: den Nachweis der Existenz des Unternehmens, den Eintrag der slowenischen Lizenz zur Arbeitskräfteüberlassung oder eine schriftliche rechtliche Begründung, die deutsche AÜG-Erlaubnis oder eine schriftliche Begründung, die ZZZS A1-Bescheinigungen für jeden namentlich genannten Mitarbeiter und die deutsche Entsendeanzeige oder eine schriftliche Begründung. In diesem Artikel wird nicht behauptet, dass Evroproces derzeit eine bestimmte Lizenz oder Registrierung besitzt oder nicht besitzt. Die Akte wird angefordert und anschließend an der Quelle überprüft.

Evroproces beschreibt seinen Compliance-Ansatz auf der Seite Compliance. Betrachten Sie diese Seite als ein beschriebenes Modell und prüfen Sie es anhand der obigen Nachweisakte, nicht als Beweis. Fragen Sie nach dem Verifizierungsprozess, der hinter den Dokumenten der Mitarbeiter steht; Evroproces beschreibt seine Praxis in Wie Evroproces Schweißer, Elektriker, Rohrleitungsbauer und Montageteams überprüft. Wenn Sie den Personalbedarf besprechen möchten, bevor Sie eine formelle Anfrage stellen, ist die Kontaktseite der richtige Ort für dieses Gespräch.

Dieses Rahmenwerk wurde für einen slowenischen Anbieter entwickelt, der nach Deutschland entsendet. Andere Entsende- und Aufnahmeländer können andere Register, Formulare und Lizenzbezeichnungen verwenden. Der Blog und die Seiten von Evroproces dienen der allgemeinen Orientierung, nicht der Rechtsberatung. Bevor Sie einen Rahmenvertrag unterzeichnen, senden Sie die vollständige Akte an Ihr eigenes Rechtsteam zur schriftlichen Freigabe, insbesondere wenn die Abgrenzung der Strukturen umstritten ist.

Wenn die Prüfung der Akte nach Anwendung der Tabelle weiterhin plausibel erscheint, senden Sie die Teamanfrage über Arbeitskräfte anfordern und bitten Sie Evroproces, die Nachweisakte vor der Unterzeichnung vorzulegen. Diese Anfrage fordert Evroproces nicht auf zu bestätigen, dass die Kriterien erfüllt sind; sie fordert die oben genannten Dokumente an. Wenn Sie eine Lücke gefunden haben, die zu einem automatischen Ausschluss (Fail) führt, ist Ihr nächster Schritt der Weg zu Ihrem Rechtsteam, nicht zu einem Formular.